Of u nu op vakantie gaat, er gebeurt iets groots in de echte wereld, of u kunt zich gewoon niet concentreren, soms wilt u gewoon vroeg stoppen met werken.
Dat gezegd hebbende, plicht roept - dat rapport dat vandaag moet verschijnen, die e-mails die in je inbox blijven hangen, die vergadering om 16.00 uur zal niet zomaar verdwijnen.
Maar is het mogelijk om al uw werk in de helft van de tijd af te krijgen? Ik ben geen tovenaar, maar ik zou het willen proberen (omdat ik het geweldig vind om een toverstok te hebben).
Dus, hoe kun je beginnen met het verminderen van je werk zodat het bijvoorbeeld drie of vier uur kost in plaats van acht?
1. Beoordeel uw taken
Bekijk de lijst met alles wat u vandaag nog nodig hebt om af te ronden. Markeer alles wat vandaag voor 100% moet worden gedaan - geen vragen gesteld. Verplaats die items naar een nieuwe lijst genaamd 'To Do Today'. Kijk nu naar al het andere en vraag jezelf het volgende: kan dit zeker wachten tot later? Ja? Verplaats het naar een andere lijst met de naam 'Later deze week te doen'.
Nog steeds aan het twijfelen over een paar items? Neem de beslissing door het volgende te bepalen:
- Is dit een willen-doen versus een moeten-doen?
- Is iemand anders van u afhankelijk dat u dit vandaag voltooit?
- Kun je vandaag beginnen, misschien de basis leggen en morgen eindigen?
- Heb je deze deadline voor jezelf gemaakt of iemand anders?
2. Vergaderingen verplaatsen
Omdat de kans groot is dat u niet de enige bent die vandaag wordt afgeleid, kunt u misschien wat eerder geplande items verplaatsen - ik zal doorgaan en zeggen dat de meeste mensen u hiervoor zullen bedanken. Dat gezegd hebbende, je hebt ze waarschijnlijk ook om een reden gepland.
Dus, hier zijn enkele alternatieven. Misschien start je de discussie via een e-mail en laat je mensen daar hun eerste ideeën aan toevoegen. Of organiseer een korte afspraak om taken op te splitsen en later in de week te hergroeperen.
Maar in het algemeen, als u suggereert dat u het naar een andere datum wilt pushen, zorg er dan voor dat u niet alleen alle betrokkenen op de hoogte stelt, maar ook een aantal goede tijden gooit om het te laten plaatsvinden. Je bespaart jezelf en alle anderen later veel stress.
3. Communiceer met uw team
Zorg ervoor dat uw team weet waar u staat met alles wat ze verwachtten met een snelle e-mail of bericht. Zelfs als het geen moeilijke deadline is, moet je iedereen op de hoogte houden, vooral als het een taak is die je die dag meestal uitvoert.
U kunt deze e-mail bijvoorbeeld verzenden voor een rapport dat u wilt pushen:
4. Verdeel uw taken in tijdblokken
Zoals de Wet van Parkinson zegt, "breidt het werk zich uit om de beschikbare tijd voor de voltooiing ervan te vullen", dus als je jezelf maar 15 of 30 minuten geeft om aan iets te werken, is dat hoeveel tijd het je kost (geloof me, het werkt ).
Maar zeg niet alleen dat je 30 minuten aan een taak werkt. Stel een alarm of een kalenderupdate in. Of stuur een e-mail naar de ontvanger dat je hem tegen die tijd terug hebt - zodra je er eenmaal bent, laat je schuldige geweten je (hopelijk) niet te laat komen.
5. Dwing jezelf om te focussen
Eindelijk moet je een beetje stoppen. We zeggen het keer op keer, maar je zult je meest efficiënte zelf zijn als je je telefoon opslaat, uitlogt bij e-mail en een paar uur op instant chat snooze gaat. Ik beloof het, het nieuws zal er zijn als je klaar bent - en als je even scherpstelt, heb je de rest van de dag om het op te snuiven.
Als je deze vijf tips volgt, maak je een goed stuk van je dag vrij om goed afgestemd te zijn op andere dingen. Maar realistisch gezien is het onmogelijk om je werk in tweeën te snijden en later niet meer dingen te zien verschijnen (ik zei je dat ik geen tovenaar was). Wees er dus op voorbereid dat de rest van de week meer werk voor u zal presenteren en stel uw planning en takenlijst dienovereenkomstig in.
