Hoe u gesprekken kunt stroomlijnen in Outlook

Met Outlook kunt u overtollige berichten die volledig zijn geciteerd om een ​​e-mailthread op te schonen automatisch verwijderen of verwijderen. Met de opties voor het opruimen van Outlook-gesprekken blijft alles gestroomlijnd en gemakkelijk te volgen.

Niet alle redundantie is goed

Vrijwel alle e-mailprogramma's citeren het volledige originele bericht automatisch in antwoorden. Dus bijna alle e-mailconversaties bevatten praktisch alle berichten twee, drie of meer keer: één keer in de originele e-mail en vervolgens telkens opnieuw geciteerd.

Is dat nodig? Als u denkt dat dit niet het geval is, kan Outlook iets doen aan deze verspillende proliferatie. Het zal niet voorkomen dat berichten worden geciteerd. In plaats daarvan worden de aangehaalde berichten verwijderd om uw e-mailgesprekken schoner te houden.

Stroomlijn gesprekken in Outlook

Om gesprekken in Outlook op te schonen en overbodige berichten te verwijderen:

1. Ga naar de Huis tab in het hoofd Outlook-lint.
2. Klik Opruimen in de Verwijder Gebied.
3. Selecteer hoeveel u wilt opruimen in het menu:
   1. Clean-up gesprek - verwijder berichten die volledig zijn geciteerd in anderen uit het huidige gesprek.
   2. Maak de map op - verwijder alle redundante e-mails uit de huidige map.
   3. Map en submappen opruimen - verwijder volledig geciteerde berichten uit de huidige mappen en alle mappen eronder in de maphiërarchie.
4. Klik Opruimen als u wordt gevraagd om uw actie te bevestigen.

Standaard zullen de e-mails die Outlook identificeert als overbodig gaan naar deVerwijderde items map, maar u kunt Outlook bijvoorbeeld configureren om ze naar een archiefmap te verplaatsen. Zie hieronder.

Snel een gesprek in Outlook stroomlijnen via de sneltoets

Om het huidige gesprek snel te stroomlijnen in Outlook:

1. druk op Alt-Del.
2. Selecteer als hierom wordt gevraagd Opruimen.

Opties voor het opschonen van gesprekken in Outlook configureren

De map kiezen waarnaar Outlook redundante berichten verplaatst bij het opruimen en andere opschoonopties instellen:

1. Klikhet dossier in Outlook.
2. Selecteer nuopties.
3. Ga naar deMail categorie.
4. Klik Bladeren … onderGereinigde items gaan naar deze map in de ​ Gesprek opruimen sectie.
5. Zoek en markeer de gewenste e-mailmap.
6. KlikOK.
7. Om andere opschoonopties in te stellen:
   1. Met een andere bestemmingsmap voor opruimen danVerwijderde items, controlerenReinig bij het opschonen van submappen de maphiërarchie in de doelmap om items te archiveren met behoud van de mappenstructuur.
   2. ControlerenVerplaats geen ongelezen berichten om altijd ongelezen e-mails te bewaren (zelfs als ze volledig zijn geciteerd en overbodig).
   3. ControlerenVerplaats geen gecategoriseerde berichten om e-mails die u hebt gelabeld te behouden, om er zeker van te zijn dat ze nog steeds worden weergegeven in zoekmappen, bijvoorbeeld.
   4. Controleren Verplaats geen gemarkeerde berichten geen e-mails aanraken die u hebt gemarkeerd voor follow-up.
   5. ControlerenVerplaats geen digitaal ondertekende berichten om e-mails te laten ondertekenen door hun afzenders om hun identiteit te verifiëren.
   6. ControlerenWanneer een antwoord een bericht wijzigt, verplaats het origineel dan niet om ervoor te zorgen dat u altijd de volledige en ongewijzigde tekst voor elk bericht hebt; e-mails die volledig zijn geciteerd zonder wijziging worden verplaatst tijdens opruimen.
8. KlikOK.