Bereid uw gegevens voor
Heeft u na het versturen van uw kerstkaarten vorig jaar een belofte gedaan dat u uw adressenlijst zou organiseren om het proces volgend jaar gemakkelijker te maken? Heb je een enorm Excel-spreadsheet waarvan je geen kop of staart kunt maken? Misschien ziet uw adresboek er ongeveer zo uit als in het onderstaande bestand. Of misschien bewaart u uw adresboek op snufjes papier.Het is tijd om die belofte voor jezelf in te lossen: organiseer je contactlijst in een Microsoft Access-database. Het is veel eenvoudiger dan je zou denken en je zult zeker tevreden zijn met de resultaten. Deze zelfstudie leidt u stap voor stap door het hele proces.Als u niet over een eigen spreadsheet beschikt en deze wilt volgen, kunt u het voorbeeld-Excel-bestand downloaden dat is gebruikt om de zelfstudie te genereren.Notitie: Deze zelfstudie is bedoeld voor Access 2010. Als u Access 2010 gebruikt, raadpleegt u Een Excel-spreadsheet naar een Access 2007-database converteren. Als u Access 2013 gebruikt, lees dan Excel converteren naar een Access 2013-database. Tenzij u een bestaande database hebt die u gebruikt om contactgegevens op te slaan, wilt u waarschijnlijk een nieuwe database helemaal opnieuw maken. Klik hiervoor op het pictogram Lege database op het scherm Aan de slag met Microsoft Office Access. Je krijgt het bovenstaande scherm te zien. Geef uw database een naam, klik op de knop Maken en u bent actief. Klik vervolgens op het tabblad Externe gegevens boven aan het scherm Toegang en dubbelklik op de knop Excel om het importeren van Excel te starten. De positie van deze knop wordt aangegeven door de rode pijl in de bovenstaande afbeelding. Vervolgens krijg je het hierboven getoonde scherm te zien. Klik op de knop Bladeren en navigeer naar het bestand dat u wilt importeren. Zodra u het juiste bestand heeft gevonden, klikt u op de knop Openen. Nadat u het juiste bestand en de juiste optie hebt geselecteerd, klikt u op de knop OK om door te gaan. Vaak gebruiken Microsoft Excel-gebruikers de eerste rij van hun spreadsheet om kolomnamen voor hun gegevens te bieden. In ons voorbeeldbestand hebben we dit gedaan om de kolommen Achternaam, Voornaam, Adres, etc. te identificeren. Controleer in het bovenstaande venster of de kolom "Eerste rij bevat kolomkoppen" is aangevinkt. Hiermee geeft u Access opdracht om de eerste rij als namen te behandelen, in plaats van dat de werkelijke gegevens worden opgeslagen in de lijst met contacten. Klik op de knop Volgende om verder te gaan. Database-indexen zijn een intern mechanisme dat kan worden gebruikt om de snelheid te verhogen waarmee Access informatie in uw database kan vinden. U kunt in deze stap een index toepassen op een of meer van uw databasekolommen. Klik eenvoudig op het vervolgkeuzemenu "Geïndexeerd" en selecteer de juiste optie. Houd er rekening mee dat indexen veel overhead creëren voor uw database en de hoeveelheid gebruikte schijfruimte vergroten. Om deze reden wilt u geïndexeerde kolommen tot een minimum beperken. In onze database zoeken we meestal naar de achternaam van onze contactpersonen, dus laten we een index voor dit veld maken. We hebben misschien vrienden met dezelfde achternaam, dus we willen hier duplicaten toestaan. Zorg ervoor dat de kolom Achternaam in het onderste deel van de vensters is geselecteerd en selecteer vervolgens "Ja (Duplicaten OK)" in het vervolgkeuzemenu Geïndexeerd. Klik op 'volgende' om door te gaan. De primaire sleutel wordt gebruikt om records in een database uniek te identificeren. De eenvoudigste manier om dit te doen is om Access een primaire sleutel voor u te laten genereren. Selecteer de optie "Toegang toestaan primaire sleutel toevoegen" en druk op Volgende om door te gaan. Als u geïnteresseerd bent in het kiezen van uw eigen primaire sleutel, wilt u misschien ons artikel over databaseknoppen lezen. U moet Access een naam geven om naar uw tabel te verwijzen. We noemen onze tabel 'Contacten'. Voer dit in het juiste veld in en klik op de knop Voltooien. U ziet een tussenliggend scherm waarin u wordt gevraagd of u de stappen wilt opslaan die worden gebruikt om uw gegevens te importeren. Zo niet, ga je gang en klik je op de knop Sluiten. U keert dan terug naar het hoofddatabasescherm waar u uw gegevens kunt bekijken door eenvoudig op de tabelnaam in het linkerdeelvenster te dubbelklikken. Gefeliciteerd, je hebt met succes je gegevens uit Excel geïmporteerd in Access! Maak een New Access 2010-database
Begin het Excel-importproces
Selecteer de bron en de bestemming
Selecteer kolomkoppen
Maak gewenste indexen
Selecteer een primaire sleutel
Geef uw tabel een naam
Bekijk uw gegevens
