Toen ik begon met mijn huidige functie, vertelde mijn manager me: “De eerste keer dat je deze taak uitvoert, duurt het een uur. Maar als je het nog een paar keer doet, duurt het maar ongeveer 15 minuten. "
En ze had gelijk! Uiteindelijk, na elke dag te hebben gedaan, werd het zo tweede natuur dat ik het op de automatische piloot kon doen - waardoor ik meer tijd over had om aan andere, meer uitdagende projecten te besteden.
Omdat deze les zo waardevol voor me was, besloot ik elk nieuw project dat ik kreeg te benaderen door deze simpele vraag te stellen: hoe lang moet ik erover doen terwijl ik het leer en hoe lang als ik het routinematig doe?
Dit opent zoveel deuren voor u - zowel wat betreft uw productiviteit als hoe u werkt met uw manager. Ten eerste helpt het u de taak in perspectief te plaatsen. Als je weet dat het twee uur duurt, kun je die hoeveelheid tijd opzij zetten wanneer je het voor het eerst aanpakt. Aan de andere kant, als je baas zegt dat het maar 20 minuten zou moeten duren, weet je dat je geen hele middag vrij hoeft te maken.
Maar het grootste voordeel is misschien dat het helpt om eventuele hiaten aan het licht te brengen tussen wat de verwachtingen van uw manager zijn en hoe u deze interpreteert. Als ze bijvoorbeeld zeggen dat het niet meer dan 10 minuten zou moeten duren, maar je merkt dat je er enkele uren aan besteedt, is dat reden tot bezorgdheid.
Misschien zijn ze vergeten snelkoppelingen te vermelden die je kon nemen. Misschien heb je de instructies niet helemaal begrepen. Of misschien heeft je baas het project nog nooit eerder gedaan, dus ze weten niet hoe tijdrovend het is. Hoe dan ook, het is belangrijk om te communiceren dat het langer duurt dan voorspeld.
Daarom helpt het kennen van dit tijdsbestek vanaf het begin je prioriteiten te stellen en tegelijkertijd je baas verantwoordelijk te houden. Om nog maar te zwijgen, het is een gemakkelijke manier om “aan de slag te gaan” - u kunt richtlijnen instellen voor hoe u uw tijd beheert, en uw baas kan bijhouden hoe snel u nieuwe vaardigheden opdoet en zich vertrouwd voelt met bepaalde projecten.
Plus, is het niet een geweldig gevoel om precies te weten waar je aan begint? Ik denk van wel.
