Ik grinnik altijd wanneer echt invloedrijke mensen iets zeggen als: "Oh, ik krijg meer dan 600 e-mails per dag, " omdat het gewoon zo echt verschrikkelijk klinkt, zelfs voor een bescheiden opschepper. Maar wat is er misschien nog droeviger? De kansen dat uw e-mails door een persoon als deze worden gezien en beantwoord, zijn niet zo goed.
Maar er zijn een paar eenvoudige regels die u kunt volgen om de kans te vergroten dat u niet alleen uw e-mails leest, maar ook een antwoord krijgt. Of u nu een e-mail op hoog niveau naar uw bedrijf e-mailt of een belangrijk professioneel contact, volg deze regels.
Besteed aandacht aan de tijd van de dag
E-mail is geweldig, omdat het voelt als een niet-opdringerige manier om iemand te pakken te krijgen. De gedachte is dat "het niet uitmaakt wanneer je de e-mail verzendt, ze krijgen het als ze een vrij moment hebben." Maar zo werkt het niet. We hebben eigenlijk allemaal e-mailgebruikspatronen, waar we tijdens bepaalde piekuren naar e-mails kijken en erop reageren. En als u uw bericht in de inbox ontvangt wanneer iemand actief e-mailt, betekent dit dat u beter kunt worden gezien.
Meestal controleren leiders e-mail 's morgens vroeg of' s avonds laat, omdat ze het grootste deel van de dag bezig zijn met vergaderingen, dus dat is een goede plek om te beginnen. Als je na een week geen antwoord van iemand krijgt, probeer dan opnieuw te e-mailen, maar op een heel ander tijdstip van de dag.
Wees kort
Begin de e-mail niet met een lange opmerking over wie je bent, waar je het e-mailadres van iemand hebt gevonden of je levensverhaal. Ga er meteen naartoe. In de journalistiek bestaat het concept om alle essentiële elementen van het verhaal in de lede te plaatsen, en ze niet diep in de vijfde alinea te begraven. Doe hier hetzelfde.
En houd uw e-mail letterlijk zo kort mogelijk. Een echt lange e-mail wordt zo snel gescand dat er vrijwel geen kans is dat uw werkelijke reden voor e-mail zal worden gezien. Over die opmerking:
Wees duidelijk over wat u vraagt
Ik krijg de hele tijd e-mails dat ik klaar ben met lezen en ik zeg tegen mezelf: "Ik heb geen idee wat deze persoon wil." Een doel of gewenste actie van uw lezer is van essentieel belang, want als iemand niet weet wat u wilt, hij of zij zal waarschijnlijk niet reageren. Dus wat is het doel? Wil je dat iemand je ontmoet? Wil je dat hij je met iemand verbindt? Of wil je gewoon dat ze op een link klikt om meer over iets te weten te komen? Zorg ervoor dat je specifiek vermeldt wat je wilt dat de actie is. En zorg ervoor dat je zo beleefd mogelijk bent.
Maak het over hen
Een druk persoon heeft geen tijd om te lezen over wat uw bedrijf doet, hoe uw zoektocht naar een baan is of wat u nu echt nodig heeft voor uw bedrijf. In plaats van veel woorden aan jezelf te wijden, maak je het over de andere persoon. Wat kunt u doen om hem te helpen? Waarom zal reageren nuttig of gemakkelijk voor haar zijn? Ik reageer zelden op een e-mail waarin een persoon twee paragrafen praat over wat zijn bedrijf doet in pijnlijke details. Maar als iemand me snel kan vertellen hoe ze mijn leven gemakkelijker maakt, ben ik geneigd meer te leren.
Onderwerpregels zijn belangrijk
We stoppen zoveel tijd in onze e-mails dat we de onderwerpregel vaak vergeten. Maar onderwerpregels voor persoonlijke e-mails zijn net zo belangrijk als voor marketing-e-mails (waarin we nauwlettend geobsedeerd zijn door elk woord en koortsachtig verschillende opties testen om te zien wat het beste werkt).
Het is gemakkelijk om direct door te bladeren of generieke onderwerpregels te negeren, dus hier zijn er een paar die ik totaal zou vermijden:
- Invoering
- Groeten van Elliott
- Opvolgen
- Leuk je te ontmoeten
Waarom? Omdat ze generiek zijn en van iedereen kunnen komen. Je zal niet opvallen. Probeer in plaats daarvan zoiets als dit:
- We hebben elkaar gisteravond de hand geschud tijdens het Smith Charity-evenement
- Inleiding voor persoon 1 en persoon 2 om verbinding te maken
- U zult waarschijnlijk vandaag nog geen e-mail zoals deze lezen
Ze zijn misschien een beetje off-the-wall, maar ze zijn waarschijnlijk anders dan al het andere in de inbox van de persoon.
Het slechte nieuws is dat als je een belangrijk contact zoekt, je alles goed kunt doen en nog steeds geen antwoord krijgt. Maar hey, wanneer iemand een paar honderd e-mails per dag leest, komt hij of zij misschien niet altijd bij de uwe. Neem stilte niet als een afwijzing - lees in plaats daarvan onze tips over hoe u aangenaam volhardend kunt zijn en eraan kunt blijven werken. Na verloop van tijd verhoogt het volgen van deze regels uw kansen op een antwoord op een groter percentage van uw e-mails.
