"Controleer niet altijd je e-mail!"
Je hebt het eerder gehoord en je zult het opnieuw horen als een manier om je productiviteit te verbeteren en te voorkomen dat je slaaf bent van je inbox.
Maar dat is natuurlijk veel gemakkelijker gezegd dan gedaan. Velen van ons ontvangen honderden e-mails per dag (zelfs een uur!), Waardoor het steeds moeilijker wordt om te reageren op een specifiek uur van de dag.
De wetenschap ondersteunt nu echter het idee dat je echt van je e-mailaccount af moet om productiever te zijn in alles wat je doet. In een recent stuk voor The New York Times besprak Daniel J. Levitin, professor aan de McGill University, zijn werk met medewerker Vinod Menon. De twee ontdekten dat als gevolg van de circuits van de hersenen, mensen voortdurend schakelen tussen twee staten van bewustzijn: taakpositief zijn (actief focussen op een taak bij de hand) of taaknegatief (rondzwerven of dagdromen). Als u te snel tussen deze twee netwerken "zaagt", kunnen uw hersenen zich duizelig voelen en niet in staat zijn zich aan een van beide toestanden te binden. En wanneer ben je het meest waarschijnlijk in deze verwarde tussentijd? Wanneer u op sociale media bent of op internet surft.
Interessanter is dat de twee ontdekten dat de wetenschap het oude advies ondersteunt: je krijgt echt niet veel gedaan als je de hele tijd e-mail controleert. Waarom? Omdat de afleiding je vermogen onderdrukt om echt aan te scherpen in de ene gemoedstoestand of de andere.
Levitin schrijft: “Een e-mail waarvan je weet dat die daar zit, ongelezen, kan aandachtsbronnen ondermijnen terwijl je hersenen eraan blijven denken en je afleiden van wat je doet. Wat zit er in? Van wie is het? Is het goed nieuws of slecht nieuws? Het is beter om je e-mailprogramma uit te laten dan die constante ping te horen en te weten dat je berichten negeert. "
Wat is de oplossing van Levitin en Menon voor het beantwoorden van e-mail, maar laat het je leven niet overnemen? Behandel het als elk ander individueel project of taak, en gereserveerd specifieke tijd voor e-mails in uw dag. En als dat moeilijk klinkt (e-mailverslaafden verenigen zich!), Hier zijn een paar eenvoudige manieren om jezelf uit je inbox te halen en een echte antwoordtijd voor e-mail in te plannen.
1. Schakel de pushmeldingen uit
Zoals Levitin in zijn artikel liet doorschemeren, kunnen pushmeldingen op je telefoon je angst om e-mails onbeantwoord te laten (je hoort immers dat ping om de vijf seconden afleiden) enorm verhogen. Dus neem de controle terug. Schakel uw pushmeldingen uit en controleer uw e-mail alleen wanneer u er tijd voor wilt vrijmaken.
2. Schakel e-mail uit
Als u nog steeds e-mail controleert op uw telefoon, schakelt u uw e-mailaccounts helemaal uit, zodat u niet in de verleiding komt om een kijkje te nemen tussen vergaderingen of tijdens zakelijke lunches.
3. Blokkeer tijd
Net als elk ander project of reguliere vergadering, blokkeert u elke dag tijd om e-mail zonder onderbreking te beantwoorden. Plaats het in uw agenda en houd u elke dag aan de tijd die u hebt gewijd aan het beantwoorden van e-mails.
Voer bovendien een routine uit voor uw e-mailtijd en bereid u voor zoals u zou doen voor een vergadering of een project. Tabbladen en documenten sluiten voor ander project. Steek je oortelefoons in en luister naar een specifieke afspeellijst met e-mailbeantwoording. Zorg ervoor dat je je stappen elke keer herhaalt.
4. Installeer beheer-apps
Zodra u uw normale e-mailtijd hebt gepland, zorgt u ervoor dat deze zo productief en efficiënt mogelijk is. Installeer apps zoals Mailbox (waardoor uw inbox veel gebruiksvriendelijker wordt) of The Email Game (dat u uitdaagt om uw onbeantwoorde e-mails zo snel mogelijk te doorlopen). Hoe efficiënter u wordt, hoe meer u uw tijd kunt maximaliseren.
Bang dat mensen je zullen irriteren omdat ze niet 24/7 per e-mail beschikbaar zijn? Als ze zien hoe productief je bent, maakt het waarschijnlijk niet zoveel uit. En als al het andere faalt, vertel ze gewoon dat het wetenschap is.
