Je hebt een heel belangrijke vergadering op je werk - je geeft elk kwartaal een rapport, probeert een enorme klant te verkopen of praat met de grote baas. Dus begin je met het voorbereiden door het lezen van tips in het openbaar spreken. Dan herinner je je dat er geen fase op het werk is. Geen microfoon. Geen TED-logo. (Tenzij, OK, u werkt bij TED - wat u kunt doen door hier te klikken.)
In plaats daarvan ben jij het, met de SVP, in een kleine vergaderruimte zonder ramen en de geur van een oude appel die nog in de prullenbak ligt.
Het overgrote deel van het advies in het openbaar is gericht op het geven van een formele toespraak aan een grote menigte. Maar op het werk geef je waarschijnlijk projectstatusrapporten, budgetupdates, marketingplannen, een financiële analyse, verkooppraatjes voor kleine groepen en updates voor de baas van je baas.
Werkpresentaties zijn in de eerste plaats bedoeld om te informeren en te overtuigen, en niet om te entertainen en te inspireren. Ze worden gegeven aan kleine groepen, in een intieme setting, zittend (niet aan drukte in een auditorium, staand). Ze zijn vaak detail-gericht en data-intensief, met beweringen bewezen met feiten en minder afhankelijk van anekdotes. En ten slotte zijn ze geworteld in een duidelijke, logische structuur - in tegenstelling tot een uitvoering.
Wat betekent dit allemaal? Het betekent dat veel van de traditionele presentatiepresentatietips je echt uit de koers helpen. Dat betekent niet dat je de PowerPoint en het oogcontact moet weggooien, maar in plaats daarvan moet je inspelen op de behoeften van je (kleine) publiek. Hier is hoe dat te doen.
1. Leid niet met een grap
"Hé baas, heb je die gehoord over de priester en de rabbijn?"
Vergeet niet dat uw discussie met uw supervisor, klant of collega's niet uw openingsavond is bij The Improv. Dus, in plaats van grappen te schrijven, besteed je tijd aan het identificeren van de vraag die de andere persoon wil dat je beantwoordt. Schrijf je antwoord van tevoren op in de vorm van dia's.
Vleugel het dan niet. Als het belangrijk genoeg is om het te doen, is het belangrijk genoeg om het goed te doen. Schrijf een voice-over-script bij uw dia's. Dit script mag geen letterlijke kopie zijn van wat er in de presentatie staat; in plaats daarvan zou het een vertaling en een uitwerking moeten zijn.
Breng ten slotte van tevoren in kaart wat u wilt dat uw publiek doet aan het einde van de vergadering (nadat u hun vraag hebt beantwoord).
2. Maak geen overdreven eenvoudige dia's
Deze is controversieel. Je hebt waarschijnlijk (keer op keer) gehoord dat dia's eenvoudig moeten zijn - hoe eenvoudiger, hoe beter.
Uw manager en uw klanten willen echter geen eenvoud: ze willen duidelijkheid. Je dia's moeten duidelijk zijn, dat is veel nuttiger dan eenvoud, omwille van de eenvoud. Meestal vereist dit meer dan acht woorden en een foto. Misschien een grafiek en wat gegevens. Onthoud, als het voor intern gebruik is, kunt u de presentatie achteraf verzenden - des te meer reden om meer informatie op te nemen.
Zorg ervoor dat de dia's een enkele kernboodschap in de kop bevatten, met bewijs dat het hoofdidee ondersteunt. Gebruik een minimalistische presentatie-ontwerpstijl om het publiek te concentreren op uw antwoord op hun vraag - niet op hoe mooi uw deck is. (U kunt een sjabloon krijgen van Graphic River of SlideHeroes.)
Toon kwantitatieve gegevens en ander bewijs in eenvoudige en overzichtelijke grafieken. Lees meer over chartjunk en hoe u dit kunt elimineren. Neem voldoende tekst op zodat de presentatie vooraf kan worden gelezen en begrepen.
3. Obsesseer niet op levering
“Projecteer je stem.” “Maak oogcontact.” “Glimlach!” ”“ Pauzeer minstens 10 seconden voor dramatisch effect. ”“ Spreek ongewoon langzaam. ”“ Deel een echt emotioneel verhaal. ”“ Wees je bewust van je lichaamstaal . "" Gorgelen. "
Dit is geen slecht advies. Het mist alleen het doel qua relevantie.
Voordat je je inschrijft voor stemcoachingslessen om je dictie en projectie te verbeteren, probeer je deze vierstappenlijst te volgen:
Bepaal wie je publiek is
Profiel hen. Begrijp wie de besluitvormers zijn, hoe beslissingen worden genomen, hoe het publiek graag wordt gesproken, hoe ze informatie willen consumeren.
Bepaal waarom u tot hen spreekt
Bepaal de vraag waarvoor u een antwoord gaat ontwikkelen. Vaak is dit het presentatieonderwerp. Kader het onderwerp opnieuw in als een vraag die u zult beantwoorden. Met andere woorden, "marketingplan" vertaalt zich in: Hoe kunnen we de omzet volgend jaar met 25% laten groeien?
Bepaal wat uw antwoord op hun vraag zal zijn
Doe de analyse, het denken en het werk dat nodig is om een volledig antwoord te ontwikkelen.
Beslis hoe u dat antwoord het beste kunt communiceren
Obsessie over hoe je je denken structureert. Gebruik concepten zoals de Regel van Drie; Wederzijds exclusief, Collectively Ex exhaustive (MECE) en het Pyramid Principle om deze structuur te creëren en uw ideeën te organiseren.
Die grote presentaties op het werk - ze zijn een belangrijk onderdeel van uw zakelijke communicatievaardigheden. Werk hard om er goed in te worden en je carrière zal van start gaan. En ondertussen weet u wat u moet doen de volgende keer dat u tijdens een vergadering wordt gevraagd om te spreken.
