Naarmate het aantal e-mails dat we verzenden en ontvangen groeit, komt er een nieuw probleem: het vinden van een specifiek bericht - of specifiek stuk informatie - in uw uitgebreide archief.
Gelukkig kun je met een paar voorbedachte toetsaanslagen en wat geavanceerde zoekkennis de informatie die je nodig hebt gemakkelijker dan ooit uit je e-mail halen.
Truc 1: Schrijf nu om later te vinden
Een van de # 1 dingen die ik doe voordat ik een e-mail verzend, is het lezen voor doorzoekbaarheid. Ik denk na over wat ik zou zoeken om deze e-mail later te vinden en zorg er dan voor dat die woorden in de e-mail staan.
In de meeste gevallen verander ik niets, maar af en toe merk ik dat ik "het partnerschap dat we vanmorgen hebben besproken" heb getypt in plaats van "het Mashable-partnerschap dat we vanmorgen hebben besproken" of "Aantekeningen van ontmoeting met Jack 'in plaats van' Aantekeningen van een ontmoeting met Jack Smith van Amazon. 'Als ik in de toekomst naar deze thread zoek, weet ik dat ik' Mashable 'of' Jack Smith Amazon 'zal zoeken en zonder die snelle oplossingen zou ik iets gevonden hebben.
Truc 2: gebruik etiketten en mappen
Als u een Gmail-gebruiker bent, kunt u labels gebruiken - of u kunt ervoor kiezen om alles gewoon te archiveren in één grote oceaan van e-mails. Ik vind dat de beste reden om labels te gebruiken zoeken is.
Bijvoorbeeld: mijn mede-oprichter Kathryn en ik e-mailen relatief vaak over de stad Chicago. Sommige e-mails houden verband met onze verkoopuitbreiding in de stad en andere staan volledig los van elkaar (zoals een conferentie die daar plaatsvindt of een kandidaat die daar is gevestigd). Als ik binnen het label 'Verkoop' naar 'Kathryn Chicago' kan zoeken, kan ik veel sneller vinden waar ik naar op zoek ben dan in al mijn e-mails te zoeken naar dezelfde zoekopdracht.
Hetzelfde geldt voor mappen in andere e-mailclients zoals Outlook. Als u binnen een beperktere reeks e-mails kunt zoeken, kunt u gemakkelijker vinden wat u zoekt.
Truc 3: Ken uw e-mailzoekopdrachten
Eindelijk, ken uw zoekopties. Het verschil tussen zoeken naar e-mails met "Kathryn" overal in het lichaam versus e-mails verzonden door Kathryn, verzonden naar Kathryn, of met "Kathryn" in de onderwerpregel, is vrij aanzienlijk. Voor Gmail zijn dit de beste zoekopdrachten om te weten:
-
Zoeken naar e-mails van of naar een specifieke persoon: naar: XYZ en van: XYZ
Pro-tip: voor beide opdrachten kunt u kiezen tussen het e-mailadres, een voornaam of een achternaam, bijvoorbeeld van: [email protected], van: jane, van: smith. Als iemand meerdere e-mailadressen heeft, zal het invoeren van zijn of haar voor- of achternaam resultaten van alle adressen opleveren. -
Zoeken naar een e-mail met specifieke woorden in de onderwerpregel: subject: XYZ
Pro-tip: als u naar een zin wilt zoeken, moet u deze tussen aanhalingstekens zetten. Onderwerp: NYC Travel zoekt naar e-mails met "NYC" in de onderwerpregel en "Travel" ergens in het lichaam. U heeft in plaats daarvan onderwerp nodig: "NYC Travel". -
Een e-mail met een bijlage zoeken: heeft: bijlage.
Pro-tip: u kunt ook zoeken naar specifieke bestandstypen met behulp van bestandsnaam: doc, bestandsnaam: ppt, enzovoort. -
Om een e-mail met een specifiek label te zoeken: label: XYZ
Pro-tip: als u in Gmail op een label klikt, wordt dat al aan de zoekbalk toegevoegd, zodat u dat als uitgangspunt voor uw zoekopdracht kunt gebruiken. -
De zoekopdracht beperken tot gelezen of ongelezen e-mails: is: ongelezen of is: gelezen
Bekijk de geweldige voorbeelden van Digital Inspiration van deze zoekopdrachten in actie.
Gebruik je andere trucs om je e-mail doorzoekbaar te houden?
