Hier is een trieste realiteit: managers brengen overal van 35% tot 50% van hun tijd in vergaderingen door, en toch beschouwen managers meer dan de helft van die vergaderingen als mislukkingen.
Dit is niet zo schokkend. Al te vaak bevinden we ons in een brainstormsessie die net iets te lang of niet lang genoeg is, of verwarrend of frustrerend of uiterst onproductief.
Er zijn natuurlijk verschillende oplossingen. We kunnen annuleren. We kunnen een nieuwe afspraak maken. We kunnen de vergadering veranderen in een e-mailketen of een slappe discussie.
Dat zijn in bepaalde gevallen allemaal passende stappen. Maar soms moeten we ons echt inspannen om te begrijpen waar onze vergaderingen tekortschieten en actief werken om ze op te lossen. Omdat we tenslotte niet gewoon kunnen weigeren ooit mensen te ontmoeten - er zou niets gebeuren.
Als u op zoek bent naar de dader, stel uzelf dan deze vragen en pas deze tips toe voor effectievere vergaderingen op het werk:
Vragen 1-3 voor de vergadering
Ja, uw vergadering kan zelfs mislukken voordat deze begint. Dit is waar je aan moet denken zodra je die uitnodiging verstuurt.
1. Voel je je voorbereid?
Zijn al uw materialen ingesteld? Bestaat er een plan voor hoe de vergadering zal verlopen? Is er een vergaderruimte beschikbaar en geboekt?
Je grootste vriend zal een agenda zijn - je kunt geen geweldige vergadering hebben zonder een.
Het andere belangrijke ding om van tevoren voor te bereiden is je doel voor de vergadering. Stel jezelf de vraag (en schrijf het misschien op): "Wat wil ik bereiken?" Het kan iets kleins zijn, zoals je team bijwerken of groot, zoals een strategie bedenken om de betrokkenheid van gebruikers te vergroten. Zorg ervoor dat iedereen op dit doel is afgestemd, zodat je niet in een korte sessie tegenstrijdige ideeën probeert te bespreken.
"Je moet een paragraaf hebben over de gewenste uitkomst, die anders is dan de agenda", zegt Devanté Lewis-Jackson, Manager van Mid-Market Sales bij The Muse. “Een agenda bespreekt wat er tijdens de vergadering zal gebeuren, maar het gewenste resultaat bouwt consensus op over wat er moet gebeuren voordat de vergadering voorbij is. Dit helpt vooral als het gesprek ontspoort rond agendapunten. ”
2. Voelen andere mensen zich voorbereid?
Niet elke vergadering die u organiseert of bijwoont, vereist dat mensen vooraf materialen bekijken, invullen of verkrijgen. Als ze dat wel doen, raad ik ten zeerste aan ervoor te zorgen dat iedereen de juiste tijd en middelen heeft om dit te doen (nogmaals, gebruik die agenda!).
Maar vaak organiseren we vergaderingen voordat we context en transparantie overwegen. Als gevolg hiervan komen mensen in de verkeerde headspace in het gesprek. Neem bijvoorbeeld iemand die nieuw is en geen achtergrond heeft met de geschiedenis van uw bedrijf. Of iemand die een sprintbijeenkomst bijwoont en nog nooit eerder met een engineeringteam heeft gewerkt. Ze zullen waarschijnlijk niet veel uit de vergadering halen of waardevolle inzichten inbrengen, of ze kunnen de discussie met hun tussenkomsten natuurlijk afleggen.
Dus vraag jezelf het volgende af voordat je binnenkomt:
- Weet iedereen waarom we deze vergadering houden?
- Weet iedereen waarom ze specifiek waren uitgenodigd voor deze bijeenkomst?
- Is iedereen op de hoogte van wat we in deze vergadering zullen bespreken?
- Kent iedereen iedereen in deze vergadering? Zo nee, wat moeten ze weten?
- Is er enige spanning tussen mensen die de voortgang in deze vergadering kan belemmeren?
Als het antwoord nee is, kunt u de persoon (of mensen) opzij trekken of een snelle e-mail sturen om ze wat achtergrondinformatie te geven.
3. Zijn mensen opgewonden?
Het is duidelijk dat niemand op en neer zal springen bij de gedachte aan je ontmoeting, tenzij je er een vasthoudt om puppy's te aaien (in dat geval moet ik vragen waar mijn uitnodiging is verloren).
Maar je team zou er een manier voor moeten voelen, en hopelijk meer richting het positieve einde van emoties. Ze zijn misschien niet extatisch om kwartaalresultaten te chatten, maar ze kunnen opgelucht zijn om eindelijk enige blootstelling aan belangrijke informatie te krijgen of een ruimte te hebben om hun brandende vragen te stellen.
Als ze kreunen - en hun gekreun heeft niets te maken met het haten van vergaderingen en alles wat met dit specifieke soort bijeenkomst te maken heeft - ga wat dieper in. Het is mogelijk dat dit een herhaling is van een eerder gesprek en dus een verspilling van tijd, of bepaalde leden zich onvoorbereid voelen, of iemand wordt buitengesloten en iedereen er overstuur van is. Het is zelfs mogelijk dat uw team onder water staat en niet over de bandbreedte en energie beschikt om een presentatie van een uur door te nemen. Waar de negatieve energie ook vandaan komt, je moet het aanpakken voordat je de kamer binnenkomt.
Vragen 4-7 Tijdens de vergadering
Het feit dat je je goed hebt voorbereid, betekent niet dat je vrijuit bent. Er zijn verschillende dingen waar u op dit moment rekening mee moet houden om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.
4. Heb je alle belangrijke punten bereikt?
Je kwam binnen met een klus te klaren: een vraag beantwoorden, een idee brainstormen, een nieuw proces uitstippelen, wat dan ook. Het teken van een goede ontmoeting is er een die dit bereikt binnen de grenzen van uw tijdslimiet.
Om dit te doen is vrij eenvoudig. Volg je agenda tot een T (of tenminste zo dicht mogelijk). Controleer elke 10-15 minuten bij jezelf of je nog steeds over het onderwerp gaat. Zo niet, stuur het gesprek terug en ga ermee akkoord om een pin te plaatsen in de raaklijn waar je later in zat. Ga akkoord om alles wat je offline of in een andere vergadering hebt gemist opnieuw te bezoeken (en wijs die taak toe aan iemand in de kamer). Ren niet over tenzij iedereen kan afspreken om elkaar langer te ontmoeten. Door meer tijd van mensen te nemen, maakt u het moeilijker voor hen om andere belangrijke deadlines te halen die u mogelijk voor hen hebt gesteld.
"Het hele punt van een vergadering is om een beslissing te nemen over iets, en wat / wie / hoe de actie wordt uitgevoerd", zegt Heatherlyn Nelson, Office Operations Manager bij The Muse. "Simpel gezegd, als u geen bruikbare items kunt bedenken of beslissingen kunt nemen, houdt u geen vergadering."
5. Besteedt iedereen (of ten minste de meeste van iedereen) aandacht?
100% van het publiek zover krijgen dat alle ogen op je gericht zijn, telefoons naar beneden, op de rand van hun zitplaatsen is waarschijnlijk een stuk (we zijn tenslotte gemakkelijk afgeleid menselijke wezens), maar bijna iedereen zou naar je moeten luisteren bijna alle tijd.
Om mensen te laten luisteren, is een kleine inspanning van uw kant vereist. Houd dingen kort en krachtig. Overzicht duidelijke volgende stappen. Gebruik gemakkelijk te lezen en te begrijpen visuals. Ban laptops (als je kunt).
Dit is een goed idee waarom niemand in uw vergaderingen luistert - en hoe u dit kunt verhelpen.
6. Vragen mensen en worden ze beantwoord?
Ik zou zeggen dat het zeldzaam is om een vergadering te houden waar niemand een enkele vraag stelt. Als dat het geval is, letten mensen waarschijnlijk niet op en zullen ze je waarschijnlijk een heleboel vragen stellen nadat de vergadering is afgerond (en je moet # 5 lezen).
Maar hoe belangrijk het ook is om een betrokken publiek te hebben, het is ook belangrijk om hun zorgen daadwerkelijk aan te pakken. Maar al te vaak zeggen we: "Ik kom later op dat punt" of "Ik beloof dat ik dat aan het einde zal beantwoorden" en kom er nooit meer op terug. Zorg er dus voor dat je al je basissen bedekt, zelfs als dit betekent dat ze hun vraag opschrijven of ze vragen om deze aan het einde van de presentatie te herhalen.
Houd er rekening mee dat er andere redenen kunnen zijn waarom mensen geen vragen stellen. Misschien heb je een omgeving gecreëerd, misschien onbedoeld, waar ze zich niet op hun gemak voelen. Of misschien worden mensen zo van hun stuk gebracht door de discussie dat ze niet zeker weten waar ze moeten beginnen met het stellen van vragen, in welk geval je waarschijnlijk achterblijft bij het geven van context (zie # 2 voor advies hierover).
7. Is er een significant patroon van bepaalde mensen die spreken (of helemaal niet spreken)?
Je hebt hoogstwaarschijnlijk iedereen in de kamer uitgenodigd omdat je hun mening of inbreng over een project wilde - en uiteindelijk zullen de ideeën en acties die uit je vergadering komen sterker en beter op elkaar afgestemd zijn als iedereen meedoet. Dus je wilt ervoor zorgen dat iedereen bijdraagt ten minste eenmaal in de loop van je tijd samen.
Dit klinkt in theorie geweldig, maar is niet altijd de realiteit. Sommige mensen zijn luider en zelfverzekerder dan anderen, sommige mensen bevinden zich in hogere machtsposities dan anderen, en sommige mensen voelen zich niet zo opgenomen of gerespecteerd als anderen in de kamer. Een voorbeeld: onderzoek toont aan dat vrouwen vaker worden gestoord in gesprekken dan mannen.
Probeer de juiste soort discussieleider te zijn. Sluit kruipende collega's af. Niet onderbreken. Kom op voor mensen die onderbroken zijn. Doe een beroep op mensen die niet veel hebben gezegd of misschien verlegen zijn. Dit geldt vooral voor mensen op afstand die niet fysiek in de kamer zijn.
Vergeet ook niet dat je ook in deze categorie valt, zelfs als de organisator van de vergadering! In sommige gevallen is het logisch om de persoon te zijn die het meest praat, maar zelfs dan moet u ervoor zorgen dat alle stemmen in de kamer worden gehoord en versterkt. (Hier is wat advies om te voorkomen dat je gaat wandelen en herkennen wanneer je te veel praat.)
Vragen 8-10 Na de vergadering
Ik ben er bijna! Als u wilt dat uw vergaderingen elke keer een homerun zijn, overweeg dan het onderstaande.
8. Zet iedereen de juiste volgende stappen?
Je kunt zien wanneer een vergadering slecht verliep toen iedereen de kamer verliet en dingen ging doen precies zoals je niet wilde dat ze het deden .
Vermijd dit door direct en duidelijk te zijn over de volgende stappen. Voordat u begint, moet u het volgende aanpakken:
- Wat moet er gebeuren?
- Hoe moet het gedaan worden?
- Wanneer moet het voor elkaar zijn?
- Wie gaat er verantwoordelijk voor zijn?
- Wie gaat het succes ervan begeleiden / volgen?
9. Is het grotere doel van de bijeenkomst bereikt?
Lijken mensen meer gemotiveerd om dingen achteraf gedaan te krijgen? Lijken ze effectiever te werken? Is er minder verwarring of worden er minder vragen gesteld? Heb je je oorspronkelijke doel bereikt? De kans is groot dat het antwoord ja is, je hebt het goed gedaan (en als het antwoord nee is, lees dan de bovenstaande secties om erachter te komen waar je fout ging).
10. Vonden andere mensen ook dat de vergadering productief was?
Ik scheid deze vraag van het bovenstaande omdat dit vereist dat u mensen daadwerkelijk vraagt wat zij van de vergadering vonden, in plaats van aan te nemen.
Directe feedback krijgen (vooral als manager) is belangrijk. Het is mogelijk dat u het gevoel had dat de vergadering zonder problemen verliep, maar alle anderen zijn het daar niet mee eens - horen dat u zal helpen aan te pakken waarom het niet succesvol was en hoe u de volgende keer beter kunt doen. Natuurlijk kun je niet aan iedereen vragen hoe het ging, maar zo nu en dan zorg je ervoor dat je op de goede weg bent.
Niemand houdt van vergaderingen, dus waarom ze laten stinken? Beantwoord deze vragen frontaal, en het is veel minder waarschijnlijk dat uw vergaderingen mislukken.
