Als je ooit in een kantoor hebt gewerkt, weet je dat vergaderingen het zwarte schaap van werktaken zijn. We houden ervan om ze te haten en we streven ernaar ze voor altijd te elimineren, en toch blijven we ze hebben - steeds opnieuw totdat we ons afvragen waarom we zoveel tijd in hen doorbrengen.
Iedereen heeft zijn geheimen om door het lastige landschap van vergaderingen te navigeren (en sommige zijn beter dan andere.)
Dus heb ik strategieën opgesteld voor het verminderen van uw vergaderlast (en het verhogen van uw productiviteit) van vier succesvolle bedrijfsleiders. Wie weet kun je een van deze tactieken in je eigen kantoor proberen!
1. Tijdruimten "Geen vergadering" creëren
Dit is de oudste en gemakkelijkste truc in het boek, voor iedereen die moeite heeft om heads-down werk te plannen.
En het heeft gewerkt voor Andrew Fingerman, CEO bij PhotoShelter:
“Iets meer dan een jaar heb ik geweigerd om vóór het middaguur vergaderingen te houden. De impact op mijn productiviteit is verbluffend. Als iemand die ook ADHD heeft, heb ik ontdekt dat ochtenden noodzakelijk zijn voor werk dat mijn hoogste niveau van kritisch denken vereist. Dus als iemand me 's morgens wanhopig moet ontmoeten, weiger ik bijna altijd en vraag ik in plaats daarvan of we' s middags een tijdstip kunnen kiezen. De enige voorwaarde waarop ik ga grotten is als de vergadering perfect aansluit op mijn topprioriteiten. '
Bij The Muse hebben we een vergelijkbare strategie omarmd door 'Winnende woensdag' te implementeren, waarbij van 9.00 uur tot 13.00 uur op woensdag niemand in het bedrijf vergaderingen mag plannen.
"De meest voorkomende klachten waren dat mensen niet genoeg consistente denktijd hadden omdat vergaderingen zo vaak zouden onderbreken", zegt onze VP van People and Talent, Toni Thompson. "Er zijn een paar vergaderingen die mensen me hebben verteld dat ze niet kunnen stoppen, maar als de inspanning zelfs 70% van de onproductieve vergaderingen vermindert en die vervangt door veel productiviteit, creativiteit en gezond verstand van medewerkers, is het de moeite waard."
2. Vergaderingen hebben slechts één dag per week
Mattan Griffel is de mede-oprichter en CEO van One Month. Om zijn eigen vergaderkwesties op te lossen, besloot hij dat in plaats van bepaalde tijden te blokkeren, hij elke dag behalve één zou blokkeren.
In tegenstelling tot het eigen systeem van The Muse, houdt Griffel vergaderingen alleen op woensdag: “Ik maak er niet zoveel van. Als iemand dinsdag vraagt om koffie te pakken, zal ik vragen of woensdag in plaats daarvan werkt. Als die woensdag helemaal vol is, vraag ik naar de volgende woensdag (soms moet ik twee of drie woensdagen boeken), 'zegt hij in een recent artikel van Forbes . Verrassend eenvoudig, toch?
Het resultaat, zo constateert hij, is niet alleen enorm veel tijd om zich op andere taken te concentreren, maar dat mensen dwingen te wachten tot woensdag vaak de onbelangrijke vergaderingen eruit filteren. Het zal mensen elimineren die wat van je tijd willen, maar niet bereid zijn om erop te wachten of binnen je schema te werken. Dat is geweldig voor mij, omdat ik die mensen toch niet wil ontmoeten. "
3. De kalender regelmatig opnieuw bezoeken
"We hebben vergaderingen op kwartaalbasis regelmatig opnieuw geëvalueerd om de vergaderschema's waar nodig opnieuw te bewerken", zegt Dinah Alobeid, directeur communicatie bij Greenhouse. Dit betekent dat elk kwartaal bij het bedrijf hun agenda bekijkt en beslist of bepaalde discussies naar een ander kanaal kunnen worden verplaatst.
U kunt dit eenvoudig doen met uw eigen schema. Om te helpen bij het beperken van welke vergaderingen wel en niet plaatsvinden, stelt Alobeid voor om het tijdsbestek te verkorten: “Begin met vergaderingen van 30 minuten en verminder ze indien mogelijk tot 20 minuten; hetzelfde geldt voor 60 minuten, waarom niet 45 proberen? ”Misschien ontdekt u dat u net zoveel kunt bereiken in een kortere tijd, zo niet via een e-mail of een Google-document.
Ze zegt ook: "Breng maandag tijd door met het in kaart brengen van wat je deze week wilt bereiken en welke vergaderingen moeten gebeuren om het werk gedaan te krijgen en bepaalde projecten vooruit te helpen." Als ze zich niet in lijn voelen met je prioriteiten, verwijder hen.
4. Een vergadering opschonen
Alex Villa, Chief Operating Officer bij Healthify, gaat nog een stap verder door een "meeting purge" te organiseren bij zijn bedrijf:
"Dit is een specifiek tijdstip om de zes tot negen maanden waar we 100% van de terugkerende vergaderingen verwijderen en regels instellen waarmee ze kunnen worden toegevoegd."
Dus wat houdt precies in dat een vergadering weer op de kalender wordt gezet voor Villa en zijn team? “Voor eenmalige en klantgerichte vergaderingen kunt u de vergadering naar eigen goeddunken houden of verwijderen. De verwijderde vergaderingen kunnen niet worden toegevoegd gedurende ten minste twee weken. Na die twee weken kunt u de vergadering alleen terugplaatsen als een meerderheid van de deelnemers proactief vraagt om terugkomst (lobbyen voor uw eigen vergaderingen is verboden!) "
De reactie op zijn bedrijf was ongelooflijk positief, ondanks het feit dat het zo'n intimiderend verzoek was: “Iedereen vindt het geweldig en kan niet wachten om alles te verwijderen. Zonder het probleem te erkennen, krijg je de lastige situatie dat niemand degene wil zijn die zegt: 'Deze vergadering is niet nuttig, kunnen we het gewoon annuleren?' Uiteindelijk doorlopen we cycli van optimale prestaties waarbij mensen een goede balans vinden tussen samenwerken en toch de tijd hebben om hun individuele werk te doen. ”
Hoewel het met dit plan mogelijk is om iedereen in je team aan boord te krijgen, is het de moeite waard om voor kleinere vergaderingen te testen. Praat met uw collega's over het verwijderen van niet-urgente check-ins voor een paar weken, en kijk of dit een negatieve invloed heeft op uw werk.
Het oplossen van de overbelasting van vergaderingen komt eigenlijk neer op het prioriteren van uw werklast, en daarom zijn de bovengenoemde strategieën zo effectief.
