Als manager is een van de beste manieren om uw personeel voor te bereiden op toekomstige opdrachten het delegeren van taken die hen (vriendelijk) dwingen zich buiten hun comfortzones te strekken. Deze stretch-opdrachten produceren vaak minstens evenveel leren en groei als een training of seminar. Auteur Cynthia McCauley zegt zelfs: "Wanneer managers en leidinggevenden wordt gevraagd om hun carrière te beschrijven, zijn 50-75% van de ervaringen die ze beschrijven uitdagingen die ze tegenkomen in hun opdrachten op het werk."
Delegeren kan echter moeilijk zijn als u wilt dat een medewerker een opdracht op zich neemt die buiten zijn "normale" verantwoordelijkheden valt. Wanneer dit gebeurt, loop je het risico de gevreesde te horen: "Dat is niet mijn taak."
Opdat werknemers deze extra verantwoordelijkheden zouden aanvaarden, moeten managers stappen ondernemen om het nieuwe project effectief te kaderen. Er is geen waterdichte oplossing voor het geven van opdrachten zonder pushback; u kunt echter de frequentie (en ernst) van weerstand minimaliseren door deze drie eenvoudige technieken te oefenen.
1. Beroep op de belangen van de werknemer
In het boek All In van Adrian Gostick en Chester Elston zeggen de auteurs dat managers om voor mensen te zorgen, voor elke werknemer een 'WIIFM' moeten maken, of wat er voor mij in zit . Bij het geven van een opdracht die buiten de normale taakverantwoordelijkheden valt, moet u deze op een manier formuleren die de werknemer interesseert.
Eerlijk gezegd maakt het niet uit waarom je de klus wilt klaren. Als uw werknemer geen reden kan vinden om het te willen doen, kan hij of zij nee zeggen. Dus als de werknemer interesse heeft getoond om gepromoveerd te worden, bespreek dan hoe dit project waardevol zal blijken om dat doel te bereiken. Of als hij klaagt over te weinig werk of om meer mogelijkheden vraagt om vaardigheden op te bouwen, leg dan uit hoe dit project de individuele behoeften en doelen van de werknemer dient, evenals die van het bedrijf.
2. Verkoop de voordelen, moeilijk
Vergis je niet: een stretchopdracht delegeren is vaak een verkooptaak. Zelfs als de voordelen voor u duidelijk zijn - en u denkt dat ze net zo duidelijk voor uw werknemer moeten zijn. Succesvolle verkopers zullen u vertellen dat de gemakkelijkste weg naar een verkoop is door in te spelen op de emoties van de koper. Hetzelfde geldt wanneer u uw werknemer verkoopt aan een nieuw (ogenschijnlijk irrelevant of ongewenst) project.
Leid dus bij het bespreken van de opdracht met de voordelen van het aannemen van de opdracht (in plaats van de specifieke kenmerken van de taak en hoe u wilt dat deze wordt voltooid). Als deze opdracht de werknemer meer vrijheid geeft om beslissingen te nemen of de mogelijkheid heeft om te netwerken met invloedrijke mensen buiten het kantoor, laat hem dit dan weten - en begraaf je lede niet.
Het is niet voldoende om te bespreken wat de werknemer moet winnen (per punt één). Hoe je de discussie hebt, is net zo belangrijk, omdat je het risico loopt de verkoop te verliezen als je de mechanica van het nieuwe project bespreekt voordat je de voordelen krijgt.
3. Toon uw steun
Soms zullen werknemers extra opdrachten weerstaan omdat ze zich zorgen maken over de bandbreedte. Ze vragen zich af hoe een nieuw project - dat zelfs niet in hun stuurhuis zit - past in hun toch al drukke schema (zonder in te grijpen op andere activiteiten, zoals familietijd).
Vraag dus bij het toewijzen van het nieuwe project naar de totale werklast van de werknemer en vraag hoe u hulp kunt bieden. Als dit project bijvoorbeeld voorrang heeft op andere items op zijn bord, laat hem dan weten dat je flexibel bent met andere deadlines.
Zorg er daarnaast voor dat u een overzicht geeft van de hulpmiddelen en bronnen die u kunt bieden om de taak te voltooien. Of het nu gaat om training om een deel van de taak te voltooien, of toegang tot iemand in uw netwerk die een bron kan zijn, deze ondersteuningsaanbiedingen zullen een lange weg gaan.
Ongeacht welke taken u delegeert - of hoe ver ze verwijderd zijn van de dagelijkse verantwoordelijkheden van uw personeel - onthoud dat het delegeren nog belangrijker kan zijn dan een bepaalde taak. U wijst taken toe die uw werknemers voorbereiden op grotere en betere verantwoordelijkheden in de toekomst. Gebruik dus de bovenstaande technieken om de kans te presenteren, en je hebt een veel betere kans om een enthousiaste “ja!” Te krijgen van de medewerker die de opdracht ontvangt.
