Als het gaat om het geven van overtuigende presentaties aan senior executives, onderschat dan nooit wat u kunt bereiken in de vergadering vóór de vergadering.
Stel je het volgende scenario voor: je hebt eindelijk een plek op de agenda van een belangrijke leiderschapsbijeenkomst gekregen om je 'grote idee' aan het uitvoerend management te presenteren. U hebt dagen besteed aan het controleren van uw gegevens, het opnieuw configureren van uw PowerPoint en het verfijnen van uw aanbevelingen.
De presentatie gaat echt goed. Je maakt oogcontact met de leidinggevenden, speelt in op ieders beslissingsstijl en gebruikt zelfs krachtig overtuigende woorden als 'klaarblijkelijk'. In gedachten sloeg je deze uit het park.
Maar dit doet er allemaal niet toe: hun beslissing gaat niet op jouw manier.
Later op de dag, denkend aan wat er is gebeurd, dringt het tot je door: ze hadden al lang besloten voordat ze je hoorden. Op een bepaald moment nadat de agenda van de vergadering was verzonden (maar voordat u de dia-clicker oppakte), werd het resultaat van de vergadering vooraf bepaald door de besluitvormers - en u werd niet opgenomen.
Als de echte beslissingen vóór de vergadering worden genomen, is het misschien niet voldoende om uw zaak te presenteren en te proberen harten en geesten te winnen in de directiekamer.
Leiderschapgoeroe John Maxwell heeft geschreven dat "het geheim van een goede vergadering de vergadering vóór de vergadering is."
In zijn boek, Leadership Gold , vertelt Maxwell het advies van een mentor die hem vertelde van tevoren uit te zoeken welke belangrijke beïnvloeders in een bepaalde vergadering zouden zijn en ze vooraf, individueel of in groepen, zouden ontmoeten. Maxwell en anderen gebruiken de uitdrukking "de vergadering vóór de vergadering" om te verwijzen naar het proces van inchecken bij deze belangrijke spelers voorafgaand aan de grotere vergadering om hun buy-in te krijgen, vertrouwen te ontwikkelen en later niet verblind te worden.
In een webinar jaar geleden interviewde ik het hoofd van bedrijfscommunicatie voor een bedrijf in medische hulpmiddelen. Haar gekozen onderwerp van expertise was een vaardigheid die veel aspirant-beïnvloeders nog moeten ontwikkelen: hoe effectief te werken met C-suite executives.
"Ik kan je niet vertellen hoe vaak ik mensen heb gezien die aanwezig waren bij ons senior leiderschapsteam, " zei ze, "en het is de eerste keer dat iemand in die kamer ooit hoort over wat je probeert om hen te overtuigen om te doen. "
Volgens de communicatieleider is een van de vaak onuitgesproken regels om effectief samen te werken met senior leiders het voorkomen van verrassingen - en een geweldige manier om dit te bereiken is door de vergadering vóór de vergadering te leiden. "Vraag het uw leidinggevenden 15 minuten voor de grote vergadering, " beval ze aan. “U kunt een voorbeeld van uw gedachten en ideeën bekijken en horen welke zorgen ze hebben. Maak ze deel van het proces, zodat ze tegen de tijd dat de grote vergadering komt, het gevoel hebben dat ze er belang bij hebben. '
Hoewel het misschien een informele interactie lijkt, neem geen off-the-manchet-benadering; Ik zou aanraden om je net zo goed voor te bereiden op deze 15-minuten durende pre-meeting als je zou doen voor het hoofdevenement.
Uw doel in elk van deze "minivergaderingen" is om uw hypothese met elke leidinggevende te testen en eventuele zorgen en bezwaren die hij of zij heeft naar voren te brengen om de kans te verkleinen dat uw presentatie ontspoord raakt. Uiteindelijk is het uw doel om elke leider op te stellen als uw advocaat - voordat de hoofdvergadering plaatsvindt.
Zoals aanbevolen door de bedrijfscommunicatiegoeroe, zijn hier enkele vragen die u aan uw potentiële voorstanders kunt stellen over uw idee:
- Heeft dit idee zin voor u?
- Ben je het ermee eens?
- Is dit een slimme manier voor ons om onze tijd en geld te investeren?
- Komt dit overeen met de initiatieven in uw regio? Zo nee, waarom?
- En als dat zo is, wil je me dan steunen als ik de presentatie lever?
Als het antwoord 'nee' is, is het veel beter dat je het nu weet, terwijl je nog een kans hebt om van richting te veranderen en de koers te corrigeren voor de grote vergadering.
Na die gesprekken heb je misschien niet 100% van de belangrijkste besluitvormers als advocaten ingeschakeld, maar door je ideeën vóór de grote vergadering te verkopen, weet je tenminste wie je supporters zijn. Je zult ook weten wie neutraal is, wie sceptisch is, wie de potentiële tegenstanders zijn en waar ze tegenover staan. Door de vergadering voor de vergadering te beheersen en uw ideeën vooraf te verkopen, kunt u aan alle gezichtspunten tegemoetkomen in uw eindpresentatie - en deze vervolgens nagelen.
