Helaas zijn je takenlijsten pas op de dag dat je sterft tot nul. Dus als je erover hebt nagedacht dat je alleen productiviteitsnirvana zult bereiken als je lijsten leeg zijn en je agenda een open canvas is, nou, dat zal waarschijnlijk niet gebeuren - tenminste zolang je een baan hebt, een gezin, vrienden en een leven om te beheren.
Als je bent zoals de meeste mensen, heb je behoorlijk dikke lijsten met dingen om te doen, samen met een bijna constante stroom van nieuwe taken en een overweldigend gevoel dat het allemaal nu moet worden gedaan.
Veel mensen proberen hun berg met persoonlijke taken aan te pakken door ze op prioriteit te sorteren en bovenaan te beginnen. Lijkt logisch, maar ze hebben het eigenlijk achteruit. In werkelijkheid zijn er voordat u nadenkt over prioriteiten drie factoren waarmee u rekening moet houden, omdat ze elk uw keuzes beperken over wat u vervolgens moet (en zelfs kunt) doen.
Dus als u zich overweldigd voelt en niet zeker weet waar u moet beginnen - zet uw "topprioriteit" -lijsten opzij, overweeg deze drie factoren en gebruik ze om u te helpen uw overtollige opties te sorteren in een beter beheersbare set van keuzes.
Beperking # 1: context
Als u niet op de juiste plaats bent, niet over het juiste gereedschap beschikt of niet voor de juiste persoon staat die nodig is om een actie uit te voeren, kunt u die actie niet uitvoeren. Denk er eens over na - ooit op het werk geweest, in een vergadering, en herinner je je plotseling dat je shampoo moet kopen? Tenzij u die vergadering verlaat, gebeurt er op dat moment geen 'shampoo kopen'. Het hoort thuis op een lijst met de naam "Boodschappen" voor als je onderweg bent. (Tenzij je bent zoals mijn man die denkt dat het leven van shampoo eeuwig kan worden verlengd door er water in te schieten en het te verdunnen als het bijna leeg is.)
Context zal altijd je eerste beperking zijn. Je kunt zeker je context veranderen, om op de juiste plaats, tool of persoon te komen om de actie te ondernemen die zojuist in je opkwam. Maar tenzij u dat doet, worden uw keuzes eerst door die factor beperkt.
De methode Getting Things Done van David Allen suggereert dat u uw takenlijst voornamelijk op context sorteert, zoals @Computer, @Home, @Errands. Dit bespaart tijd door te voorkomen dat u door keuzes sleept die u niet eens kunt maken - omdat u zich niet in de juiste context bevindt.
Beperking # 2: beschikbare tijd
De tweede factor die een rol speelt is hoeveel tijd je hebt. Als je een groot project hebt om aan te werken, maar je moet naar je volgende vergadering stuiteren of je kinderen over 10 minuten ophalen, is het waarschijnlijk geen goed gebruik van je moeite om ermee te beginnen. Het kan misschien zo lang duren voordat je er helemaal in bent voordat je het los moet maken.
Dus wanneer tijd een factor is, zoek dan naar keuzes die overeenkomen met uw beschikbare tijd. Misschien is het in die 10 minuten niet het beste om je inbox te controleren en een aantal e-mails half te lezen die je toch opnieuw moet lezen. Misschien profiteer je in plaats daarvan meer van naar buiten gaan en wat frisse lucht inademen, of dat snelle telefoontje doen waarvan je weet dat je iemand's voicemail krijgt.
Beperking # 3: bronnen
De derde factor om te overwegen is hoe je energie is. Ik weet niet hoe het met jou zit, maar vrijdagmiddag na een lange, drukke werkweek is het niet de tijd om in iets te duiken waar veel mentale bandbreedte voor nodig is. In plaats daarvan maak ik keuzes die overeenkomen met mijn mentale en fysieke energie. Om niet te zeggen dat er geen tijden zijn dat ik gewoon moet 'bokken' en er toch in moet komen, maar ik houd ervan om bewust te zijn van wat ik kies en dat te matchen met wanneer ik denk dat ik mijn beste zelf zal meenemen, wanneer dan ook Ik kan.
Prioriteiten trekken
We zeiden in het begin om 'prioriteit' opzij te zetten - maar nu komt dit terug. Hoewel context, beschikbare tijd en middelen uw keuzes beperken over welke taken u vervolgens moet aanpakken, zijn ze meestal nog niet voldoende om u te helpen beslissen welke u de meeste waarde zal opleveren. Dit is waar prioriteit schijnt - het wordt uw strategie.
Als je denkt dat beslissen op basis van prioriteit betekent dat je je leven moet hebben en moet werken 'helemaal door', dan zal ik het je gemakkelijker maken. Je hoeft alleen maar te weten waar je je voor hebt verplicht - volledig. Leg eerst in lijsten alles vast waarover u een overeenkomst hebt gesloten, zou kunnen of zou moeten hebben, persoonlijk en professioneel, zodat u erop vertrouwt dat u een beslissing neemt tegen de volledige inventaris van wat u hebt vastgelegd.
Stel vervolgens deze twee eenvoudige prioriteitsvragen:
Vaak zul je je realiseren dat de helft van de projecten en taken die je hebt aangenomen niet realistisch kunnen worden uitgevoerd in de tijd die je hebt, noch is het waardevol om ze nu aan te nemen, of weinig risico om ze in de toekomst te parkeren. Dit soort dingen staan op een 'Someday Misschien'-lijst voor mij. Ik heb het idee niet opgegeven - ik zeg alleen maar: "nu niet".
Probeer die twee vragen te stellen in de volgende e-mail die u vraagt om iets te doen. Of het volgende boek dat je jezelf vertelt dat je moet lezen. Of de volgende vergadering waaraan u wordt gevraagd. Het kan je misschien helpen om gemakkelijker door je keuzes te waden, wetende dat je maar zoveel kunt doen en dat je de beste keuzes maakt die je kunt maken.
