Stel je een ochtend voor als een externe medewerker: je gaat op de bank zitten met je laptop, begint je takenlijst te doorlopen, terwijl je Lucky Charms uit een kom slurpt en de herhalingen van Survivor bekijkt. Spoiler alert: zo is het niet om virtueel te werken - zelfs niet dichtbij .
Maar bazen die beperkte ervaring hebben met virtuele teams ( hoest , jij) kunnen aannemen dat werknemers hun dagen op afstand zouden werken. Als uw werknemers u hebben gevraagd om de flexibiliteit om thuis te werken, maar u zich een beetje op uw hoede voelt, ben ik hier om u te laten zien hoe u dit kunt realiseren.
1. Geef prioriteit aan transparantie
Wanneer u een extern team beheert, is het belangrijk dat uw organisatie een hoge mate van transparantie heeft over projecten, taken en individuele doelen. Daarom wordt het cruciaal dat u projectbeheersystemen gebruikt (of begint te gebruiken) die vanaf elke locatie toegankelijk zijn. Met het juiste systeem moeten teamleden ook kunnen zien wat hun collega's bereiken.
Met dit soort managementsystemen kunnen supervisors de voortgang van hun teams volgen en individuele werknemers verantwoordelijk houden voor hun werk. Om nog maar te zwijgen: deze transparantie maakt virtuele teams productiever dan hun tegenhangers op kantoor - met een toename van maar liefst 43%.
Mijn organisatie gebruikt Basecamp om verschillende projecten te beheren, omdat dit een hoge mate van transparantie binnen en tussen verschillende teams mogelijk maakt. Het bewaart ook bestandsuploads op handige locaties die toegankelijk zijn vanaf elk apparaat dat is verbonden met internet.
Evenzo moedigt mijn bedrijf werknemers aan om Google Apps te gebruiken om onze telefoonconferentielijnen en vergaderplanningen te delen, zodat er geen gedeelde bronnen overboekt worden.
2. Integratie van communicatie
In tegenstelling tot werknemers die zij aan zij werken, kunnen virtuele werknemers het moeilijker hebben om tijdige antwoorden op vragen te krijgen of duidelijkheid te krijgen over een kwestie die ze misschien niet volledig begrijpen. Om dit probleem op te lossen, neemt u een aantal voorkeurscommunicatiemethoden op bij de virtuele instellingen van uw werknemers.
Veel bedrijven omarmen bijvoorbeeld sociale intranetten zoals MangoApps of berichten-apps zoals HipChat om op kantoor en virtuele werknemers de hele werkdag met elkaar verbonden te blijven. Als iemand - in elk team - een vraag heeft, kan hij of zij snel met een ander teamlid chatten en een antwoord krijgen.
Sommigen maken zich misschien zorgen dat dergelijke tools de productiviteit van het bedrijf zouden belemmeren wanneer ze misbruikt worden. Als u echter al de nodige stappen heeft ondernomen om transparantie te creëren, hebt u de kans dat mensen zonder reden chatten geminimaliseerd. Medewerkers zijn zich ervan bewust dat hun efficiëntie (of het gebrek daaraan) zal worden opgemerkt.
Bovendien hebben studies aangetoond dat veel virtuele werknemers zich eenzaam voelen en over het hoofd worden gezien als onderdeel van het grotere bedrijf. Berichten-apps en geïntegreerde communicatie kunnen uw team helpen zich meer verbonden te voelen met het eigenlijke kantoor.
3. Denk vooruit
Zeker, werken is vrijwel niet zonder uitdagingen. Maar gelukkig zijn er al beproefde strategieën om de meest voorkomende problemen aan te pakken.
Een voor de hand liggende vraag is: hoe zit het met slechte internetverbindingen? Nou, die vraag heeft ook een voor de hand liggend antwoord: alleen werknemers met stabiele internetverbindingen moeten virtueel kunnen werken. En in het geval dat er een probleem is met hun internet thuis, moeten ze weten dat de verwachting is dat ze naar een lokale wifi-hotspot gaan of terug naar het kantoor komen (ervan uitgaande dat het in de buurt is), in plaats van technische problemen de schuld te geven en vrijaf nemen.
Een andere veel voorkomende zorg is miscommunicatie. Maar dit probleem is ook vrij eenvoudig op te lossen. Als er iets wordt verstoord via e-mail of chat, start u een Skype-oproep of Google Hangout om het in een "face-to-face" -indeling uit te leggen. Zelfs een eenvoudig telefoontje kan het verschil maken. En als de andere persoon niet kan visualiseren wat u zegt, probeer Lightshot. Het neemt en deelt schermafbeeldingen, wat een enorme hulp kan zijn wanneer een werknemer probeert een punt te maken en iedereen naar een andere computer kijkt.
We leven in een buitengewone tijd met veel goedbetaalde, veelgevraagde virtuele banen. En met een geschatte groei van 22% voor aanverwante banen in de informatietechnologiesector tegen 2020, lijkt deze trend nergens snel te gaan.
Dus als uw team u aanspoort om hen te laten werken vanuit huis, probeer dan de tijd bij te houden. Het kan u misschien helpen uw team tevreden te houden - en aan boord.
