Eerder waren bedrijven beperkt tot hun kantoren, waar werknemers plichtsgetrouw ingeklokt werkten, hun shift van acht of negen uur uitvoerden en vervolgens uitcheckten. Nu pakken medewerkers hun BlackBerry's, laptops of iPads, vinden ze Wi-Fi-toegang en kunnen ze altijd en overal terecht … met de hulp van online samenwerkingshulpmiddelen om de klus te klaren.
Om bedrijven te helpen optimaal gebruik te maken van hun mobiele personeelsbestand, zijn veel samenwerkingshulpmiddelen ontwikkeld met een verscheidenheid aan functies die geschikt zijn voor elk bedrijf, groot of klein. Door de juiste tool te kiezen, kunt u niet alleen eenvoudig documenten delen, maar ook de juiste sfeer creëren voor teambuilding, ongeacht waar de teamleden zich bevinden. Hier zijn vijf van de beste online samenwerkingshulpmiddelen beschikbaar die bedrijven helpen het beste uit hun mobiele personeel te halen door eenvoudig documenten te delen en een geweldige atmosfeer voor teambuilding te creëren:
1. Huddle - Huddle, een van de bekendste online samenwerkingshulpmiddelen, is een platform waarmee medewerkers in realtime kunnen samenwerken en documenten kunnen maken en bewerken, ongeacht hun locatie. Gebruikers kunnen eenvoudig teams samenstellen die in één werkruimte samenwerken door collega's via e-mail uit te nodigen. Nadat de uitnodiging is geaccepteerd, kunnen alle leden van het team beginnen met het uploaden en bewerken van documenten en ook het toewijzen van elkaars taken. Huddle houdt alle gemaakte wijzigingen bij en houdt de originele documenten beschikbaar, wat een van de handigste functies is.
Huddle heeft een zeer intuïtieve, eenvoudig te gebruiken interface, zodat degenen die nog nooit een online samenwerkingshulpmiddel hebben gebruikt, snel kunnen uitvinden hoe ze het beste van alle functies kunnen maken. Ook het instellen van een account bij Huddle duurt niet langer dan enkele minuten, dus als u op zoek bent naar een tool die u snel kunt gaan gebruiken, is Huddle uw keuze.
Met zijn gratis account kunnen gebruikers tot 100 MB aan bestanden opslaan, dus het is genoeg voor diegenen die voornamelijk met tekstverwerkingsdocumenten werken; Mensen die meer opslagruimte nodig hebben, moeten echter extra betalen. Prijzen beginnen bij $ 8 per maand en kunnen een verscheidenheid aan functies bevatten die voldoen aan de behoeften van uw bedrijf.
2. Basecamp is door meer dan vijf miljoen mensen over de hele wereld gebruikt, volgens de makers. Het is een zeer eenvoudig te gebruiken projectbeheertool, misschien verreweg de beste tool in deze lijst voor diegenen die nog nooit de samenwerkingshulpmiddelen (of zelfs het internet!) Hebben gebruikt. Net als met Huddle is aanmelden snel en eenvoudig.
De interface is heel eenvoudig, misschien te veel, omdat het zo duidelijk is dat het er soms onafgewerkt uitziet. Maar wat de tool mist, ziet er goed uit. De berichtenvoorziening ziet er bijvoorbeeld als een prikbord uit, waardoor gebruikers alle discussies over een project op één plek kunnen houden. Als sommige berichten niet voor de hele groep zijn bedoeld, kunnen gebruikers opgeven wie de autorisatie heeft om deze berichten te bekijken. Wanneer een nieuw bericht wordt gepost, wordt het team per e-mail op de hoogte gesteld, zodat er geen berichten worden gemist. Basecamp stuurt zelfs een digest-e-mail met rapportage over de activiteiten van de vorige dag, waardoor het eenvoudig is om de voortgang van een project te volgen. Zoals de meeste online samenwerkingshulpmiddelen houdt het elke versie van elk geüpload bestand bij. Basecamp is ook geweldig voor bedrijven die werknemers hebben in meerdere landen, omdat het beschikbaar is in vele talen.
Basecamp is echter niet de beste tool voor mensen die op zoek zijn naar een gratis platform. Hoewel het een gratis proefversie heeft, begint het product bij $ 49 per maand.
3. Wrike - Dit is een online samenwerkingshulpmiddel met e-mail als kern. U kunt projecten aan het platform toevoegen door CC'ing e-mails met taken naar uw Wrike-account te CC'en. Nadat u een project hebt gemaakt, kunt u ervoor kiezen om de tijdlijn in dagen, weken, maanden, kwartalen of zelfs jaren weer te geven, dus rapportage voor een bepaalde periode wordt heel eenvoudig. Vanaf het begin zullen gebruikers merken dat Wrike een hulpmiddel is dat rijk is aan functies. Hoewel de interface gericht is op functionaliteit, is dit niet de beste optie voor beginnende gebruikers, omdat het een beetje overweldigend kan zijn.
Nadat u een taak op Wrike hebt gemaakt, krijgt deze een begindatum en kunt u de duur en de einddatum opgeven. U kunt de taak ook een gedetailleerde beschrijving geven en relevante documenten toevoegen. U wijst taken toe door e-mailadressen toe te voegen voor uw collega's en zij zullen dan een e-mail ontvangen waarin zij worden geïnformeerd dat zij actie moeten ondernemen. Wrike zal u ook op de hoogte stellen van wijzigingen in een taak die in uw bezit is, of die aan u is toegewezen. Op deze manier hoeft u niet steeds in te loggen bij de dienst om te zien of er wijzigingen zijn aangebracht.
Wrike is goed voor zowel kleine als grote bedrijven, omdat het maximaal 100 gebruikers tegelijk aankan, maar tegen de steile kostprijs van $ 229 per maand. Het goedkoopste abonnement, dat maximaal vijf gebruikers toelaat, kost $ 29 per maand. Er is een gratis proefversie beschikbaar, dus als u wilt zien of Wrike voor u is, hoeft u zich alleen maar aan te melden.
4. OneHub - Met deze online samenwerkingshulp kunnen gebruikers virtuele werkruimten maken, die hubs worden genoemd. Aanmelden voor OneHub is eenvoudig als u een Google-account hebt, want u hoeft alleen uw Gmail-gebruikersnaam en -wachtwoord te gebruiken en OneHub toegang te verlenen tot uw e-mailadres. Zodra u bent ingelogd, heeft u onmiddellijk uw eerste werkruimte, die u volledig kunt aanpassen - dit is het grootste voordeel van OneHub ten opzichte van de andere tools. Dit betekent dat u als hub-maker de gebruikersinterface volledig kunt beheren, waardoor OneHub precies bij uw teamdoeleinden past.
Het uploaden van bestanden is net zo eenvoudig als het slepen van uw bureaublad naar de uploadwidget van de OneHub. OneHub-uploads zijn ongelooflijk snel, dus documenten zijn vrijwel onmiddellijk beschikbaar om te delen. Op het tabblad Activiteit kunt u alles bijhouden wat er met uw hub gebeurt. Het laat je weten wie wat heeft toegevoegd / gewijzigd en geeft een link naar de pagina met de nieuwste toevoegingen. Het bevat ook acties voor kleurcodes, dus het is gemakkelijk om de nieuwste updates voor de hub in één oogopslag te zien.
Het gratis abonnement biedt ruimte voor 512 MB opslagruimte en slechts één werkruimte. Als u echter meer ruimte en functionaliteit nodig heeft, kunt u uw account upgraden voor een maandelijks bedrag. Plannen beginnen bij $ 29 per maand en gaan helemaal omhoog naar $ 499 per maand.
5. Google Docs - Google Documenten is gemaakt om te concurreren met Microsoft Office en is ook een geweldige online samenwerkingstool. Voor degenen die Gmail hebben, is aanmelden niet nodig, omdat deze automatisch wordt gelinkt aan uw Gmail-account. Anders duurt het aanmelden slechts een paar minuten. Een van de coolste functies van deze tool is dat het medewerkers in staat stelt elkaars wijzigingen in documenten in realtime te bekijken terwijl ze worden getypt. Als meer dan één persoon wijzigingen in een document aanbrengt, volgt een gekleurde cursor de wijzigingen van elke persoon en staat de naam van de persoon boven de cursor, zodat er geen verwarring is met wie wat verandert. Google Documenten heeft ook een chatfunctie, dus als een document wordt gewijzigd, kunnen collega's in realtime chatten.
Voor diegenen die Microsoft Office hebben gebruikt, is Google Docs een gemakkelijke overgang. Het heeft een zeer schone en gemakkelijk te gebruiken interface en is een geweldig hulpmiddel om samen te werken aan tekstverwerkingsdocumenten of spreadsheets. Het enige nadeel is dat het elementair is in samenwerkingsmogelijkheden en niet zo rijk is aan functies als Huddle of Wrike.
Dit is een aantrekkelijk platform voor teams die op zoek zijn naar een gratis webgebaseerd hulpmiddel met basisfunctionaliteit voor samenwerking.
