Sommige presentaties zijn zo goed dat je het niet kunt helpen om aan te nemen dat die persoon gewoon een natuurtalent is. Dat zouden ze moeten zijn, toch? Voor de meeste mensen presenteren is immers een uitdaging voor de meeste mensen, maar toch zijn er mensen die het laten lijken alsof dit het gemakkelijkste ter wereld is.
Maar wil je het geheim van dat vertrouwen weten? Voorbereiding! Hoe moeiteloos je favoriete sprekers het ook lijken te zijn, ze waren allemaal nauwgezet in het maken van hun dia's, het noteren van grondige aantekeningen van de spreker en het oefenen van het 'weet je wat'.
Wil je indruk maken op je klant, je collega's of je baas de volgende keer dat je moet presenteren? Gebruik de onderstaande checklists om op koers te blijven en ervoor te zorgen dat je voorbereid bent.
Bouw uw presentatie
Mogelijk gebruikt u een oud PowerPoint-document opnieuw. Of misschien moet u er helemaal opnieuw een maken. Hoe dan ook, besteed vooraf tijd aan het maken van uw dia's. Plan een uur door te brengen met de presentatie, nog een uur met het voorbereiden van de sprekende notities en een derde uur met het ontwerp.
Als dat veel voelt, laten we het opsplitsen:
De omtrek
Onderzoek de daglicht vanuit je onderwerp. Als het een verkooppraatje is, krijg je de gegevens die je nodig hebt om naar huis te rijden. Als het voor een groter publiek is, maak dan een back-up van uw belangrijkste gesprekspunten met op onderzoek gebaseerde gegevens. Dit klinkt misschien als veel werk, maar een goed overzicht maakt je leven de komende dagen zoveel gemakkelijker.
De sprekende opmerkingen
Hier moet u uitzoeken welke soorten gesproken notities u nodig hebt. Sommige mensen hebben mogelijk korte herinneringen nodig om naar te verwijzen tijdens hun gesprek. Voor degenen onder u zoals ik, moet u misschien uw hele presentatie opschrijven. Geen van beide is verkeerd - maar hier moet u het zelf uitzoeken.
Het ontwerp
Presentatiedia's maken is een van die dingen die moeilijker lijken dan ze in werkelijkheid zijn. Zelfs als je geen oog hebt voor ontwerp, kun je het toch samenhangend maken door een kleurenschema te kiezen, sjablonen te gebruiken (zoals deze gratis van Google Drive) en het simpel te houden.
Nagel de logistiek
Moet u een vergaderruimte boeken? De techniek in de vergaderruimte uitzoeken? Mensen inschakelen? Weet je hoe lang het zou moeten duren? Moet je tijd overlaten voor vragen?
Doe jezelf een plezier en krijg nu antwoorden op al deze vragen.
Oh, en tips van experts, boek de kamer ook een dag van tevoren, zodat je in de echte omgeving kunt oefenen.
Kies je outfit
Dit klinkt misschien gek, maar dit helpt je om veel stress op de dag van je gesprek te voorkomen. Het hoeft niet formeel te zijn - vooral als uw kantoor dat niet is - maar het moet iets zijn waar u vertrouwen in heeft. Hoe minder keuzes u die ochtend moet maken, hoe meer u zich kunt concentreren op wat belangrijk is
Krijg feedback over uw dia's
Neem contact op met enkele van uw meest eerlijke, betrouwbare teamgenoten en vraag hen om feedback over zowel uw presentatie zelf als uw presentatiestijl.
Hier zijn een paar dingen die u zou kunnen (en zou moeten) vragen:
- Hoe zien deze dia's eruit?
- Stroomt de informatie goed?
- Zijn er grammaticale fouten?
- Is het te lang Te kort?
- Heb ik te snel gepraat?
- Is er een duidelijke afhaalmaaltijd?
- Mijn doel van deze presentatie is om over te brengen. Hoe kan ik dat duidelijker maken?
Onthoud: dit is een goede gelegenheid om jezelf te timen, precies te oefenen wat je wilt zeggen en zelfs een beetje humor in te voegen als je denkt dat het gepast is. Met uw collega's in de kamer krijgt u direct feedback over hoe u kunt verwachten dat uw publiek reageert.
Breng definitieve bewerkingen aan in uw dia's
Vanuit zowel een ontwerp- als een sprekend perspectief, heb je inmiddels een goede hoeveelheid feedback gekregen. Hoewel er nog veel werk te doen is, neem je de pen van een editor naar je diaserie en breng je de laatste wijzigingen aan.
En als ik definitief zeg, bedoel ik definitief . Hoe meer je je presentatie aanpast, hoe meer je jezelf zult verwarren wanneer het showtime is.
Oefen je talk (opnieuw)
Dit keer oefen je je gesprek onder de exacte omstandigheden die je het de volgende dag presenteert. Is het een webinar-achtige oproep? Test uw videoconferentiesoftware en strijk de technische knikken weg. Ren dan door je deck.
Als je deze checklist hebt gevolgd, zou je je oefenruimte al geboekt moeten hebben. Maak daar gebruik van en stel alles in wat je nodig hebt voor de volgende dag.
Geef jezelf een pauze
Misschien wilt u teruggaan naar uw normale taken om een beetje in te halen. Maar vergeet niet om jezelf wat tijd te gunnen om te ontspannen. Pak een koffie in de keuken of maak een wandeling rond het blok. Doe iets leuks voor jezelf, zelfs als je maar een paar minuten hebt. Je hebt tenslotte heel hard gewerkt aan je presentatie.
Lees de opmerkingen van uw spreker nog een laatste keer door
Je hebt veel werk verzet om deze dag te krijgen. Denk er niet te veel over na, maar geef uw aantekeningen nog een laatste blik voordat u presenteert. Als u gebieden heeft geïdentificeerd die u tijdens uw oefening bent tegengekomen, maak dan waar nodig aanvullende aantekeningen.
Ga vroeg naar de kamer
Als het mogelijk is, ga er vijf minuten eerder naar binnen om te beginnen met instellen en je op je gemak te voelen.
Wees niet te moeilijk voor jezelf
Zelfs de meest verzorgde presentaties hebben hun hik. Het kan een defecte internetverbinding zijn. Of misschien zal een grap niet landen zoals je had gehoopt. Probeer jezelf niet te veel in elkaar te slaan over deze dingen, vooral voordat ze zijn gebeurd. Geloof me, het overkomt zelfs de meest getalenteerde presentatoren.
Ik heb net veel geschetst, maar het goede nieuws is dat ik deze checklist heb gemaakt om erbij te horen.
Laten we wel wezen: presentaties geven is moeilijk. Maar omdat je je als een gek hebt voorbereid, ben je in een veel betere positie om hem het park uit te slaan. Het is misschien niet precies zoals gepland, maar dat komt niet omdat je niet alles hebt gedaan om alles op zijn plaats te zetten voor succes. Bovendien ben ik bereid te wedden dat je veel moeilijker voor jezelf zult zijn dan iedereen die naar je luistert - vooral omdat je al dit werk hebt gedaan om je klaar te maken.
