Dus je hebt nogal onderschat hoe lang dat nieuwe project eigenlijk zou duren. Of je voelde je onder druk gezet om te veel te committeren en hebt nu veel te veel te doen voor vrijdag. Ongeacht de situatie heb je de wiskunde gedaan - en er zijn gewoon niet genoeg uren op de dag om alles op tijd af te krijgen.
Gelukkig zijn we er allemaal geweest. In veel situaties zullen mensen je dus wat extra tijd willen gunnen. Natuurlijk wilt u er zeker van zijn dat u de juiste manier vraagt. Wat u zegt, kan het verschil maken in hoe de persoon reageert en hoe dit uw toekomstige verantwoordelijkheden en opdrachten zal beïnvloeden.
Houd deze do's en don'ts in gedachten terwijl u probeert uzelf wat ademruimte te geven terwijl u uw reputatie intact houdt.
Zie het niet als een gegeven
Ja, er zijn situaties waarin een paar dagen hier of daar echt niets uitmaken. Maar er zijn ook momenten waarop te laat rampzalig kan zijn. Alsof je een deadline mist die nodig is voor de financiering. Of een late sollicitatie indienen bij een bedrijf dat weigert om trage inzendingen te beoordelen. Of als je achterloopt bij fase één van een project en de mensen die belast zijn met fase twee hun werk niet kunnen doen in de tussentijd. In deze gevallen zal de persoon waarmee u samenwerkt, eenvoudig contact opnemen met "Ik loop achter en kan echt een paar dagen extra gebruiken".
Dus, hoe weet je wanneer een extensie geen verschil zou maken als wanneer je beter af bent, helemaal niet te vragen? Stuur een testballon. Vraag voordat je gaat kijken of je extra tijd kunt hebben: "Is er flexibiliteit met deadlines voor dit project?" Of je zou iets kunnen proberen als: "Ik schreef 15 augustus op mijn kalender, kun je me eraan herinneren of dat een harde deadline is of als we ons meestal op het midden van de maand richten? '
Dit soort uitspraken geven iedereen een uitweg. Als de exacte datums er niet toe doen, weet u en voelt u zich prettiger bij het volgen en vragen om meer tijd. Als er aan de andere kant geen flexibiliteit is, zal uw klant - of baas of personeelsmanager u dit vertellen. In dat geval is uw volgende stap of u uw takenlijst opnieuw wilt bezoeken en kijken of u iets anders kunt pushen.
Stel een redelijke (nieuwe) deadline in
Je hebt gewoon een extra dag nodig, dus je e-mailt en vraagt om 24 uur. Die 24 uur gaan voorbij en je realiseert je dat als je nog een extra dag had, je het veel beter zou kunnen maken, dus je vraagt om nog eens 24. En dan doe je dat nog een keer - maar alles verteld dat je werk slechts drie dagen te laat is en nu het is uitzonderlijk, dus het is allemaal goed.
Ten eerste maakt deze benadering geen goede indruk. Ten eerste, in plaats van één keer om een pauze te vragen, geeft u de andere persoon letterlijk een dagelijkse herinnering dat u uw werk niet op tijd hebt voltooid. Ten tweede, elke keer dat u dat verzoek verzendt, vraagt u ook iemand om een extra e-mail te ontvangen en te verzenden - en u weet hoe mensen daarvan houden! Ten derde, en vooral, er is een goede kans dat uw werk die deadline om een reden had. Ze zijn zelden volledig willekeurig.
Dus als u in eerste instantie om meer tijd vraagt, stel dan een haalbare nieuwe datum voor. Als je een gekke week hebt, vraag dan niet om je deadline op een dag te verlengen; vraag of het mogelijk zou zijn om het naar de volgende week te duwen. Als, volgens bovenstaande, de nieuwe datum voor iemand niet werkt, zal ze het je vertellen. Maar net als het onderhandelen over iets anders, als je uiteindelijk in het midden bijeenkomt (zeg dat ze zegt dat je tot vrijdag hebt - uiterlijk), heb je nog steeds meer ademruimte dan als je jezelf op een dag zou geven.
Oh, en die herziene deadline? Doe er alles aan om het te halen.
Wacht niet tot het laatste moment
Je besluit jezelf het ongemakkelijke gesprek te besparen en het helemaal niet te vragen. Immers, als uw eerste vergadering vroeg eindigt en uw tweede vergadering willekeurig wordt geannuleerd, en u trekt een nachtje door, voilà! Het project zal op tijd worden afgerond.
Maar als je die extra uren niet vindt - of als je achter je bureau in slaap valt - zit je in de problemen. Omdat zelfs als je werk niet tijdgevoelig is, het er serieus onprofessioneel uitziet om meer tijd te vragen vlak voordat er iets komt. Dan ben je nog bezig met het overwegen van drastische maatregelen, van het doorlopen van een hele presentatie tot ziek roepen.
Op dit punt moet u de relatie meten. Als het je baas is of iemand met wie je een positieve staat van dienst hebt, zou je kunnen toegeven dat je te veel hebt aangenomen en zeggen: “Helaas sta ik nog steeds in de beginfase van het opstellen van het document. Wil je zien wat ik heb of wil je liever dat ik op een later tijdstip terugkom met een gepolijste versie? ”(Wees ook niet verbaasd als er op enig moment een vervolgdiscussie is over hoe je beheer van uw werklast.)
Als het de eerste keer is dat je met iemand werkt, kan het vragen van een verlenging de ochtend van een zeer negatief precedent scheppen. In dit geval kunt u het beste een vroege versie verzenden en zeggen dat u een prototype maakt en hoopt op feedback, of triage en de best mogelijke inspanningen samenbrengen in de resterende tijd.
Neem stappen om te voorkomen dat het opnieuw gebeurt
U vroeg dus om een verlenging en kreeg er een. Al met al was het niet zo moeilijk. Maar in tegenstelling tot zoveel moeilijke gesprekken in je carrière die gemakkelijker worden wanneer je ze hebt, is dit niet iets dat je wilt herhalen.
Dus als je het gevoel hebt dat je geconfronteerd wordt met een onoverkomelijk werk, probeer dan terug te gaan naar de bron. Als het een baas, klant of collega is, gebruik dan een van deze scripts van Muse-columniste Alexandra Franzen om te zeggen: 'Help! Ik ben aan het verdrinken in werk. ”Als je zelfstandige bent, overweeg dan om een beetje terug te schalen en dan meer werk toe te voegen zodra je je agenda beter beheerst.
