Een paar weken geleden begon mijn zus me heftig te sms'en op weg naar het vliegveld. Ze ging op zakenreis naar Seattle en zou haar collega's op het treinstation hebben ontmoet zodat ze allemaal samen naar het vliegtuig konden gaan. Maar ze had zich verslapen en hoopte nu haar taxirit te kosten. "Was dat OK?" Vroeg ze me, alsof ik enig idee had of haar bedrijf zou opspringen voor het taxitarief nadat ze de trein had geregeld.
'Ik weet zeker dat ze het zullen regelen, ' zei ik en probeerde haar te kalmeren. "Mis je vlucht niet, " waarschuwde ik, denkend dat ze dan echt zou worden genaaid.
Hoe graag ik me ook op haar gemak wilde stellen over de situatie, ik had echt geen idee of ze zou worden vergoed of, wat meer is, of haar collega's geïrriteerd zouden zijn dat ze de rit met de groepstrein had gemist en met haar mee was gegaan eigen. Zouden ze het als een snub zien, en zouden de dingen ongemakkelijk zijn voor de duur van de reis?
Hoewel ik geen expert in zakenreizen ben, weet ik dat communicatie essentieel is voor een vlotte reis. En toen ik me tot de eigen stafchef Lindsay Moroney wendde voor bevestiging, was ze het ermee eens: "Wanneer geld of budget op het werk in het spel komt, is het het beste om verwachtingen duidelijk vooraf aan uw manager te stellen."
Als u nieuw bent in uw huidige bedrijf of gewoon niet gewend bent om zakenreizen in het algemeen te maken, aarzel dan niet om vooraf te vragen naar het bedrijfsbeleid wat betreft alle uitgaven. Moroney legt bijvoorbeeld uit dat "sommige bedrijven denken dat taxi's geen probleem zijn, maar dat maaltijden niet worden gedekt, terwijl anderen comfortabeler zijn om een dagelijks stipendium te bepalen dat u uitgeeft zoals u dat wilt."
Als het een dagelijks stipendium is waarmee u samenwerkt en u reist met uw manager of een bedrijfsleider, kunt u er waarschijnlijk op vertrouwen dat u veel maaltijden alleen zult hebben. Als er geen stipendium is en alle maaltijden zijn gedekt, kijk dan van tevoren of er vooraf geplande diners en lunches zijn die je zou moeten bijwonen.
En wat het eten betreft, het is ook goed om vooruit te denken over welke maaltijden worden gedeeld met collega's (of deelnemers aan de conferentie) en waar je alleen voor bent. Het is begrijpelijk als je het raar vindt om rechtstreeks te informeren naar gedeelde maaltijdtijden als dat niet op je agenda staat, maar je kunt je voorliefde voor cafeïne vermelden en hem vragen of hij wil dat je hem een latte grijpt voor je 09.00 uur. Dat is zijn teken om je uit te nodigen voor het ontbijt of je van de haak te laten, afhankelijk van hoe je ernaar wilt kijken.
Deze richtlijn werkt goed voor de rest van de niet-werk reistijd die u tegenkomt. Het kan nuttig zijn om voor uw reis om een agenda te vragen, zodat u weet waar u wanneer moet zijn. Omdat uw collega's ook niet gewend zijn om 24/7 op kantoor te zijn, kunt u er gerust van uitgaan dat de "vrije" tijd die op het schema staat, van u is. En hey, het is OK als je je liever tegen 22.00 uur in de grote hotelbed krult. Tenzij u met het team over een drankje brainstormt - of als het onbeleefd lijkt om een avondevenement te redden - vertrouw erop dat uw inbreng en aanwezigheid gedurende de dag voldoende zijn.
Maar wat dat betreft, als er "optionele" dagevenementen of sprekerssessies zijn, moet u waarschijnlijk een paar bekijken. Het zou een slechte smaak zijn om elke buitenschoolse opleiding af te wijzen. Bedenk hoe potentieel onhandig het zou zijn als je baas erachter zou komen dat je een paneel hebt weggegooid dat hij of zij heeft aanbevolen omdat je een beetje wilde trainen.
Uiteindelijk is uw beste weddenschap voor het vastleggen van reisetiquette het hebben van open communicatielijnen. Het is beter om vragen te stellen of mogelijke problemen aan te pakken voordat je gaat (zoals: "Hoe kan ik eigenlijk alles correct betalen?"), In plaats van op dit moment. Zoals Moroney zegt, wanneer je met je manager praat: "Als er een beleid is, kan hij of zij je details geven", en je weet wat acceptabel is en wat niet. Het idee is om 'jezelf de stress van het onbekende te besparen - en de kosten van een afgewezen vergoeding - en het ten minste een week voordat je vertrekt te vragen.'
Dat advies had mijn zus zeker kunnen gebruiken, en het is over het algemeen een uitstekend advies om angst voor werkreizen op afstand te houden - en je portemonnee intact.
