Als het op e-mail aankomt, denk ik dat er één conclusie is waar we het allemaal over eens kunnen zijn: je wilt dat mensen reageren. Waarom zou u anders tijd besteden aan het schrijven ervan?
"Wel, zeker, " mompelt u nu op uw computerscherm, terwijl u uw hoofd schudt, "Maar dat is veel gemakkelijker gezegd dan gedaan."
Ik snap het. Mensen inspireren om die "antwoordknop" daadwerkelijk in te drukken, is een uitdaging, vooral wanneer die ontvanger belangrijk, veelgevraagd en ongelooflijk druk is. Als je weet dat je nog maar één notitie toevoegt aan een inbox die al volgepropt is met de kieuwen, kun je je gemakkelijk neerleggen bij het feit dat je bericht alleen maar stof verzamelt.
Wat als dat niet het geval was? Wat als u iets zou kunnen doen om uw kansen op een reactie aanzienlijk te vergroten? Goed nieuws: er is.
Wat is deze handige e-mailtruc?
Ik heb onlangs dit artikel gelezen, gepubliceerd op LinkedIn door auteur en communicatie-expert Zak Slayback.
Binnen de post noemt hij verschillende adviezen die nuttig zijn bij het e-mailen van drukke mensen. Maar degene die echt opvalt is dit: wees niet tijdrovend .
Het is belangrijk om te onthouden dat drukke mensen het druk hebben. Dus als uw bericht eruit ziet alsof het veel moeite en elleboogvet kost om te reageren, wordt het waarschijnlijk voor later bewaard (en dan waarschijnlijk voor eeuwig vergeten).
Hoe kunt u aantonen dat het eigenlijk gemakkelijker is om uw e-mail onmiddellijk te beantwoorden dan om het later te bewaren? Door expliciet (bijna pijnlijk) duidelijk te zijn met je vraag.
Wacht even … Ik maak al specifieke verzoeken
Dit is het gedeelte waar je defensief wordt. "Hé, ik ben geslaagd voor e-mail 101!" Je zegt nu: "Duh, ik neem al duidelijke vragen op in mijn berichten."
Het is gemakkelijk om dat te denken. Maar ik ben bereid te wedden dat je niet zo specifiek bent als je denkt. Spoilermelding: dingen als 'kies je hersenen', 'zou dol zijn op je feedback' of 'laten we contact maken' zijn geen duidelijke verzoeken.
'Ze geven alleen maar aan:' Time Suck! ' aan de erg drukke persoon, maar het lijkt erop dat de afzender duidelijk vraagt, "legt Slayback uit:" De afzender is dan verward of beledigd wanneer de erg drukke persoon niet reageert. "
Het geheim van het succes bij het ontvangen van antwoorden is dus niet alleen uw verzoek duidelijk maken, maar ook ongelooflijk eenvoudig te behandelen. Laten we een voorbeeld bekijken om dit verschil te illustreren.
In plaats van iets te typen als:
Je zou schrijven:
Zie het verschil? Die ongelooflijk drukke ontvanger zou die tweede vraag met slechts één woord kunnen beantwoorden als hij of zij wilde - in plaats van te moeten kijken naar wie je bent, zijn of haar schema te coördineren en te beslissen of je de tijd waard bent voor een uitgebreid gesprek.
Maar hoe zit het met alles wat ik wil vragen?
Ik weet wat je denkt: ik heb veel meer dat ik van die persoon wil dan een simpele e-mail zou kunnen bevatten.
Als je het gevoel hebt in contact te komen met iemand, lijkt het toch wel op tanden trekken, het is verleidelijk om te denken dat je absoluut alles wat je nodig hebt in die ene boodschap moet stoppen. Dat is echter eigenlijk de slechtste aanpak.
"Het leven van een erg drukke persoon is constant bezig met het beheer van de kruising van de dringende en de belangrijke, " legt Slayback uit in het artikel, "uw e-mail is waarschijnlijk niet voor hen, dus u moet de kosten van het reageren in wezen nul maken."
Simpel gezegd, je moet beginnen met iets eenvoudigs en gemakkelijks. Als je eenmaal een antwoord hebt, kun je op dat momentum verder bouwen. Wees gerust, het hoeft niet allemaal tegelijk te gebeuren.
