U ziet de problemen op uw kantoor - de processen die kunnen worden verbeterd, het beleid dat moet worden gewijzigd, de kleine ergernissen die na verloop van tijd grote ergernissen worden - en u wilt dat ze worden opgelost. Maar hoe vaak je ook klaagt, er gebeurt niets. Uw bezwaren vallen op dove oren en dingen blijven hetzelfde - zoals ze altijd zijn geweest.
Klinkt bekend?
Nou, tijdens mijn jaren als teamgenoot en manager ben ik het klankbord geweest voor (OK, en misschien af en toe een bron van) klachten op mijn kantoor, en ik heb geleerd dat er een goede en verkeerde manier is om te klagen . Op één manier krijg je het label als een zeurpiet en op een manier krijg je echt wat je wilt. Dus, de volgende keer dat je iets hebt om over te klagen, zijn hier mijn tips voor het laatste.
Overweeg het tegenovergestelde gezichtspunt
Neem even de tijd om het tegenovergestelde standpunt te overwegen voordat je een klacht laat wegglippen. Bevriest het kantoor altijd? Nou, de facilitair directeur denkt waarschijnlijk dat het beter is om aan de koude kant te zijn, waar werknemers een trui kunnen aantrekken, dan aan de warmere kant, waar alle werknemers kunnen doen, nou ja, zweet.
Zit vast aan iets ernstigers, zoals een nieuw geïmplementeerd bedrijfsbeleid dat u niet volledig ondersteunt - of begrijpt? Springen naar een slecht doordachte klacht (bijvoorbeeld: "Het is zo oneerlijk dat we niet meer elke dag jeans kunnen dragen!") Is de gemakkelijke uitweg - maar nadenken over de ware reden dat er iets gebeurde ("Nou, werknemers kruisten echt de lijn in hun interpretatie van de casual dresscode ”) kan u helpen een breder perspectief te krijgen.
Als u de reden erachter niet echt kunt zien ("Nee, echt - waarom kunnen we alleen maar in halve dagen vrijaf nemen?"), Vraag dan uw manager om inzicht. Als hij of zij een redelijke verklaring kan geven, hebt u uw antwoord. En als uw manager met een even vragende reactie komt (bijvoorbeeld: "Weet u, dat is een goed punt")? Welnu, u kunt uw klacht effectiever formuleren om de keten op te pakken.
Don't Cry Wolf
Op mijn kantoor is er met name één medewerker die het label 'de klager' heeft gekregen. Of hij nu denkt dat een nieuw proces inefficiënt is of de nieuwe zonwering te veel licht binnenlaat, hij zorgt ervoor dat zijn bezwaren bij iedereen om hem heen bekend zijn.
Maar hoewel het OK is - en in feite meestal wordt aangemoedigd - om te wijzen op inefficiënties of manieren waarop dingen beter kunnen, is er een groot verschil tussen klagen om verbeteringen aan te brengen en klagen omwille van, nou ja, klagen. Want als je over van alles en nog wat moppert, wordt het moeilijk om te onderscheiden wat echt aandacht verdient.
Kies in plaats daarvan verstandig je gevechten en concentreer je op de dingen die zowel belangrijk zijn (dat wil zeggen rechtstreeks van invloed zijn op jou en je werk) als veranderlijk (dat wil zeggen, niet het feit dat je een ander merk koffie verkiest boven het merk dat je bedrijf heeft gebruikt voor de afgelopen 20 jaar). Wanneer u uw klachten strategisch kenbaar maakt, heeft u veel meer impact.
Bezuinigen op het gejank
Weet je nog toen je een kind was en je je klachten vanuit het hele huis naar je ouders zou schreeuwen en het woord 'moeder' zou uitspreken met een paar extra woorden voor nadruk?
Wel, ongeacht je leeftijd, het is gemakkelijk om een beetje van diezelfde zeurend toon in je stem te laten wanneer je het onderwerp van je klachten benadert (bijvoorbeeld: "Serieus, waarom moeten we dit doen? Dit is zo belachelijk!") . Ik weet het - je mag ervan uitgaan dat je dit als professional niet doet - maar ik zeg het omdat ik het heb gezien. Veel.
Controleer voor de zekerheid je toon voordat je je klacht kenbaar maakt. Begin je bezwaar door ervoor te zorgen dat het een goed moment is voor degene tegen wie je klaagt (lees: niet wanneer hij of zij op het punt staat naar een vergadering te gaan of voor de nacht inpakt). Begin dan met een geduldige, respectvolle intro, zoals: 'Ik heb de laatste tijd iets gemerkt dat mijn vermogen om mijn werk te doen heeft beïnvloed. Heb je tijd om erover te praten? '
Hiermee zet je je onderwerp niet meteen in de verdediging. In plaats daarvan zul je duidelijk maken dat je er niet alleen goed over hebt nagedacht, maar dat het iets is waarvan je echt denkt dat het zijn of haar tijd verdient - wat hem of haar veel ontvankelijker maakt voor je gedachten.
Maak een back-up van uw klacht
Het is gemakkelijk om te klagen over iets wat je niet bevalt; het is niet zo eenvoudig om een realistische oplossing voor dat probleem te bedenken. Een van de meest frustrerende dingen aan de ontvangende kant van een klacht is alleen dat: de klager wijst vaak snel op een probleem, maar is meestal niet zo bereid om een oplossing voor te stellen.
Om het meest effectief te klagen, hebt u zowel relevante voorbeelden van het probleem als een haalbare manier nodig om het probleem op te lossen. Door een paar specifieke manieren uit te leggen dat iets u en uw teamgenoten rechtstreeks heeft beïnvloed, zult u bewijzen dat er een probleem bestaat en door een oplossing voor te stellen, geeft u aan dat u in het probleem hebt geïnvesteerd en bereid bent om veel moeite te doen om het aan te pakken.
Ontluchten kan cathartisch zijn, maar als u echt wilt dat het probleem wordt aangepakt, moet u het op de juiste manier aan het licht brengen. Voortdurend klagen bij je manager of teamgenoot zal je niet ver brengen, maar door respectvol een probleem aan te wijzen, uit te leggen hoe het je beïnvloedt, en door een mogelijke oplossing te suggereren, kom je snel op een oplossing.
