In een tijd waarin productiviteitsapps en multitasking de nieuwe norm zijn, vragen mensen vaak wat mijn "geheime saus" is om zoveel gedaan te krijgen. Hoewel eindeloze uren hard werken kan leiden tot taaiheid, kan het ook leiden tot burn-out - 's werelds meest productieve werknemers zijn niet degenen die 18 uur per dag werken en er vrijdagavond over opscheppen.
Als u een zeer productieve persoon wilt worden, op het werk of in het leven, kan ik maar één ding aanbevelen: leren delegeren. De kracht ligt niet alleen in het ontladen van taken, maar ook in de mogelijkheid om te kiezen wat uw tijd waard is - en niet -.
Deze epiphany kwam naar me toen ik studeerde, waar het gebruik van virtuele assistenten me in staat stelde om aspecten van mijn kleine online bedrijf uit te besteden, terwijl ik tegelijkertijd de delen van het bedrijf bijwoonde die ik echt leuk vond. Ik maakte een lijst van alle dingen waar ik graag aan werkte, of wist dat ik het zelf moest doen, en de rest toegewezen. Ik was verslaafd!
Ik geloof er zelfs zo veel in dat ik de oprichter en CEO ben van Zirtual, een bedrijf dat drukke mensen verbindt met virtuele assistenten. Mijn hoop is dat - zelfs als delegeren eng of onbekend lijkt - je snel zult ontdekken dat het een snelle weg is om weer te gaan doen waar je het meest van houdt!
1. Maak dingen tastbaar
Schets uw doelstellingen, doelen en verwachte resultaten per dag, week, maand en kwartaal. Dit geeft u een idee van de uitdagingen waar u en uw team voor staan en uiteindelijk de doelstellingen van de algemene organisatie.
Uw takenlijst ontladen is meer dan alleen uw lading verlichten. Delegatie gaat over empowerment, omdat het uw team de kans geeft om zich te ontwikkelen als individuele leiders - op dezelfde manier als waarmee u een meer impactvolle manager kunt zijn.
Net als op school heeft het bedrijfsleven zijn formaliteiten: bepaalde projecten moeten op specifieke manieren worden voltooid. Als een sterke leider kunt u dezelfde formaliteit behouden zonder als micromanager te worden beschouwd. Een optie is om wekelijkse privévergaderingen te plannen om de agenda, doelen en voortgang van de week te bespreken. Een andere is om richtlijnen te maken voor hoe u verwacht dat het voltooide project eruit ziet. Hoewel u beslist voorgestelde stappen kunt opnemen, laat uw werknemers hun eigen methoden vinden om het voor elkaar te krijgen.
Voor managers die bang zijn voor delegatie, biedt dit u de mogelijkheid om projecten nauwlettend te volgen en toch uw team de ruimte te geven om hun eigen taken te beheren.
2. Onthoud dat delegatie zonder vertrouwen oppassen is
Wanneer u een taak aan een medewerker toewijst, is het belangrijk om de tijd te nemen om hem of haar klaar te maken voor succes om te voorkomen dat micromanaging langs de lijn komt. Mensen zullen aan de eisen van de taak voldoen als u hen de gelegenheid geeft om dit te doen. Als het uitdelen van een belangrijke opdracht je bang maakt (en dat zal het zijn als je er zelf aan hebt gewerkt), begin dan langzaam. Wijs eerst een deel van de taak toe of begin met een kleinere verantwoordelijkheid. Zodra u ziet dat uw medewerker capabel is - en dat is hij zeker ook! - zult u zich prettiger voelen om meer over te dragen.
Laat het idee los dat je het allemaal kunt - dat kan niet. Neem dit als een test van nederigheid en accepteer het feit dat je een team niet succesvol kunt beheren zonder te ontladen. Management wordt vaak aangeduid als kantoor-oppas, maar dat is absoluut in jouw macht, en de eerste stap om te transformeren in een echte leider is het toewijzen van verantwoordelijkheden.
3. Verover je angst
De angst om te delegeren komt op veel manieren naar voren. Ondermijnende gedachten als: "Ik kan het zelf beter doen", of "Ik kan niet falen" of "Ik wil niet afhankelijk zijn van iemand anders" of "Ik kan ze niet vertrouwen" zullen uw vermogen belemmeren om het correct te doen. Acceptatie geeft je meer kracht, geeft je gemoedsrust, stelt je in staat om het grotere geheel te zien en je voor te bereiden om het onder de knie te krijgen.
De snelste manier om dergelijke angsten te overwinnen is om het rendement te evalueren. Het gaat er niet om of je de taak alleen kunt voltooien (als je dat echt wilt, zou je kunnen). Maar vraag uzelf af: wat is het rendement van uw investering? Vergeet niet dat er een verschil is tussen het beter doen en het anders doen. Vaak is het eindproduct niet wat je zou hebben geproduceerd, maar dat betekent niet dat het niet zo goed of effectief is.
Richt uw persoonlijke energie en aandacht op taken met een hoog rendement: strategie, nieuwe medewerkers, partnerschappen of organisatiestructuur. Je bent op dit niveau gekomen door jezelf en anderen die je vertrouwen te vertrouwen. Maak uw planning vrij om aan deze problemen op hoog niveau deel te nemen door te geloven dat uw werknemers de taken met een laag rendement net zo goed voor u zullen doen als u zou hebben gedaan. Delegatie van een manager kan vaak een brug zijn naar het opbouwen van sterkere relaties in het team, en kan ook een gelegenheid voor mentorschap worden.
4. Maak delegeren een gewoonte
Succesvolle afgevaardigden plannen hun taken met het oog op de items die ze aan anderen kunnen toewijzen. Als lossen voor jou onnatuurlijk aanvoelt, zal het oppakken van een paar nieuwe gewoonten het gemakkelijker maken taken te identificeren die je kunt delen. Hierdoor bent u een betere manager van uw team en een efficiëntere en meer gerichte leider.
Om te beginnen, als u mensen in ondersteunende functies onder u hebt, laat hen dan hun werk doen! Als u een assistent hebt, laat hem dan administratieve taken uitvoeren door hem toegang te geven tot uw agenda en hem in staat te stellen hem te helpen beheren. Of, als je geen mens hebt om je te helpen met administratieve taken, bekijk dan alle apps die specifiek zijn ontworpen om je dag te beheren en dingen georganiseerd te houden. Zelfs het proces van het opslaan van verschillende doelen in verschillende apps helpt je bij het oefenen van compartimentering en iemand (of in dit geval iets) je te laten helpen.
Door administratieve taken te ontladen, blijft u gefocust op de grotere doelen die voor u liggen. Delegators zijn succesvol omdat ze een duidelijk zicht hebben en weten hoe ze hun tijd het beste kunnen verdelen.
Als een goede manager is het jouw taak om verandering te leiden en mensen op verschillende manieren te motiveren. Een deel van dat efficiënt doen is uw medewerkers nieuwe kansen bieden om te leren en grotere uitdagingen aan te gaan. Je team zal blij zijn vanwege de extra mogelijkheden om te groeien. Tegelijkertijd hebt u meer tijd vrijgemaakt om u te concentreren op het grotere beeld van het leiden van uw team naar een hoger productiviteitsniveau.
Dus nee, delegatie is niet alleen de mogelijkheid om werk op iemand anders te laden. Het is een kans om de productiviteit van een hele groep of systeem te maximaliseren. Het is de mogelijkheid om cruciale taken over een reeks handen te spreiden, de meest geschikte plaatsen te kiezen en te kiezen.
