"Weg met al het papier."
Ik was een projectmanager die werkte bij het burgemeesterskantoor van New York City, en dit was de taak die ik moest vervullen. In een bureaucratie met honderdduizenden werknemers, duizenden papieren processen en een beperkt budget voor nieuwe technologie werd mij gevraagd een plan te ontwikkelen voor het digitaliseren van zo ongeveer alles.
Dit was een ontmoedigend project als ik er ooit een had gezien. Het was in feite vrijwel onmogelijk, gezien de beperkingen waarbinnen ik werkte. Maar ik kon mijn handen niet opsteken en nee zeggen. Ik had werk en moest ergens beginnen.
Project Paper Eliminatie was geen ongekwalificeerd succes. In feite was het dichter bij een ongekwalificeerde mislukking. Als u vandaag een kantoor in New York City binnenloopt, zult u zeker papier opgestapeld op bureaus, in inboxen en outboxen en prullenbakken vinden.
Toch leerde het project me meer over het starten van een overweldigende taak dan enig succes dat ik ooit heb gehad. Hier is hoe ik heb geleerd iets te nemen dat schijnbaar onoverkomelijk is en het in hapklare stukjes aanpakt.
1. Maak een inventaris van het grote geheel
New York City heeft tientallen afdelingen, die elk tientallen afdelingen hebben, die elk hun eigen interne processen hebben. Er is al papier in archiefkasten en dozen en er moet nog papier worden gemaakt wanneer klanten en medewerkers formulieren en toepassingen invullen. Het was voor mij onmogelijk om te weten waar ik moest beginnen voordat ik de inventarisatie maakte van alle papiercreatieprocessen die er zijn. Welke genereerden het meeste papier? Welke leende zich voor digitalisering en welke hadden complicerende factoren, zoals de noodzaak om geld te accepteren? Wat zou de grootste knal opleveren voor de laagste bok?
Ik heb een paar weken besteed aan het onderzoeken van elke afdeling om een idee te krijgen van de omvang van de onderneming. Door deze eerste beoordeling uit te voeren, kunt u uw reikwijdte bepalen, evenals wat er binnen en daarbuiten thuishoort. Het kan je helpen om aan je hogere ups de breedte van de taak te communiceren en hun feedback te krijgen over waar ze het meest om geven. En het helpt u bij het navigeren naar een logisch startpunt.
2. Zoek een voorbeeld van succes op een kleinere schaal
In het geval van Project Paper Eliminatie had de gezondheidsafdeling onlangs een papierreductieproject ondernomen naar aanleiding van een verhuizing. Ze wilden niet al hun papieren documenten meenemen als ze dat niet hoefden, maar ze wisten niet welke ze moesten nemen en welke ze achter moesten laten. Dus implementeerden ze een meerfasig project: definieer wat wettelijk behouden moest worden, vernietig wat niet en scan alles waarvoor geen papieren exemplaar nodig was. Ze hadden de technologie en het personeel geïmplementeerd om het te laten gebeuren, en ze hadden de resultaten om ervoor te laten zien.
Eén maat past niet altijd bij iedereen en er ontstaan nieuwe overwegingen wanneer u de schaal van een bepaald project vergroot. Maar een voorbeeld van succes biedt niet alleen bewezen methoden om hetzelfde doel te bereiken dat u wilt bereiken, het kan u ook toestaan om te leren van de fouten van anderen. Het biedt een model dat u als uitgangspunt kunt gebruiken. Mogelijk moet u het aanpassen, uitbreiden of aanpassen om aan uw eigen doelstellingen te voldoen, maar het is gemakkelijker om ergens op te reageren dan te beginnen met een volledig leeg canvas.
3. Identificeer het laaghangende fruit
Ja, "laaghangend fruit" staat zeker ergens op een lijst met overgebruikt kantoorjargon, dus laten we het maar noemen wat het is: de gemakkelijke dingen. Het spul dat het minst kost en de minste tijd kost om te doen. In het geval van Project Paper Eliminatie betekende dit dingen als het wegwerken van verouderde papieren, het maken van eenvoudige online formulieren en het weggooien van records lang voorbij hun vervaldatum.
Er zijn een paar redenen om met de eenvoudige dingen te beginnen. Ten eerste geeft het je enkele inkepingen aan je riem. Dit gevoel van voorwaartse beweging, hoe minimaal ook, is een belangrijke psychologische overwinning. Het geeft je momentum, brandstof voor het meer uitdagende werk dat voor ons ligt. En ten tweede stelt het u in staat om de voortgang van de stakeholders van het project te demonstreren en vertrouwen te wekken in uw vermogen om toekomstige werkfasen te realiseren.
4. Leg je grootste obstakels neer
Zelfs als je de kleine successen aanvinkt, is het belangrijk om dat gevoel van een onmogelijk opdoemende uitdaging aan te gaan en het in concrete obstakels te breken. Zonder ze te benoemen, is het zoveel moeilijker om strategieën te ontwikkelen om ze te overwinnen. In de wereld van papierverwijdering was een van de obstakels de complexiteit van het vastleggen van gegevens die in een online formulier werden ingevoerd, en een ander probleem was het voldoen aan wettelijke vereisten voor elektronische handtekeningen.
Het uitzetten van deze obstakels kan leiden tot de ontdekking dat een waargenomen obstakel niet zo groot is als je aanvankelijk dacht. Het kan ook een groot obstakel aan het licht brengen waarvan je eerder dacht dat het klein was. Als je weet wat de hindernissen zijn, voorkom je dat je blind wordt wanneer je al knie-diep bent. Het kan je ook helpen om de middelen die je nodig hebt om ze aan te pakken, op een rij te zetten, of het nu politieke steun, financiering of deskundige begeleiding is.
5. Werk geleidelijk af
De Chinese filosoof Lao Tzu zei beroemd: "Een reis van duizend mijl begint met een enkele stap." Het is ook waar dat een reis van duizend mijl bestaat uit vier kleinere reizen van 250 mijl of 10 reizen van 100 mijl. Door uw ontmoedigende project in beheersbare fasen op te delen, wordt het veel minder ontmoedigend. En het geeft u realistische tussentijdse mijlpalen om na te streven tussen stap één en stap gedaan.
In een poging om papieren processen bij de overheid van New York City te digitaliseren, waren er verschillende opties om het werk af te bouwen. Eén benadering was om een bepaald aantal afdelingen tegelijkertijd aan te pakken. Een andere was om te beginnen met het bepalen welk papier kon worden verwijderd, door de technologie te implementeren om het te digitaliseren, en ten slotte door personeel op te leiden en de nieuwe technologie aan klanten te adverteren. De meest logische manier om een overweldigende hoeveelheid werk af te bouwen, is afhankelijk van de aard van het werk zelf, maar het is altijd de moeite waard om het aan te pakken voordat je te diep gaat.
6. Stel verwachtingen in
Wat je ook doet, beloof niet wat je niet zeker weet dat je kunt waarmaken. Vraag wat je nodig hebt om het te laten gebeuren. En als je het niet kunt krijgen - of het nu mensen, geld of technologie zijn - leg dan de manieren uit die van invloed kunnen zijn op je tijdlijn. Soms zal een leidinggevende om iets vragen zonder een genuanceerd begrip van het werk dat nodig is om het te bereiken, maar als je eenmaal je beoordeling hebt verzameld en de obstakels hebt geïdentificeerd, kun je deze nuance communiceren.
Je hoofd schudden en de andere kant op rennen is een veel voorkomende en soms terechte reactie op de meest overweldigende projecten. Maar het zal je gegarandeerd nergens krijgen. Zelfs de meest ontmoedigende taak kan worden gerangeerd met de juiste vooruitzichten, een goed begrip van het werk dat voor ons ligt en een reeks realistische en haalbare mijlpalen die u onderweg kunt bereiken.
