Sociale netwerken worden tegenwoordig steeds populairder, maar toch zijn e-mails de meest definitieve optie voor berichtenuitwisseling. Ze overtreffen gemakkelijk alle andere elektronische communicatieformulieren, zelfs in deze moderne wereld vol met talloze apps. Het beheren van e-mails lijkt een dure functie, vooral voor kleine en middelgrote bedrijven, en verschillende beheerders zijn op zoek naar rendabele oplossingen voor hetzelfde.
Veel bedrijven vinden het een moeilijke taak om hun eigen e-mailservers te runnen vanwege de onophoudelijke inspanningen van spammers om uitgaande spam te verzenden en massieve inkomende spam te blokkeren via hun e-mailservers. Aangezien de meeste bedrijven met dergelijke problemen kleine tot middelgrote bedrijven zijn, hebben ze vaak te weinig technische oplossingen in huis om een mailserver goed te configureren en uit te voeren en dergelijke bedreigingen te beheren. Dit is de reden waarom verschillende bedrijven hun behoeften uitbesteden aan externe serviceproviders tegen aanzienlijke kosten.
Het gaat echter niet alleen om de kosten alleen; het uitbesteden van deze vereisten lijkt misschien geen dure aangelegenheid, maar het gaat ook gepaard met verborgen risico's.
4 Risico's van outsourcing van mailservers
- Het bedrijf verliest de controle over zijn eigen postbeveiliging. Het outsourcingbedrijf beheert servergebaseerde authenticatie en codering, waarvoor mogelijk aanvullende codering vereist is voor gevoelige communicatie, maar het is niet meer in handen van de bedrijfseigenaar.
- De voorwaarden en bepalingen van het bedrijf voor uitbesteding kunnen soms toestaan dat de inhoud van de post wordt gescand om te helpen bij het richten van advertenties, waardoor een nog hogere mate van vertrouwelijkheid en indringingsrisico's voor de privacy worden gepretendeerd.
- Het delen van de e-mailserver met andere bedrijven kan leveringsproblemen veroorzaken wanneer een persoon bij het andere bedrijf spamberichten verzendt via die mailserver. Dit kan het risico vergroten als het outsourcingbedrijf de spam niet kan detecteren en blokkeren.
- De grootste hindernis is dat een ander bedrijf alle berichtinhoud kan bekijken. Soms kan de inhoud van het bericht voor onbepaalde tijd worden opgeslagen op de servers van het outsourcingbedrijf. Deze nadelen zijn aanzienlijk.
Voor kleine bedrijven die vertrouwelijke en betrouwbare e-mailsystemen nodig hebben, kan het een moeilijke beslissing zijn om te beslissen om al dan niet uit te besteden. Het is voor kleine bedrijven mogelijk om een door spam gefilterde en beveiligde e-mailserver uit te voeren door deze richtlijnen te volgen.
Selecteer een goede internetprovider of hostingprovider
Zorg er bij het kiezen van een ISP voor dat deze de mogelijkheid heeft om misbruik- en spamproblemen op te lossen. Als u uw eigen e-mailserver beheert, is het van cruciaal belang dat uw ISP misbruik en spam niet toestaat op zijn netwerk. Om ervoor te zorgen dat de hosting- of ISP-provider deze problemen op zijn netwerk op de juiste manier beheert, zijn er veel bronnen om de reputatie van zijn domeinen en IP's te verifiëren.
Verwerp binnenkomende spam zo veel mogelijk
Er zijn veel domeindatabases en IP-adressen die het aantal binnenkomende spammeldingen in postvakken kunnen verlagen zonder legitieme e-mails te blokkeren. Deze databases kunnen vrij worden gebruikt als het aantal e-mails niet erg hoog is. Het is echter van essentieel belang om deze op de juiste manier te gebruiken.
Zet een einde aan uitgaande spam
Spam-emissie is voornamelijk het gevolg van een eenheid of persoon in het bedrijf die spam wil verzenden of een beveiligingsprobleem waardoor anderen spam kunnen verzenden met behulp van uw IP-adres.
Er is geen technische oplossing voor de eerste casus, maar alle marketingmedewerkers moeten weten dat alle e-mail-ID's die voor bulkmail worden gebruikt, speciaal moeten zijn aangevraagd voor het ontvangen van e-mails over producten via een bevestigd opt-in-proces.
Het tweede geval komt vaker voor. De meeste spam wordt veroorzaakt door beveiligingsproblemen die behoren tot een van deze categorieën: malware, Trojaanse paarden en virussen, open relay, gehackte accounts en gehackte webservers. Deze problemen moeten goed worden aangepakt om spamproblemen te voorkomen.
Log Monitoring
Besteed wat tijd of stel automatische mechanismen in op basis van e-mailtellingen om uw mailserver te controleren. Het detecteren van een probleem en het implementeren van corrigerende maatregelen zo snel mogelijk voordat de reputatie van het domein of IP-adres begint te verslechteren, kan mogelijk het effect van het incident op de reguliere e-mailstroom verminderen.
Een in-house mailserver is zeker een meer haalbare optie voor kleine bedrijven. Als serieus moet worden gekeken naar vertrouwelijkheids- of privacyproblemen, moet men kiezen voor een eigen mailserver. Als de bovengenoemde punten in overweging worden genomen, zou het niet overweldigend moeten zijn om uw eigen mailserver te runnen, maar dan is het altijd makkelijker gezegd dan gedaan.
Een optimale oplossing zou kunnen zijn het vinden van een betrouwbare e-mailhostingprovider, die 100% vertrouwelijkheid en betrouwbaarheid garandeert, en tegelijkertijd u beschermt tegen de pijn van het beheren van uw eigen e-mailserver.
