Je hebt waarschijnlijk vanaf de eerste paar weken bij een nieuwe baan een goed idee welke taken en opdrachten urgent zijn. Je weet wat hoge prioriteit heeft en hoe deadlines worden aangehouden. Misschien heb je langetermijnprojecten die jij en je manager wekelijks bespreken.
Je bent een pro in het beheren van je takenlijst en je weet wat je kunt verlaten voor de volgende dag, week of kwartaal en wat absoluut moet worden voltooid voordat je het kantoor verlaat. Je kent ook het e-mailprotocol: je hoeft je inbox dit weekend niet te controleren. Maar u moet reageren op klanten tijdens niet-kantooruren.
Het enige waar u niet zeker van bent, is wat er gebeurt als er in het weekend een noodgeval op het werk is?
Ah, het goede noodwerk. Wat betekent dat uberhaupt? En wat doe je eraan als het buiten de vermelde kantooruren gebeurt? Mail je een collega? Jouw baas? CC iemand op een andere afdeling waarvan je denkt dat die kan helpen of die op zijn minst op de hoogte moet zijn?
Al het bovenstaande hangt natuurlijk af van de aard van de noodsituatie en uw specifieke werkplek. Net zoals u uw takenlijst voor en achter kent, moet u ook een idee hebben van wat kan wachten tot de ochtend (of maandag) en wat niet.
Bij een vorige baan, hoewel ik er een hekel aan had op zaterdagochtend wakker te worden en mijn werkmail te controleren, wist ik dat het onmogelijk was. Ons copyedit-team werkte tot laat op vrijdagavond, en ik wist dat als er vragen waren over een van mijn stukken, het eerste beantwoorden van zaterdag zaterdag veel beter was dan het omgaan met branden op zondag. De verwachting bij die organisatie was dat we allemaal op de hoogte waren van e-mail, ongeacht het uur of de dag.
Als het u niet helemaal duidelijk is hoe uw bedrijf verwacht dat de problemen worden opgelost, gebruik dan uw gezond verstand - is het een kwestie die u stress geeft? Hebt u een opvallende fout ontdekt in het rapport dat u naar klanten hebt verzonden en zou u dit vóór het weekend in het belang van iedereen rechtzetten?
Een goede vuistregel is jezelf de volgende vragen te stellen:
- Staat er omzet op het spel?
- Ziet dit het bedrijf er uiterlijk slecht uit?
- Wordt dit probleem erger naarmate ik langer wacht?
Als je op een van deze vragen ja hebt geantwoord, neem dan contact op met je collega of baas of degene die moet worden doorgelust.
Het beste medium?
Voor de meesten van ons zal dit e-mail zijn. (Tenzij u een goede reden hebt om aan te nemen dat uw organisatie bestaat uit mensen die ten minste tot maandag om 9 uur niet meer naar hun inbox kijken.)
Als het een kwestie is waar u zich vooral zorgen over maakt, overweeg dan een onderwerpregel met het woord 'Tijdig', 'Dringend', 'Belangrijk' of 'Reageer alstublieft'. Als u 100% zeker bent dat u invoer of instructies nodig hebt van iemand voordat u verder kunt gaan met het oplossen van problemen, deze laatste is vooral handig. Het geeft de ontvanger aan dat het niet kan wachten.
E-mail is echter niet de enige manier. Afhankelijk van uw relatie met de partijen die u moet betrekken om de situatie aan te pakken, kunt u kiezen voor sms'en of chatten in een groepsapp.
Nogmaals, er is veel te zeggen voor het medium dat jouw partij verkiest - en dit is waar, of je nu op dinsdagochtend op kantoor bent of op zondagmiddag met het gezin rondhangt.
Als u momenteel in een noodgeval bent en dit leest als: "Hoe zou ik dat nou weten?", Los dan eerst uw probleem op. Zoek dan de komende dagen de tijd om je baas een paar belangrijke vragen te stellen:
- Hoe zou u een noodgeval definiëren?
- Hoe wilt u dat ik contact met u opneem?
- Is er nog iemand met wie ik contact moet opnemen?
Als je het antwoord op deze vragen kent, kun je voorkomen dat je op het laatste moment freak-out krijgt van 'Wat moet ik doen? Met wie kan ik bellen / e-mailen / sms / chatten? ”En in plaats daarvan een voorsprong nemen.
En ja, veel hiervan is gezond verstand, wat in een echte werkcatastrofe moeilijk te baggeren is. Vandaar het belang om het plan van tevoren te kennen en te spelen volgens de structuur die je team heeft opgezet. Als je dat doet, is het onwaarschijnlijk dat je iets tegenkomt dat je in de war brengt of gek wordt.
