Ooit een van die dagen gehad waarop u na negen uren vol op kantoor nog steeds geen belangrijk item van uw takenlijst hebt verwijderd? Als u denkt dat u productief zou kunnen zijn - als u maar in een stille, afleidingsvrije werkruimte werkte en niet elke 30 seconden werd gebombardeerd door e-mails, telefoontjes en collega's die langs kwamen?
Maar dat is natuurlijk niet het geval. De meesten van ons jonge professionals zitten in kleine, rommelige hokjes, omringd door tientallen andere jonge professionals in kleine, rommelige hokjes en zitten vol met de voortdurende digitale afleiding van onze telefoons, computers en bramen.
Het is nauwelijks de beste omgeving om in te werken. Dus hoe kunnen we de afleidingen op kantoor wegnemen, ons vastbinden en dingen voor elkaar krijgen? Hier zijn zes eenvoudige oplossingen.
1. Ontkoppel uzelf van e-mail
Het feit dat u elke dag tonnen e-mail ontvangt, betekent niet dat u gebonden moet zijn aan uw Outlook (of Entourage of Gmail). Als u uw e-mail constant op het scherm heeft, kunt u zelfs minder productief zijn.
Eén eenvoudige wijziging: laat uw e-mail niet de hele dag op uw monitor staan. Schakel in plaats daarvan al uw meldingen uit en doe een gezamenlijke inspanning om alleen berichten op geplande tijden te controleren (ik controleer de mijne ongeveer één keer per uur). Als dit je nerveus maakt - als je baas een frequente e-mailer is of als je een klant hebt die echt onmiddellijke antwoorden nodig heeft - kun je aanpassen hoe Outlook je waarschuwt, zodat alleen de grote dingen je aandacht trekken.
2. Pak de telefoon niet op
Alleen omdat het overgaat, betekent niet dat je het moet beantwoorden. Als je een uur hebt gereserveerd om een rapport voor je baas te maken en je wordt gebeld door een onbekend nummer, laat het dan naar voicemail gaan. Tenzij u een oproep verwacht, is het niet de moeite waard om uw focus te onderbreken. Geloof me, als het belangrijk is, laat de beller een bericht achter en kun je altijd terugbellen.
Je bespaart jezelf ook van de stress dat je niet voorbereid bent op een telefoontje - als je al een uur nummers kraakt en een locatie belt over een late verzending, zul je meer van streek zijn als je nu opneemt dan als je stopt, opnieuw scherpstellen en later terugbellen nadat u die verzendinformatie heeft opgespoord.
3. Signaal naar uw collega's
De sociale sfeer is een van de beste dingen van werken op een kantoor, maar het is ook een van de meest afleidende. Een manier om dit tegen te gaan, is om een systeem met uw collega's op te zetten, zodat u allemaal weet wanneer u elkaar niet lastig moet vallen. Dit is gemakkelijk wanneer u een kantoordeur hebt die u kunt sluiten - maar als u dat niet doet, bedenkt u uw eigen signaal dat zegt: "Onderbreek me nu alstublieft niet."
Het kan zo simpel zijn als het opzetten van een hoofdtelefoon (zelfs als u niet naar muziek luistert) of uw favoriete bureau-accessoire boven op uw monitor plaatsen. Houd er rekening mee dat dit alleen werkt als u ook de hele dag beschikbaar bent - soms hebben mensen uw aandacht nodig.
4. Wees fysiek georganiseerd
Nu hoeft u niet per se uw bureau papiervrij te houden of uw mappen in kleur te coderen, maar als u georganiseerd bent - op welke manier dan ook voor u werkt - en u dingen kunt vinden, bent u productiever. (Mijn bureau kan eruit zien als een doos met post-it-notities die over de hele oppervlakte zijn geëxplodeerd, maar ik heb een systeem, ik zweer het!) Niemand verspilt 10 minuten aan zoeken naar de vergaderminuten van vorige week wanneer je zou moeten typen de agenda van deze week.
Dit is ook een plek waar technologie echt kan helpen. Ik vind het veel gemakkelijker om dingen digitaal in te dienen, dus ik maak een punt om alles te scannen en op te slaan op de gedeelde schijf van mijn bedrijf. Op die manier, als ik aan de telefoon ben met een klant en een contract moet controleren, kan ik het gewoon op mijn scherm trekken - het is niet nodig om haar in de wacht te zetten terwijl ik rechts in mijn kast aan het rooten ben map.
5. Laat je afleiden!
Mensen richten zich vaak op het elimineren van afleidingen zoals Facebook, online winkelsites en streaming media op de werkplek. Maar hoe graag je baas je ook zou willen zien buigen over je toetsenbord en die acht (of meer) uur per dag naar die spreadsheet staart, dat zal je niet productiever maken.
Uit een recent onderzoek is zelfs gebleken dat "surfen op het web vermoeide werknemers kan opfrissen en hun productiviteit kan verbeteren in vergelijking met andere activiteiten, zoals persoonlijk bellen, sms'en of e-mailen, laat staan dat ze überhaupt werken zonder enige rust".
Dus, ga je gang: besteed 15 minuten aan het inhalen van je Gawker-roddel, of blader door de nieuwkomers bij JCrew. De pauze maakt je des te productiever als je je aandacht weer op de taken richt.
6. Houd een werkdagboek bij
Tot slot, en vooral, zoek uit hoe u persoonlijk het beste werkt. Probeer alles op te schrijven wat u overdag doet en hoe lang het u kost - u zult waarschijnlijk verrast zijn.
Ik begon een werkdagboek bij te houden, zodat ik kon bijhouden hoeveel van mijn dag werd besteed aan administratieve taken en hoeveel er overbleef om aan langetermijnprojecten te besteden. Maar het heeft me ook mijn werkpatronen laten zien, bijvoorbeeld dat ik verreweg het meeste werk krijg dat ik 's middags heb gedaan. Erkennend hielp dit me om een beter schema op te stellen: nu werk ik laat in plaats van vroeg te komen en kan ik meestal veel meer productiviteit in mijn dag steken.
Het is niet altijd gemakkelijk om de afleiding af te weren, maar denk maar aan: hoe productiever je nu bent, hoe sneller je het kastelenland uitkomt en een kantoor binnengaat - waar je de deur kunt sluiten.
