Of je nu indruk wilt maken op je nieuwe baas of op zoek wilt naar een promotie, het kan moeilijk zijn om nee te zeggen tegen meer werk. U wilt tenslotte dat iedereen uw hardwerkende, uitdagende, aanvallende houding ziet. Helaas heeft elk nieuw project dat je wilt aannemen een dreigende deadline - en voor je het weet, kun je nauwelijks je hoofd boven water houden.
Als je het gevoel hebt dat projecten door de kieren beginnen te glippen of je gewoon je best niet kunt doen omdat je te dun bent, neem dan even de tijd om de situatie aan te pakken voordat je takenlijst het beste van je krijgt. Hier zijn een paar manieren om een overweldigende werklast aan te pakken en weer op het goede spoor te komen.
1. Maak een schema
Houd een hoofdschema bij van al je laatste deadlines door een kalender op iCal of Google Agenda in te stellen of een leuke planner te gebruiken (ik ben dol op de opstelling van de wekelijkse notitieboeken van Moleskine). Als u alles op één plek ziet, kunt u uw tijd prioriteren, omdat u precies weet wat er gaat gebeuren, dagen en weken van tevoren.
Maar stop daar niet - de truc om uw tijd te organiseren is om uw projecten op te splitsen in minidoelen die gemakkelijker te bereiken zijn. Kleine, haalbare doelen helpen je om moeilijke projecten te doorbreken en op koers te blijven.
Als u bijvoorbeeld een groot werkevenement plant, moet u een aantal groepen coördineren, zowel binnen als buiten het kantoor. In plaats van een grote deadline op de datum van het evenement in te stellen, plant u deze in kleinere taken tijdens de weken voorafgaand aan het evenement, zoals ervoor zorgen dat uw cateraar uw menu heeft, de juiste personeelsbezetting afrondt, en rijs- en drukhand-outs afhandelt. Als je deze mini-doelen onderweg ontmoet, weet je zeker dat er tot het laatste moment niets is overgebleven.
2. Blijf alert
Het opstellen van je hoofdschema is slechts het halve werk - de andere helft gebruikt het eigenlijk. Als je niet de gewoonte hebt om je agenda dagelijks te controleren, heb je misschien een duwtje in de goede richting nodig, dus stel nadat je deadlines voor jezelf hebt ingesteld ook een aantal waarschuwingen in. Een pop-up op uw computer of telefoon kan een snelle herinnering zijn aan wat eraan komt (bekijk apps zoals 2Do, Wunderlist en Todoist), of, als u een papieren planner gebruikt, visuele waarschuwingen instellen met Post-Its om u eraan te herinneren van wat er de komende week gebeurt.
Deze waarschuwingen kunnen controlepunten voor grote deadlines omvatten (bijvoorbeeld halverwege de vervaldatum van uw project, u kunt een alarm instellen om ervoor te zorgen dat u uw supervisor vraagt om een concept van uw rapport te bekijken) of alleen algemene dagelijkse herinneringen (bijvoorbeeld waarschuwingen instellen voor maandag en woensdag, zodat u zeker weet dat u op schema bent voordat u aan het einde van de werkweek geen tijd heeft).
3. Organiseer het
Wanneer je tegelijkertijd aan meerdere projecten werkt, kan je inbox snel exploderen in een overweldigende hoeveelheid informatie. En hoewel je de stroom van binnenkomende e-mails niet kunt stoppen, kun je je opdrachten op zijn minst georganiseerd en gescheiden houden.
Voeg mappen en kleurcodering toe aan uw inbox om u te helpen belangrijke informatie te vinden wanneer u deze nodig hebt. Maak bijvoorbeeld een afzonderlijke map voor elke specifieke opdracht waaraan u werkt, waarmee u eenvoudig kunt zoeken naar gesprekken of bestanden die u nodig hebt.
Om nog een stap verder te gaan, kunt u zelfs een regel instellen in Outlook om e-mail te verzenden vanaf bepaalde adressen of met bepaalde zinnen in de onderwerpregel naar de opgegeven mappen die u hebt gemaakt. Gmail doet hetzelfde als u een filter instelt. Met beide methoden kunt u uw Postvak IN voorsorteren, zodat u geen waardevolle tijd hoeft te besteden aan het doorzoeken van de rommel!
4. Haal kleine dingen uit de weg
Heeft u de leiding over repetitieve rapporten of spreadsheets die wekelijks of maandelijks moeten worden uitgegeven? Om uzelf tijd en energie te besparen (en waardevolle ruimte vrij te maken op uw al overvolle takenlijst), maakt u een sjabloon voor elk rapport, in plaats van elke keer opnieuw te beginnen.
Ontvangt u voortdurend e-mails met soortgelijke vragen? Maak standaardantwoorden in Gmail of bewaar een Word-document op uw bureaublad met antwoorden voor veelvoorkomende problemen (bijvoorbeeld hoe u uw FTP-site kunt gebruiken, met wie u contact kunt opnemen voor klantenservice of de datums voor aankomende beurzen). Als u iets hebt dat u gemakkelijk kunt knippen en plakken, is het beantwoorden van routinemail minder tijdrovend.
Door de kleine dingen vroeg te doen en het zo gestroomlijnd mogelijk te maken, heb je meer ruimte om aan complexe projecten te werken.
5. Blijf op de hoogte
Maak een paar minuten vrij voordat je 's avonds vertrekt om terug te kijken naar je schema en het bij te werken met je dagelijkse voortgang (zelfs alleen dit wekelijks doen is een grote hulp!). Heb je een taak niet helemaal volbracht? Verplaats het naar de volgende dag of het volgende tijdsblok dat u hebt gepland voor dat specifieke project. Het helpt ook om elke dag (of zelfs maar één keer per week) wat vrije tijd te plannen, waardoor je flexibeler kunt zijn als je een minidoel niet haalt en je schema moet herschikken.
Als je elke dag in de gaten houdt wat je voor elkaar krijgt, kun je niet alleen overweldigd raken, maar ook hoeveel tijd je echt nodig hebt voor een bepaald project of een bepaalde taak. En wetende dat, zult u precies identificeren hoeveel u in de toekomst kunt opnemen!
6. Praten over delen
Als je begint te beseffen dat sommige van je minidoelen niet worden gehaald omdat er niet genoeg tijd is, omdat andere projecten prioriteit krijgen, of omdat nieuwe verantwoordelijkheden op je bureau blijven liggen, is het misschien tijd om met je te praten supervisor over het herverdelen van een deel van uw werk.
Dit is nog een reden waarom een gedetailleerd schema van uw projecten per dag en week is gepland, van cruciaal belang: als u een duidelijk idee hebt van wat er moet gebeuren en in welk tijdsbestek, kan uw baas gemakkelijk zien wat er op uw bord staat. Vervolgens kunt u samen bepalen wat het belangrijkste is om op uw onmiddellijke takenlijst te blijven en wat naar iemand anders kan worden teruggeschoven of gedelegeerd.
Ja, het kan moeilijk zijn om los te laten, maar het is altijd belangrijker om de werklast met de rest van je team te delen en je deadlines te halen dan te proberen te bewijzen dat je alles aankan en er niet helemaal bent.
Eindelijk, als je begint te voelen alsof je het verliest, haal diep adem. Vergeet niet dat controle alles draait om jezelf georganiseerd houden en eerlijk zijn over wat je aankan.
