In de wereld van e-mails kan zelfs de kleinste verandering van je goede bericht een fantastische maken. Het tweaken van je schrijven kan een klein beetje zijn, kan het verschil zijn tussen een belangrijke verbinding door op het prullenbakpictogram te drukken of daadwerkelijk op 'Beantwoorden' te klikken.
Als iemand die een volledig virtuele organisatie runt met meer dan 120 personeelsleden, heb ik meer dan mijn eerlijke aandeel geweldige e-mails gezien - en totaal onvoldoende e-mails - en heb ik vaak gemerkt dat de professionaliteit (of het gebrek aan een bericht) daarvan) is wat mij doet besluiten of ik de afzender wil helpen of niet.
Dus, wat zijn deze kleine veranderingen die uw e-mails veel professioneler kunnen maken (en daarom veel waarschijnlijker zullen zijn om u te krijgen wat u wilt)? Hier zijn negen belangrijke dingen om in gedachten te houden.
1. Zorg voor een doelgerichte onderwerpregel
Ongeacht naar wie u e-mailt, laat uw onderwerpregel nooit leeg of vaag (ik kijk naar u, "Vraag" of "Belangrijke boodschap"). De kunst is om zo specifiek mogelijk te zijn, maar ook om je lijn rond de vier tot negen woorden te houden. Minder is meer, maar iets om mee te beginnen is van cruciaal belang - het zal de lezer verleiden om op uw e-mail te klikken en u beide later in uw inbox te helpen vinden.
Uw onderwerpregel kan ook een geweldige plek zijn om duidelijk te maken wat de volgende stappen zijn. Probeer (Need by Tuesday) toe te voegen als er een deadline is, (Non-urgent) als het niet tijdgevoelig is, of (No Response Needed) als het een FYI-e-mail is waarop je geen antwoord nodig hebt.
2. Schrijf uw e-mail achteruit
Je weet waarschijnlijk dat elke e-mail een oproep tot actie zou moeten hebben. Of het nu is om u voor een bepaalde tijd terug te e-mailen of een vergadering te regelen, u wilt het uw lezer gemakkelijk maken om te weten wat hij of zij vervolgens moet doen.
Maar veel mensen houden dit in de laatste zin van het bericht. In plaats daarvan, om uw e-mails gemakkelijker te verwerken te maken, plaatst u uw specifieke vraag in de eerste zin en voegt u vervolgens alle informatie toe die u nodig hebt om een back-up te maken in de volgende paragrafen.
3. Geef context
Wanneer je je oproep tot actie doet, zorg er dan voor dat je een soort zin toevoegt die de context van de e-mail bepaalt ("Dit is het rapport dat we vorige vergadering hebben besproken" of "Dit ben ik als opvolger van ons evenement afgelopen maandag").
4. Maak gebruik van afstand
Dit lijkt absoluut een no-brainer, maar het is eigenlijk niet ongewoon om e-mails te ontvangen zonder pauzes tussen verschillende paragrafen of nieuwe gedachten. Niets is irritanter dan het ontvangen van een e-mail die eruit ziet als een muur van tekst waar de schrijver niet eens de moeite nam om zinnen op te splitsen in kleine, beter beheersbare paragrafen. Maak het de lezer gemakkelijk: Geef uw e-mail een begin, een (kort) midden en een einde.
5. Blijf bij een enkel lettertype
Neon Comic Sans gebruiken in een e-mail zal je niet onvergetelijk maken, het zal je gewoon raar maken. Met andere woorden, behoud altijd het standaard e-lettertype en de kleur. Gebruik ook niet meerdere lettertypen in uw e-mail. Dit gebeurt vaak per ongeluk wanneer mensen informatie van andere sites kopiëren en plakken, omdat e-mailclients zoals Gmail de opmaak niet verwijderen. Om dit te voorkomen, drukt u op "shift + command + v" in plaats van alleen "command + v", waardoor de tekst overeenkomt met de opmaak in de e-mail.
6. Vet of onderstreept - maar alleen als het echt nodig is
Als uw e-mail meer dan één zeer belangrijk punt of vraag bevat, gebruikt u vet of onderstreept om die delen van uw bericht te laten opvallen. Pas op dat u niet overboord gaat met lettertypeopmaak - u wilt toch geen e-mail die volledig cursief, vetgedrukt en onderstreept is.
7. Controleer alles
Iedereen weet te controleren op spelling- en grammaticafouten in e-mails, maar heb je gecontroleerd of datums, evenementtitels, deadlines en namen correct zijn gespeld? In mijn geval voel ik me altijd een beetje geïrriteerd als mensen die extra 'l' in 'Lily' stoppen om er 'Lilly' van te maken.
8. Houd uw handtekening eenvoudig
Het is leuk om een handtekening te hebben die meer is dan alleen je naam, maar het zou niet de helft van de e-mail in beslag moeten nemen. Laat lange citaten, paragrafen met je levensverhaal weg, hervat fragmenten, je snapt het idee. Alleen uw naam, uw huidige positie en een of twee manieren om contact met u op te nemen (zoals een e-mailadres en Twitter-adres met hyperlinks) zijn voldoende.
Nog een kanttekening: ik heb een verrassend aantal professionals gezien die religieuze citaten aan het einde van hun e-mailhandtekeningen plaatsen, en dit is absoluut iets om goed over na te denken. Vergeet niet dat je waarschijnlijk de geloofssystemen van de meeste mensen die je e-mail kent niet kent en dat je niet wilt dat iemand wordt afgeschrikt vanwege iets dat volledig in jouw macht is.
9. Gebruik BCC indien nodig
In plaats van iemand die niet langer deel uitmaakt van het gesprek aan de lijn te houden, verplaats die persoon naar BCC (en zorg ervoor dat je hem of haar laat weten wanneer je het doet!). Een eenvoudige "Verhuizen naar BCC" aan het begin van de e-mail zou voldoende moeten zijn om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina is.
Het verzenden van geweldige e-mails gaat over het beheersen van de kleine nuances die uw lezer misschien niet opmerkt, maar onbewust zal waarderen. Gewapend met deze lijst, ben je een stap dichter bij het beheersen van de inbox.
