Gefeliciteerd! Je hebt het moeilijke deel doorstaan: een nieuw direct rapport inhuren om je bij te voegen. Hopelijk beginnen ze binnenkort en kun je aan de slag met alle spannende doelen die je voor hen hebt gesteld in hun nieuwe rol.
Maar voordat hun eerste dag arriveert, zijn er een paar dingen die u als manager moet doen om u voor te bereiden om een nieuwe werknemer met open armen te verwelkomen. Sommige zijn logistieker - zoals uitzoeken waar ze zullen zitten en waar ze aan zullen werken in hun eerste week - terwijl anderen ervoor zorgen dat de persoon zich gewaardeerd, comfortabel en comfortabel voelt om een nieuwe werkomgeving te betreden. Veel van deze tips zijn zelfs afkomstig van dingen die we hier in The Muse doen als er nieuwe medewerkers bij ons team komen.
Dit is wat je moet doen in de week voordat ze aankomen.
1. Maak contact met hen op LinkedIn
U staat op het punt nauw samen te werken, dus waarom laat u ze niet toe aan uw professionele netwerk? Je wilt ze zeker niet ongemakkelijk vragen na maandenlang elke dag naast hen te hebben gezeten.
Bovendien is dit een geweldige kans om ze te verwelkomen voordat ze zelfs op kantoor zijn. Wanneer u een verzoek tot verbinding indient, neemt u een leuke opmerking op in de trant van:
Of
2. Maak een Onboarding-document
Dit is waarschijnlijk de belangrijkste stap die u moet nemen wanneer u iemand nieuw inhuurt. Dit document zal het reddingsvlot van de persoon zijn als ze zich in hun rol bevinden. Het moet omvatten:
- Je doelen voor de eerste 30, 60 en 90 dagen van de persoon
- Een overzicht van de taken waarvan u verwacht dat ze die bezitten of overnemen
- Alle relevante documenten, links, kalenders of aanmeldingen die ze nodig hebben
- Eventuele vergaderingen die ze naar verwachting de eerste weken of regelmatig bijwonen
- Namen, contactgegevens en achtergrond van teamleden en collega's waarmee ze zullen samenwerken
Uiteindelijk, hoe meer je documenteert, hoe beter - op die manier beantwoord je proactief alle vragen die ze hebben.
In veel gevallen kan het zelfs logisch zijn om de directe teamgenoten van de persoon informatie te laten bijdragen over projecten waaraan ze samen zullen werken of waarvan ze op de hoogte moeten zijn. Dit geeft uw nieuwe aanwerving een dieptepunt, terwijl uw andere directe rapporten zich ook meer betrokken voelen bij het trainen van hun nieuwe teamgenoot.
Gelukkig voor jou hebben we de perfecte onboarding-sjabloon waar je vanaf kunt werken. Gemaakt door onze oprichter en president Alex Cavoulacos, dit is het sjabloon dat we vaak gebruiken om onze nieuwste teamleden te helpen zich te situeren.
3. Noteer uw eerste vragen
Je hoofd zwemt waarschijnlijk met ideeën, vragen en kansen voor deze nieuwe medewerker.
In plaats van deze gedachten te laten verdwijnen, begin je een document om alles wat in je opkomt op te schrijven. Het kan zijn dat je ze niet nodig hebt of wilt aanspreken wanneer de persoon daadwerkelijk begint, maar als je ze opschrijft, heb je het gevoel dat je alles hebt afgedekt.
4. Schiet ze een e-mail
De beste bazen doen dit! Waarom? Nou, zoals Muse-schrijver en redacteur Stav Ziv opmerkt, heeft je nieuwe werknemer waarschijnlijk net een vermoeiende periode van kennisgeving doorstaan en zijn laatste functie verlaten. En, "als manager die wil dat deze persoon de grond raakt, zou je natuurlijk een hekel hebben aan je glanzende nieuwe werknemer met een stressvolle toon."
Als ze een e-mail sturen voordat ze beginnen te laten zien hoe blij je bent dat ze lid worden van het team, zullen ze veel enthousiaster worden voor hun volgende avontuur. Het kan ook enkele belangrijke dingen behandelen. Uiteraard wil je ze bij het team verwelkomen, maar je kunt die notitie ook gebruiken - als HR dat nog niet heeft gedaan - om hun officiële aankomstdatum en -tijd aan te pakken, bedrijfscode of -cultuur te bespreken, relevante documenten zoals hun paspoort of ID aan te vragen, of bieden zelfs een overzicht van hun schema voor de eerste dag.
Natuurlijk moet je altijd eindigen door ze te laten weten dat je graag al je vragen wilt beantwoorden voordat ze beginnen. Als iemand die aan de andere kant is geweest, weet ik zeker dat je weet hoe intimiderend het kan zijn om een nieuwe baan te starten zonder context. Dus maak het hen echt gemakkelijk om zich de eerste dag comfortabel door de deur te voelen lopen.
over hoe die welkomstmail eruit zou moeten zien (en gebruik de handige sjabloon!).
5. Breng hun bureauruimte op orde
Dit kan enige IT-hulp vereisen, maar zorg ervoor dat alles technisch in het kwadraat staat. Als u dit nu voor elkaar krijgt, hoeft u niet drie uur per dag door te brengen met het uitzoeken hoe ze hun laptop aan kunnen zetten.
Hebben ze een computer voor hen klaar en is deze opgeladen en bijgewerkt? Hebben ze een e-mailaccount ingesteld? Hoe zit het met het instellen van uw interne chatsysteem of andere belangrijke programma's waartoe ze toegang nodig hebben?
Is hun bureauruimte schoon en leeg? Weet je zeker dat je alles hebt verwijderd van de laatste persoon die daar zat? Zijn er andere apparatuur - een toetsenbord, muis, USB, extra monitor, verlengsnoer of archiefkast - die ze mogelijk nodig hebben?
Dit is hoogstwaarschijnlijk de eerste stop van uw nieuwe medewerker bij aankomst, dus maak er een gastvrije ruimte van. Gooien in een bedrijf swag, hun favoriete snack, of zelfs een kaart ondertekend door het team doet ook geen pijn!
6. Verzend relevante documenten
Deze kunnen worden opgenomen in uw e-mail voor de nieuwe huurovereenkomst, maar het kan ook zinvol zijn om alle documenten die u wilt bekijken vooraf in een afzonderlijke e-mail te delen. Dit kan het werknemershandboek van uw bedrijf zijn en voordelenpakketten of het onboarding-document van uw team.
Hoe dan ook, geef de persoon context zodat ze weten waarom u deze documenten deelt, wat ze voor hun rol betekenen, wanneer u verwacht dat ze ze overzien en of ze iets moeten voorbereiden.
(Oh, en natuurlijk, zorg ervoor dat al deze middelen up-to-date en nauwkeurig zijn voordat uw nieuwe huurcontract erin graaft.)
7. Zoek een kantoor 'Mentor'
Misschien heeft uw bedrijf een buddy-programma. Bij The Muse krijgt elke nieuwe aanwerving een "Muse Buddy" van een ander team waarmee ze koffie drinken tijdens hun eerste week om over onze bedrijfscultuur te praten en zich buiten het kantoor te mengen.
Als er geen formeel systeem bestaat, overweeg dan om uw aankomende nieuwe aanstelling te koppelen aan een 'mentor' buiten uw team - het kan zijn dat ze misschien niet rechtstreeks met iemand samenwerken of iemand op een heel andere afdeling.
Dit helpt de nieuwe aannemer om anderen binnen het bedrijf onmiddellijk te leren kennen, en het geeft hen ook een ander contactpunt voor het stellen van vragen die ze misschien niet durven te stellen met een manager die ze nauwelijks kennen. Het hebben van contact met derden kan sommige van hun zorgen verlichten en hen in staat stellen meer open en nieuwsgierig te zijn naar de cultuur en workflow van uw bedrijf.
Zorg er wel voor dat degene die je kiest beschikbaar is en graag mentor wil worden - niets is erger dan je nieuwe aanwerving te verbinden met iemand die ze onmiddellijk laat spoken.
8. Blokkeer de tijd in uw eigen agenda en stel belangrijke vergaderingen in
Net zoals u uw nieuwe aanstelling moet voorbereiden om aan boord te gaan, moet u zich ook voorbereiden op het instappen.
Het trainen van een nieuwe medewerker kost tijd - tijd die u gewoonlijk besteedt aan uw dagelijkse verantwoordelijkheden. Het is dus slim om proactief slots opzij te zetten wanneer je nauw met deze persoon samenwerkt, zodat je kunt inschatten hoe je de rest van je werk gedaan krijgt.
U moet niet alleen elke dag hun eerste week ten minste één één-op-één-vergadering plannen om hun voortgang te controleren, maar ook tijd vrijmaken voor eventuele trainingssessies waaraan u moet deelnemen.
Als u dit doet, kunt u vergaderruimtes of andere bronnen reserveren die u nodig heeft. Als u bijvoorbeeld een externe medewerker aan boord hebt, wilt u ervoor zorgen dat uw videochat werkt en dat u beiden de ruimte hebt om privé te praten. Of, als u een derde (of meerdere) teamleden wilt laten meedraaien, moet u controleren of ze beschikbaar zijn voor die dag.
9. Plan een teamlunch / koffie / drankjes
Baanbrekend werk is een prioriteit, maar dat geldt ook voor het leren kennen van uw werknemer als persoon (met een leven buiten het werk!) - en de rest van uw team hen ook laten leren kennen.
Plan een uitje (of twee) voor uw team om samen lunch, koffie of drankjes te nemen, zodat het van tevoren op ieders agenda staat. Je kunt het intiem houden met alleen je directe team, maar als het een kleiner bedrijf is, kun je overwegen om andere afdelingen waarmee je werkt uit te nodigen om ook lid te worden.
Dit gaat niet over het pronken met je nieuwste talent, maar veeleer om je nieuwe werknemer de mogelijkheid te bieden om een band te krijgen met hun collega's buiten het kantoor. En het soort baas zijn dat kameraadschap en plezier evenveel waardeert als hard werken. Blijf praten over niet-werkgerelateerde onderwerpen (maar houd het passend). Als je een paar starters voor een gesprek nodig hebt, bekijk dan deze geweldige kennismakingsvragen.
Toen ik voor het eerst begon, ging de hele redactie naar een lekkere lunch en sindsdien hebben we hetzelfde gedaan voor andere nieuwe teamleden. Het was niet alleen een traktatie om op de bedrijfskaart uit te geven, maar het verbrijzelde ook meteen alle onhandigheid die we tegenover elkaar voelden.
Vink al deze dingen uit uw lijst aan, en uw nieuwe medewerker begint op de best mogelijke manier - en u ook!
