Ik weet niet zeker wat het is om met meer dan één persoon aan de telefoon te praten, maar telefonische vergaderingen kunnen snel lastig worden. Mensen hangen achterover en wachten tot anderen spreken (of ze praten over elkaar), en het is vaak onduidelijk waar het gesprek vervolgens naartoe moet gaan. Pijnlijke stiltes zijn er in overvloed en iedereen in de groep begint zich af te vragen of ze een slechte eerste date hebben.
Als schrijver van een marketingteam bij een telefoonbedrijf ben ik altijd bezig met dit soort telefoontjes en heb ik een paar trucjes geleerd om ze soepeler te laten verlopen. Als de gedachte aan een gesprek met meer dan twee mensen je doet kronkelen op je stoel, lees dan verder en herhaal na mij: conferentiegesprekken hoeven niet lastig te zijn.
Volg de leider
Natuurlijk, het punt van de telefonische vergadering is om een conferentie te houden, maar het loopt als een goed ingevette tanker als je een leider kiest voordat de vergadering begint. Dit betekent niet dat anderen niet kunnen wegen, maar een leider kan het gesprek leiden of erin springen waar nodig (dat wil zeggen, als er een ongemakkelijke stilte is nadat een verkoopmedewerker prijspunten ter sprake brengt).
Als u tot leider wordt benoemd, moet u een lijst met vragen beantwoorden die moeten worden beantwoord. Is het de bedoeling van het gesprek om meer informatie te krijgen voordat u een aankoop doet? Is het om de voorwaarden van een partnerschap te regelen? Maak ook een korte agenda, noteer punten waar anderen in het team het gesprek moeten leiden en verspreid het voor het gesprek zodat iedereen weet wat te verwachten. Meer verwachtingen betekent minder ongemakkelijke stiltes.
Verkrijg het juiste systeem (en weet hoe het te gebruiken)
Veel van de onhandigheid bij deze oproepen kan komen van technische problemen ("Sorry iedereen - ik probeer nog steeds dit ding op te zetten!" "Amy weet niet hoe ze moet bellen - kan iemand helpen?" "Is Charlie er nog of is hij afgezet? ")
Het is dus belangrijk om een werkend telefoonsysteem te hebben dat telefonische vergaderingen ondersteunt en - nog belangrijker - om het voor de vergadering te testen, zodat u zeker weet dat het werkt. En u hoeft niet te werken bij een Fortune 500-bedrijf om een geavanceerde en gemakkelijk te gebruiken technische oplossing voor uw team te hebben - zelfs kleine bedrijven en startups kunnen goedkope VoIP- en virtuele PBX-systemen vinden die conferencing ondersteunen.
Overweeg video
Telkens als ik een telefonische vergadering heb, wou ik dat ik de gezichten van de andere mensen kon zien. Niet omdat ik ze wil bekijken (OK, misschien doe ik een beetje) - maar omdat het voelt als een meer van persoon tot persoon ontmoeting. In plaats van te raden of iemand glimlacht, kunt u het zien. In plaats van je af te vragen of iemand wordt afgeleid of dat ze alleen maar denkt, kun je haar gezicht lezen. Ik was onlangs op een telefoonconferentie met iemand die klonk alsof hij thuis was in zijn ondergoed, omringd door een berg van Cheez Doodles. Was hij? Ik weet het niet - ik wou dat ik video had gehad.
Er zijn heel veel video-oplossingen die veel worden gebruikt, waaronder Google-hangouts, Skype en Join.me. Ervan uitgaande dat bezoekers van uw vergadering niet thuis zijn in hun ondergoed, kan dit de zaken een stuk minder ongemakkelijk maken.
Gebruik je Big Kid-stem
Ik weet niet zeker waarom, maar mensen vervagen vaak naar de achtergrond tijdens dit soort gesprekken, bang om naar buiten te gaan en hun mening te geven. Maar wees niet bang om te spreken - u bent uitgenodigd voor conference calls omdat uw mening op prijs wordt gesteld! Gebruik in feite de stem van je grote kind, die luid en vol vertrouwen spreekt, zodat iedereen je kan horen.
Beter nog, zorg ervoor dat iedereen aan de oproep ook deelneemt. Als iemand al een tijdje niets heeft gezegd, vraag hem of haar dan om mee te wegen. Het zorgt ervoor dat iedereen een stem krijgt (en let op de vergadering).
Als je zegt dat het ongemakkelijk is, is het ongemakkelijk
Ik ben er vast van overtuigd dat situaties alleen maar ongemakkelijk zijn omdat we ze toelaten. Natuurlijk zijn stiltes soms ongemakkelijk, maar ze hoeven ons niet grimas te maken. Ga elk vergadergesprek met een open geest tegemoet en zet u in voor een niet-ongemakkelijke ervaring! Als u niet wilt dat de oproep naar onhandig gebied gaat, dan is dat niet gegarandeerd.
Er is een reden waarom er telefonische vergaderingen zijn - ze zijn een productieve manier om een groep bij elkaar te krijgen, zelfs als een lid in Wisconsin woont en een ander lid in Los Angeles woont. Beschouw conferentiegesprekken niet alleen als een noodzakelijk kwaad, beschouw ze als een leuke manier om verre collega's samen in een virtuele ruimte te krijgen. Als u de onhandigheid zapt, kunnen telefonische vergaderingen leuk zijn!
