Als je jezelf niet kunt brengen om het kantoor te verlaten wanneer de klok elke dag 18:00 uur slaat, weet je hoe het is om altijd nog maar één ding te doen te hebben. Dat is natuurlijk beter dan met je duimen draaien totdat je eruit kunt snuiven in een rookwolk (cartoon-stijl, natuurlijk). Maar het kan ook een teken zijn dat je tijd ergens op de een of andere manier overdag beter had kunnen worden beheerd.
Hardwerkende, ambitieuze mensen zijn over het algemeen bezig met hoe ze hun dagen doorbrengen. Dat is iets waar freelancers, fulltime werknemers, artiesten, ondernemers - iedereen - echt mee eens kunnen zijn.
Wat als ik je zou vertellen dat er een handige kleine tool is genaamd Toggl die je kan helpen om nog nauwgezeter en efficiënter te zijn? Dit gratis programma is ontworpen om u meer duidelijkheid en inzicht te geven in het verloop van uw dag. Het belangrijkste doel is eenvoudig: om precies vast te leggen hoeveel minuten er worden besteed aan elke taak die u uitvoert. En dit is net zo eenvoudig als op "Start" en "Stop" drukken terwijl u werkt of het daadwerkelijke uurbereik invoert waarin u een bepaalde taak uitvoert.
De basisfuncties zijn gratis, wat betekent dat u tijd kunt opnemen voor taken terwijl u ze uitvoert, kunt bekijken hoe verschillende projecten het tegen elkaar opnemen en hoeveel tijd ze samen kosten. U kunt ook een wekelijks overzicht van uw workflow ontvangen. Beschikbaar in de browser, via desktop of op uw mobiele apparaat, kunt u met het programma alleen of in een team van maximaal vijf gratis werken. Het werkt net zo goed voor een groep als voor individuen - verschillende leden kunnen allemaal de uitsplitsing van hun individuele stukken van een project volgen.
Extra functies, zoals het toevoegen van meer teamleden, zullen je kosten, maar voor mijn doeleinden was de gratis versie prima.
Over mijn doeleinden gesproken, hier is hoe en waarom ik besloot het te gebruiken. Misschien helpt het u te bepalen of het de moeite waard is om zelf te kijken.
Wat ik wist voordat ik Toggl ging gebruiken
Op een basisniveau had ik een gevoel hoe mijn tijd werd besteed, en dat ik mijn verantwoordelijkheden kon opsplitsen in klein, middelgroot of groot in termen van energie en tijdverbruik. Ik maak mijn takenlijsten dienovereenkomstig, rekening houdend met of ik weet dat iets ongeveer 15 minuten of twee uur moet duren.
Ik weet ook welke gewoonten me in staat stellen productiever te zijn. Begin vroeg op de dag, door elke week tijd vrij te maken om een gedetailleerde takenlijst te maken en mezelf de flexibiliteit voor pauzes te geven, helpt me om energiek en aan het werk te blijven. Maar omdat ik een externe positie heb waarmee ik min of meer mijn eigen schema kan instellen, heb ik ook de flexibiliteit om langere pauzes te nemen en te werken (of niet werken) tijdens oneven uren.
Dus ik was geïnteresseerd in het gebruik van Toggl om te begrijpen hoe mijn verdeling van de tijd op de klok opliep, en om te zien of ik nog meer uit de dag kon halen. Dit zijn belangrijke onderscheidingen om te herkennen: ik begon het platform te gebruiken met een goede schatting van mijn motivatoren en doelen voor verbetering die ik al in gedachten had .
Wat ik heb geleerd na het gebruik van Toggl
Precies hoe lang elk project duurt
Als ik een concrete hoeveelheid tijd had om te verwijzen, voelde het alsof ik plotseling een prijskaartje aan elk project had gezet. En door dat tastbare aantal in perspectief te plaatsen, ben ik meer opzettelijk geworden over niet alleen hoe ik mijn tijd doorbreng, maar ook met welke projecten ik instem en waaraan ik inspanningen wil besteden.
Hier is een voorbeeld van hoe een takenlijst eruit kan zien:
Een tijdregistratieproject is een project op zich
Ik ben bereid te wedden dat je niet gewend bent om elke keer op een knop te drukken wanneer je een taak begint en beëindigt. Ik ook niet. Omdat ik niet aan het programma gewend was, zou ik vergeten te beginnen met volgen, tenzij ik mezelf herinneringen gaf. Toggl probeert het u zo gemakkelijk mogelijk te maken - de website is eenvoudig en biedt een functie voor herinnering tot spoor.
Door verschillende projectitems te maken (zoals schetsen, opstellen, bewerken en uploaden als afzonderlijke delen van het maken van een artikel, bijvoorbeeld), kon ik ook mentaal barrières tussen taken creëren - wat betekende dat ik niet langer van de ene naar de andere vloog een zombie op de automatische piloot.
Het is gemakkelijk om te vergeten of los te laten, dus als je serieus bent met het begrijpen van je productiviteitsgewoonten, moet je ook serieus zijn over het waarschuwen van de timer wanneer je aan een nieuwe taak begint.
Langzame dagen maken een enorm verschil
Ken je die ochtenden als je helemaal uitgerust wakker wordt? Je gaat niet elke dag alle groene lichten raken, maar Toggl helpt je te begrijpen hoeveel impact je energieniveau op je efficiëntie kan hebben. Wanneer ik bijvoorbeeld de Muse Inspiration-nieuwsbrief voor zondag opmaak en upload, kunnen twee shots van espresso het verschil betekenen tussen 30 minuten en een uur bouwen.
Er is meer tijd op de dag dan ik dacht
Vooral als een externe medewerker, ben ik zeker in het kamp dat als mijn geest niet volledig is gefocust op de taak die moet worden uitgevoerd, ik een pauze moet nemen of mijn energie moet verleggen totdat ik mijn volledige aandacht op het project kan vestigen. Maar dit betekende ook dat mijn dagen vroeg zouden beginnen en langer zouden duren dan een normale werkdag, omdat ik de flexibiliteit heb om ontspannen lunches te nemen, meanderende wandelingen te maken voor inspiratie of laat uitslapen, afhankelijk van mijn humeur.
Met Toggl kon ik de uitsplitsing van het grote beeld van mijn tijdgebruik in een bepaalde week visualiseren. En als ik keek naar hoe alles in orde kwam, stemde ik overeen met toen ik het beste en het snelst presteerde, en toen mijn gedachten vast zaten na te denken over alle mogelijkheden voor Grey's Anatomy van volgend seizoen (ja, het wordt nog uitgezonden). Hier is hoe het kennen van de cijfers me des te beter maakte in het strategisch plannen van de komende week:
Door naar het tijdverbruik van dezelfde taak op verschillende tijdstippen van de dag te kijken, kon ik me realiseren wanneer ik meer energie heb voor bepaalde activiteiten. Weet je nog dat ik je vertelde dat het bouwen van de wekelijkse nieuwsbrief minder tijd kostte nadat ik 's ochtends koffie had gedronken dan nadat ik de lunch had afgebroken? Wetende dat dit een paar uur per week heeft bespaard door meer ongecompliceerde taken achter te laten voor wanneer mijn geest zich nog steeds concentreert.
Evenzo, als ik naar het tijdverbruik van verschillende taken op hetzelfde tijdstip van de dag keek, kon ik erachter komen wanneer ik me op de dag het beste voelde om aan iets te werken. Als ik vroeg aan de zware taken begon, voelde ik me meer ontspannen (en minder schuldig) dan de dagen toen ik 's ochtends als eerste door mijn e-mails snelde om al het andere te bereiken.
Voordat ik Toggl vond, dacht ik dat werkgerelateerde stress een gegeven was - dat werken naar je volledige potentieel noodzakelijkerwijs betekent dat je op sommige dagen je uren doorwerkt of op andere een werklunch kiest. Iedereen die toegewijd is aan zijn of haar werk weet wat ik bedoel: uren in de winkel steken moet een concreet bewijs zijn van zinvolle inspanningen en toewijding aan de functie.
Maar wat ik uit dit experiment heb geleerd, is dat je jezelf wat tijd bespaart niet minder investeert in het werk. Als er iets is, laat dit zien dat u toegewijd bent om de resultaten zo efficiënt mogelijk naar huis te rijden.
Het bijhouden van uw tijdgebruik kan uw ogen volledig openen voor wat wel en niet voor u werkt. En als een sterkere troef voor uw bedrijf niet helpt om uw bloeddruk te laten zakken, dan zal zeker een paar uur speelruimte per week zeker zijn.
