Oh, e-mail. Of u nu een paar mensen, een groot team of uzelf beheert, het kan uw succes zowel helpen als belemmeren. Omdat, zoals ik zeker weet dat je hebt gemerkt, hoe meer mensen je samenwerkt, hoe meer berichten er worden opgebouwd en hoe uitdagender het is om ze binnen vijf minuten door te nemen tussen de back-to-back-vergaderingen door.
Hoewel ik niet met een toverstaf kan zwaaien en dit probleem voor jou kan oplossen, kan ik je wel vertellen dat ik een systeem heb gevonden dat echt werkt voor mij als manager - het komt allemaal neer op het hebben van een paar betrouwbare labels in je inbox. (Als je geen idee hebt hoe je die kunt gebruiken, is hier een 101 voor Gmail en voor Outlook.)
In tegenstelling tot de filters die ik gebruik voor permanente archivering, zijn deze drie tijdelijk en worden ze alleen gebruikt om mijn aandacht te vestigen op belangrijke dingen. Zodra ik het bericht adresseer, verwijder ik het label en het bestand zoals ik normaal zou doen.
Dus zonder verder oponthoud:
1. "BLOCKER VOOR ANDEREN"
Ja, deze staat in hoofdletters. Ik heb zelfs de kleur in mijn inbox gewijzigd om deze rood te maken. Elke ochtend ga ik door mijn inbox om ervoor te zorgen dat ik kritieke berichten heb geïdentificeerd die mijn reactie vereisen. (Aka: Zonder mijn antwoord kunnen mensen niet verder.) Door die specifiek te identificeren, zorg ik ervoor dat ik geen prioriteit geef aan snelle antwoorden boven belangrijke.
Aan het einde van elke dag zorg ik ervoor dat alle resterende e-mails met deze tag eerst worden behandeld. En behalve de zeldzame uitzondering, meld ik me niet af voor de nacht totdat dat is gebeurd. Dit betekent niet alleen dat ik niemand ophoud, maar dat ik elke dag kan eindigen met de wetenschap dat voor de meest urgente kwesties wordt gezorgd.
2. "De naam van iedereen die u regelmatig tegenkomt"
Ik heb elke week een één-op-één ontmoeting met elk van mijn directe rapporten, en hoewel we een lopende agenda in een Google-document van te bespreken dingen bijhouden, heb ik ontdekt dat soms snelle vragen of FYI's door de kieren vallen.
Wat dit voor mij veranderde, was het creëren van één label voor elke persoon met hun naam, bijvoorbeeld "For Lindsay" en "For Yusuf". Als e-mails via mijn inbox binnenkomen waarvan ik denk dat ze relevant voor hen zijn, of die ik wil bijwerken op, voeg ik de tag met hun naam toe. Vervolgens kan ik in mijn wekelijkse vergaderingen snel zoeken of ik met hen over alles heb gepraat voordat we afronden. Zodra die missie is volbracht, verwijder ik de tag.
Hoewel ik dit gebruik voor mijn directe rapporten, kunt u het gebruiken voor iedereen die u regelmatig ontmoet, van uw eigen manager tot het marketingteam tot een projectmanager.
3. "Snelle reactie"
Ik heb hier eerder over geschreven, maar ik vond het ongelooflijk nuttig om een lijst met e-mails te hebben waarop ik binnen vijf minuten of minder kan antwoorden. Als ik in de rij voor koffie wacht, een paar haltes met de metro neem of vroeg voor een vergadering, heb ik nu mijn eerste stop (ja, vóór Twitter of Instagram) om te controleren of ik alle aanvragen afhandel.
Het beste deel van dit label? Je voelt je super snel, heel snel.
En dat is het, drie eenvoudige labels die u op een middag gemakkelijk kunt instellen. Heb je nog andere inbox-trucs die je helpen beheren? Deel ze met mij op Twitter @acav!
