Je bent een harde werker. Je houdt ervan dingen op tijd en goed gedaan te doen. Voor u is het een kleine vraag.
Dus als iemand met wie u samenwerkt onafgewerkte rapporten of slordige stukken werk inlevert, worden uw versnellingen echt slechter.
Dat niet alleen, het beïnvloedt al het andere dat je doet. Die onvoldoende opdracht kan betekenen dat je een belangrijke deadline terugdringt, een klant boos maakt of het respect van de rest van het bedrijf verliest. Kortom, de rommel van deze persoon kost u, en iedereen om u heen, veel.
Iemand gaan zitten die werk van lage kwaliteit levert en hem aan het praten is, is niet de manier waarop de meeste mensen hun dagen doorbrengen. Maar het is belangrijk om respectvol en tijdig te doen, als je geeft om het succes van jou en je team.
Muse-loopbaancoach Eilis Wasserman benadrukt dat er “geen goede manier is om dit te doen.” Maar een vuistregel is dat “als je niet de supervisor bent en het van invloed is op je werk, het dan eerst aan je supervisor voorleggen” proberen het zelf aan te pakken. Als de feedback afkomstig is van een hogere, geeft het meer gewicht en kan het natuurlijker aanvoelen dan wanneer het afkomstig is van een collega van hetzelfde niveau. Bovendien, als uw supervisor ook uw collega beheert, zullen ze meer vertrouwd zijn met de werkethiek, geschiedenis en dagelijkse verantwoordelijkheden van de persoon en dus beter in staat zijn om een oplossing te bedenken.
Maar laten we zeggen dat u de supervisor bent en dat u wordt geconfronteerd met minder dan uitstekende prestaties van een medewerker, of dat u een medewerker bent die er niet op kan rekenen dat uw manager het werk voor u doet. Hier zijn enkele tips om dit gesprek gemakkelijk af te handelen.
Zet negatieve gevoelens opzij
Slordig werk krijgen kan zelfs de rustigste persoon irriteren, en dat is begrijpelijk. Misschien ben je al overspoeld en ga je hier nog een paar uur mee achteruit. Misschien zijn ze een aannemer en betaal je ze veel geld dat nu verloren is gegaan. Of misschien heb je hen keer op keer gevraagd om de aanwijzingen die voor hen zijn opgesteld te volgen, zonder resultaat.
Ongeacht hoe overstuur je bent, het is super belangrijk om je emoties te laten rusten voordat je de persoon erover confronteert. Maak een wandeling, stel een e-mail op die u niet verstuurt, wacht misschien een dag of twee - wat voor u ook werkt.
"Als het boos is, als het frustratie is, kom er dan vanaf", zegt Muse-carrièrecoach Steven Davis. Je wilt de kalme, coole en verzamelde professional tegenkomen die je kent. En bashen op de deur van de persoon zal niet alleen slecht over u nadenken - het zal hen gemakkelijk uitschakelen van naar u luisteren en uw feedback serieus nemen.
Ga niet uit van slechte bedoelingen
Het is mogelijk dat deze persoon geen idee heeft hoe hun acties u beïnvloeden. Geef ze het voordeel van de twijfel dat ze je niet actief proberen te irriteren of ondermijnen.
Misschien worden ze afgeleid door iets buiten het kantoor of in hun persoonlijke leven. Of "misschien zijn de taken die de persoon wordt gegeven te ver buiten hun mogelijkheden", zegt Davis. Of ze kunnen verslappen omdat ze gedemotiveerd zijn, of omdat ze ongelukkig zijn in hun werk, onder druk van iemand hogerop of niet geïnteresseerd in het werk zelf.
Of misschien weet deze persoon dat ze het verpesten, maar kiest hij ervoor om vooruit te gaan om zijn sporen af te leggen. "Soms willen ze niet ontoereikend lijken, hoewel de hoeveelheid werk die ze kregen eigenlijk te veel is, " suggereert Wasserman.
Overweeg of een van deze de oorzaak zou kunnen zijn voordat je zelf conclusies trekt (alsof het ze niet uitmaakt hoe moeilijk ze dingen voor je maken). "Vergeet niet om met vertrouwen te beginnen", zegt Wasserman. De enige manier om te weten wat er echt aan de hand is, is door een burgerlijk, productief gesprek te voeren.
Vroeg aanpakken (en privé)
"Het is beter om dit zo snel mogelijk aan te pakken, zodat toekomstig werk niet wordt beïnvloed en de werknemer kan beginnen met verbeteren", legt Wasserman uit.
Door het eerder in plaats van later aan te pakken, kunt u ook een meer informele chat hebben in plaats van een serieuze, langdurige discussie. De eerste keer dat het gebeurt, legt Davis uit, kun je gewoon inchecken om te zien of ze wisten wat ze hadden gedaan - misschien waren die spelfouten of onjuist opgemaakte spreadsheets echt een fout, en ze zullen het zelf corrigeren in de toekomst. Maar "als ze dat niet doen, is twee keer een keer te veel", zegt hij. Als eenmaal duidelijk is dat dit geen eenmalige toeval is, maar een groter prestatieprobleem, wil je ze waarschijnlijk privé opzij zetten om erover te praten.
Denk na over de geschiedenis van de persoon
Ter voorbereiding op uw zitten is het belangrijk om wat context te verzamelen.
Denk na over de prestaties van deze medewerker in het verleden. Sturen ze doorgaans eersteklas werk in, of is dit eerder gebeurd (en hoe vaak)? Is het een langzame achteruitgang in kwaliteit geweest, of is dit een complete 180 van wat ze meestal opleveren? Hoe je een grote puinhoop aanpakt, vereist een veel andere aanpak dan hoe je iemand aanpakt die al enige tijd teleurstellend is.
Ook, is er een trend die je kunt trekken in termen van het soort werk waarmee ze lijken te worstelen, of is het behoorlijk consistent, ongeacht de opdracht?
"Prestatie is echt een combinatie van iemands vermogen en hoe gemotiveerd ze zijn", legt Davis uit. Dus historische gegevens kunnen een goede indicatie zijn of hun vermogen of motivatie (of iets anders) hen tegenhoudt.
Tot slot, wat is de persoonlijkheid van deze persoon? Staan ze meestal open voor opbouwende kritiek, of hebben ze de neiging om defensief te worden als ze opzij worden getrokken? Als je weet hoe ze eerder feedback hebben verwerkt, kun je je strategie bepalen. “Identificeer het DNA van de persoon. Dat is hoe je mensen beïnvloedt. Want wat aan Steven werkt, gaat misschien niet aan Alyse werken, 'zegt Davis.
Overweeg je eigen rol
Als jij de baas van deze persoon bent, is het jouw taak om hen te ondersteunen en naar succes te leiden - dus als zij het moeilijk hebben, vraag jezelf dan af of er iets is dat jij ook anders zou kunnen doen. Door de mogelijkheden te bekijken, kun je uitzoeken of het een jij- probleem is, een zij- probleem of een beetje van beide (helaas de meest voorkomende uitkomst).
U kunt bijvoorbeeld hoge verwachtingen hebben waar uw team zich niet van bewust is. "Sommige professionals kunnen perfectionisten zijn of hun eigen persoonlijke normen opleggen aan het werk van anderen en beschouwen werk als slordig, hoewel dat misschien niet echt het geval is", zegt Wasserman. Dus hoewel iets er ongepolijst uitziet, kan het in de ogen van uw medewerker lijken.
Over het geheel genomen, zegt Davis, is het echt belangrijk voor iedereen om te begrijpen wat jouw verwachtingen zijn. Als deze persoon slecht presteert omdat je aanwijzingen niet duidelijk waren, moet je hem precies herhalen wat je van hem zoekt. Als de redenen waarom ze problemen hebben meer te maken hebben met hun gebrek aan ondersteuning of vaardigheden om het werk te doen, dan moeten uw verwachtingen en niveau van begeleiding mogelijk worden aangepast voor toekomstige opdrachten.
Stel doordachte vragen
Wanneer je elkaar ontmoet, wil je een beetje onderzoeken om de situatie uit te diepen - wat er aan de hand is, wat ze begrijpen over hun prestaties, waarom ze de beslissingen nemen die ze nemen en waar hun verwachtingen voor zijn het project.
"Ik zou beginnen met alleen maar te vragen hoe de werknemer zich voelt over hun vooruitgang en hun werk" om de bal aan het rollen te krijgen, zegt Wasserman. Door hen het gesprek te laten leiden, legt ze uit, kunnen ze ook tot hun eigen conclusie komen dat er iets niet helemaal klopt.
Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen:
Of,
Let in feite op en toon interesse in wat de persoon u vertelt in antwoord op deze vragen. “Misschien hebben ze andere middelen nodig, andere mensen om hen te helpen. Ze kunnen mogelijk het gevoel hebben dat ze worden genegeerd, of ze hebben geen steun ”, zegt Davis. Door te laten zien dat je hun antwoorden serieus neemt, voelen ze zich meer op hun gemak bij het openen en het nemen van feedback - nu en later.
Geef voorbeelden (maar vermijd beschuldiging)
Het is mogelijk dat ze echt geen antwoord hebben waarom hun werk niet aan de verwachtingen voldoet, of geen problemen zien met het werk dat ze inleveren.
In dat geval wil je met 'relevante voorbeelden komen waar je op kunt wijzen in plaats van vaag te zijn', zegt Wasserman. Wat is er precies mis met wat ze hebben gedaan en hoe zou het er eigenlijk uit moeten zien? En waarom moet het er zo uitzien?
Als wat zij doen invloed heeft op anderen (behalve jij), wil je dat vermelden - zij het voorzichtig - ook. “Na het aanpakken van de slordigheid beseft de werknemer soms niet het belang of de ernst van zijn fouten. Zonder beschuldigend te zijn, zou je de werknemer kunnen laten zien hoe dit soort slecht werk anderen in het bedrijf en het imago van het bedrijf in het algemeen beïnvloedt, ”legt Wasserman uit. Om dit effectief te doen, wil je vermijden dat je 'agressieve, beschuldigende taal gebruikt of in eerste instantie directe schuld toewijst', voegt ze eraan toe. In plaats van te zeggen: "Je hebt het verknald", wil je uitleggen: "Dit is hoe je creëert."
(Zeg ook niet dat hun werk 'slordig' is - het woord zelf kan negatief worden geïnterpreteerd aan de ontvangende kant, vooral als de persoon zijn output niet als een gevolg van luiheid of onzorgvuldigheid ervaart.)
Herinner hen er ten slotte aan dat u om hun groei en succes geeft. Je weet dat deze persoon waarschijnlijk hogerop wil komen in hun rol - dus maak duidelijk dat het volgen van je wijzigingen hen zal helpen daar te komen.
Laten we dit allemaal in praktijk brengen. Stel dat uw directe rapport steeds haastig ogende documenten inlevert, waardoor u ze opnieuw moet doen voordat u ze bij een klant indient. Je zou het volgende kunnen zeggen:
Het is mogelijk dat alleen al dit praten voldoende is om de persoon weer op het juiste spoor te krijgen - een trap in de kont kan wonderen doen voor iemand die uitrolt. Maar zelfs als het vereist dat je sommige van de manieren waarop je samenwerkt, moet herwerken, zul je allebei sterker worden.
Houd hun voortgang in de gaten
Wasserman benadrukt dat zelfs nadat je hebt gepraat en een plan hebt bedacht, je de voortgang moet volgen en van tijd tot tijd moet inchecken - feedback geven, je strategie aanpassen en oplossingen aanbieden. Wat nog belangrijker is, als hun slordigheid aanhoudt, moet je duidelijk maken dat er consequenties zijn voor hun acties - of dat nu op een plan voor prestatieverbetering wordt gezet of loslaat.
Maar geef ze ook de kans om zichzelf te bewijzen. Als ze onmiddellijk op kleine schaal verbetering beginnen te vertonen, erken dat. Complimenten en positieve bekrachtiging zullen de persoon alleen maar aanmoedigen om het goede werk voort te zetten - wat uw werk zoveel gemakkelijker maakt.
