Aangezien e-mail in de meeste kantoren de primaire vorm van communicatie is, kiezen we onze geschreven woorden niet altijd zo verstandig als zou moeten. Vooral als we snel door een volle inbox proberen te komen of berichten tussen vergaderingen op onze telefoons willen beantwoorden, is het gemakkelijk om vervelend, schurend of gewoon onbeleefd te zijn zonder het te beseffen. Met slechts een paar getypte woorden (of weggelaten) kan een snelle e-mail van een vriendelijk bericht naar een totale ramp gaan.
Nou, het is tijd voor een e-mailinterventie. Hier zijn enkele van de meest voorkomende blunders op de werkplek die we onbewust maken - en enkele quick-fix strategieën om ze in de toekomst te voorkomen.
1.
Heb je ooit een e-mailbericht ontvangen met alleen een onderwerp? Ik zag dat je aan de telefoon bent - bel me als je de kans krijgt of waar is je eindejaarsrapport? Ja - en je vond het waarschijnlijk onaangenaam, vervelend of beide. Vergeet niet, of u nu een medewerker of een manager bent, e-mailen en sms'en zijn niet hetzelfde - en dat zullen ze ook nooit zijn. En een e-mail met een onderwerp dat als een tekst is geschreven, stuurt altijd hetzelfde bericht: je bent mijn tijd niet waard.
Snelle oplossing: we hebben allemaal gekke dagen op kantoor, wanneer je gewoon contact moet leggen met een collega of direct rapport zonder een roman te schrijven. Dus niet doen. Gebruik een onderwerp van één of twee woorden zoals Vergadering of Maandaf met een korte regel of twee in uw bericht:
Deze aanpak zal altijd en voor altijd de extra 15 seconden van je tijd waard zijn.
2.
Wanneer u een belangrijk project of rapport heeft dat u via e-mail bespreekt, kunt u volledige woorden in hoofdletters spellen ( ik heb uw handtekening VANDAAG NODIG NODIG ) en volledige zinnen markeren, vet maken of onderstrepen aan je collega's.
Ik heb ooit gewerkt met iemand die me e-mails zou sturen met de BEHOEFTEN GOEDKEURING in rood en alle hoofdletters in haar berichten, of met volledige paragrafen gemarkeerd in geel. Ze probeerde informatief te zijn en belangrijke details op te roepen, maar haar aanpak kwam als overdreven schurend.
Snelle oplossing: gebruik vetgedrukte of cursieve koppen of opsommingstekens om de belangrijke projecten of punten die u maakt op te roepen - en houd de opmaak in een paar woorden, niet in hele alinea's. Als u zich zorgen maakt, kan uw lezer een e-mail scannen en urgente items missen, zorg ervoor dat u een informatief e-mailonderwerp gebruikt, zoals Projecten die moeten worden goedgekeurd aan het einde van de dag. Zorg er ten slotte voor dat u uw e-mails snel en beknopt houdt, waardoor het waarschijnlijker wordt dat de ontvanger alle benodigde informatie krijgt.
3.
Wanneer u een collega een e-mail stuurt met een nuttige hint of een detail dat in een vorig bericht over het hoofd werd gezien, waarbij u op "allen beantwoorden" tikt kan vriendelijke input of advies overkomen als neerbuigend of competitief, vooral wanneer de manager van de persoon is ingeschakeld. (Het kopiëren van iemands baas op e-mail met een correctie is in principe hetzelfde als haar constructieve kritiek geven terwijl haar baas daar staat - het wordt door niemand gewaardeerd.)
Snelle oplossing: als u een suggestie heeft voor de afzender, e-mail haar dan rechtstreeks, idealiter op een andere thread, zodat er geen risico is dat u per ongeluk op "allen beantwoorden" drukt. Beter nog, pak de telefoon! Een snel telefoontje maakt het gemakkelijk om de details op te ruimen - zonder het risico iemand te beledigen.
4.
Ik weet het, als je haast hebt voor tijd en je inbox doorloopt, kan het een onnodige stap lijken om te typen Bedankt, je naam , vooral als je e-mailhandtekening er is. Nou, doe het toch. Het beëindigen van een e-mail zonder uw naam lijkt op het weglopen van een gesprek zonder afscheid te nemen. Je ziet er gehaast en slordig uit en het is onbeleefd.
Snelle oplossing: voeg bedankt en uw naam toe aan uw merkhandtekening en stel deze in om uw e-mail automatisch in te vullen wanneer u op verzenden drukt. Afmelden op een vriendelijke, professionele manier zal elke keer worden gedaan - zonder dat u iets hoeft te doen.
5.
Als u e-mails verzendt waarvan u niet wilt dat uw manager deze ziet, kunt u een professionele binding krijgen als de e-mail wordt doorgestuurd. En ja, dat zou vanzelfsprekend moeten zijn, maar het gebeurt nog altijd. Een vriend van mij werkte met een vrouw die in een e-mailketen over haar klaagde, en raad eens? Die e-mail kwam uiteindelijk in haar inbox terecht.
Onthoud ook dat bedrijfse-mail eigendom is van het bedrijf en als eerlijk spel wordt beschouwd als Human Resources besluit dat ze toegang tot uw account nodig hebben. Openhartig advies aan een collega, klachten over uw collega's of details over uw weekendplannen mogen nooit uw outbox verlaten.
Snelle oplossing: wees de volmaakte professional en doe alsof je baas op de hoogte is van elke e-mail die je verzendt. Einde verhaal.
