Iedereen weet dat het belangrijk is om materiaal te proeflezen tijdens het zoeken naar werk, evenals in communicatie op de werkplek. En dat lijkt me een vrij gemakkelijke taak; je geeft je schrijven tenslotte nog een extra look, toch?
Nou ja, niet helemaal. Om het goed te doen, kost proeflezen iets meer tijd en moeite dan een snelle laatste doorlezing.
Basisspelling en grammatica is eigenlijk nog maar het begin. Hieronder heb ik mijn redactionele expertise gebruikt om alle dingen door te nemen waar je echt op moet letten als je bewijst (dat de meeste mensen vergeten). Gebruik het als een soort checklist de volgende keer dat u documenten of e-mails bekijkt voordat u op 'verzenden' drukt.
1. Basisspelling en grammatica
Hé, ik zei dat het het begin was. Het lijkt eenvoudig, maar kleine spelfouten en grammaticafouten kunnen de indruk van wat je verzendt, ernstig aantasten. Begin daarom zorgvuldig te controleren of je punten op hun plaatsen hebt gezet, je de juiste versie van vaak verwarde woorden hebt gebruikt en je hebt niet per ongeluk iets verkeerd gespeld dat spellingcontrole niet herkent.
Pro-tip: niet zeker van een grammaticaregel? Bekijk Grammar Book of Grammarly voor hulp. Of, als het zo verwarrend is dat je het moet opzoeken, kan het de moeite waard zijn om de zin te vereenvoudigen om het probleem volledig te verwijderen.
2. Juiste zelfstandige naamwoorden
Dit is iets dat mensen vaak vergeten als ze over de spelling in hun werk kijken: kijk naar de juiste zelfstandige naamwoorden om te controleren of ze correct zijn gespeld. Als een leidinggevende een lange en gecompliceerde naam heeft (of zelfs een naam die op meerdere manieren kan worden gespeld, zoals Smith of Smyth), zoek dan snel op Google of in de werknemersdirectory om te controleren of u de naam correct hebt gespeld. Doe hetzelfde voor bedrijfsnamen, functiebenamingen en locaties.
Pro-tip: als je toch bezig bent, controleer dan ook of bedrijven rare gebruiksregels voor hun namen volgen, zoals alle kleine letters of meerdere woorden gecombineerd zonder spaties - deze zijn gemakkelijk verkeerd te begrijpen, maar kunnen een slechte fout zijn, vooral als u e-mailt met iemand van dat bedrijf. Een goed voorbeeld hiervan is onefinestay, die geen hoofdletter heeft en drie woorden samenvoegt in één.
3. Werkwoordstijden
Werkwoordstijden zijn vervelend omdat er vaak een enorme discrepantie bestaat tussen hoe mensen spreken en schrijven en hoe goede grammatica zegt dat je moet spreken en schrijven. Lees uw zinnen opnieuw door om er zeker van te zijn dat u geen werkwoordstijden door elkaar haalt of meerdere tijden binnen dezelfde zin gebruikt (dit gebeurt vaak in zinnen waarin u meerdere acties opsomt).
Pro-tip: de OWL bij Purdue heeft een handig spandoek spiekbriefje zodat je kunt zien hoe verschillende werkwoordstijden op elkaar betrekking hebben.
4. Zinsstructuur
Bekijk de lengte van je zinnen. Merk je veel komma's, puntkomma's en conjuncties op? Sommige van je zinnen kunnen run-ons zijn, dus kijk of je ze kunt opruimen door ze korter te maken. Onthoud: soms is het beter om dingen uit elkaar te halen en te weten dat alles leesbaar is dan om hard te proberen indrukwekkend te klinken en je lezer te verwarren.
Pro-tip: veel professionals gebruiken meestal te veel puntkomma's (schuldig als belast). Probeer een paar te verwijderen en maak zelfstandige zinnen om duidelijker te schrijven.
5. Formatteren
Dit kan met name cruciaal zijn als u een cv of sollicitatiebrief stuurt. Bekijk uw document als geheel (of laat het door iemand anders doen) en bekritiseer hoe het eruit ziet. Zijn de marges te breed? Is het lettertype te klein of moeilijk te lezen? Zou je vetgedrukte tekst kunnen gebruiken om iets gemakkelijker te skimmen? Je wilt dat het stuk dat je verzendt er net zo goed uitziet als het klinkt.
Pro-tip: een algemene regel die ik graag volg, is om nooit meer dan twee opmaaktrucs (vet, cursief, onderstreping, funky marges, klein lettertype) in hetzelfde document te gebruiken. Over vet, cursief en onderstreping gesproken, gebruik nooit meer dan één tegelijk. Iets markeren en onderstrepen maakt een document niet extra belangrijk; het maakt je gek.
6. Consistentie
Zorg ervoor dat uw tekst overal consistent is, vooral als u getallen, symbolen of weeën gebruikt. Zeg je bijvoorbeeld 'collega's' en 'collega's' in je werk? Bepaal welke u wilt gebruiken. Gebruik je '%' of 'procent' om te praten over statistieken in je cv? Geen van beide is verkeerd, maar het is belangrijk om er een te kiezen en deze consistent overal te gebruiken.
Pro-tip: als u beslissingsmoeheid krijgt door al deze kleine keuzes over consistentie te maken, volg dan gewoon de regels van de AP-stijl die door de meeste journalisten worden gebruikt.
7. Idioom
Als u spraakfiguren gebruikt, zorg er dan voor dat u ze correct gebruikt. Mensen mixen bijvoorbeeld vaak 'eens in de zoveel tijd' en 'af en toe', evenals 'het kan me niets schelen' en 'het kan me niets schelen'. Google laat alle spraakfiguren zien voordat je ze naar zeker dat ze in orde zijn.
Pro-tip: als u op de Google-route gaat, raad ik u ten zeerste aan om naar meerdere bronnen (ten minste vier of vijf) te kijken om ervoor te zorgen dat iedereen het eens is over wat het idioom is. Ik heb eens een Google-figuur googled, en het bleek dat het eerste zoekresultaat op dat specifieke idioom helemaal verkeerd was - oeps.
8. Algemene stroom
Vooral nadat je je werk hebt bewerkt en aangepast, kan het gemakkelijk onsamenhangend of onsamenhangend klinken. Zorg er dus voor dat, als u eenmaal een proef hebt doorlopen, alles logisch samenvloeit, met eenvoudig te volgen overgangen.
Pro-tip: lees je werk langzaam hardop om problemen op te merken met hoe je schrijft. Als je je op je gemak voelt om dit te doen, kijk dan of je het ook hardop aan iemand anders kunt voorlezen. Vaak pikken andere mensen kleine dingen op waarvan jij denkt dat die goed zijn, maar die anders lezen dan anderen.
Proeflezen gaat over meer dan alleen fouten vinden; het gaat erom ervoor te zorgen dat al je eenden op een rij staan en dat de kleine dingen bij elkaar passen.
Bottom line? Wees een details meester.
