Bedrijven hebben het belang ingezien van het hebben van een gezonde relatie met de media, wat betekent dat ze minder “geen commentaar” krijgen en in plaats daarvan proactief informatie ophoesten. Maar de afgelopen jaren - vooral na de financiële ineenstorting - is er een verhoogde gevoeligheid geweest over hoe transparant een bedrijf is, waarbij zowel de media over het bedrijf rapporteren ("ze zijn niet transparant genoeg!") Als het bedrijf zelf ( "Zijn we transparant genoeg?").
Zoals de meeste dingen in PR, is er een delicaat evenwicht tussen ervoor zorgen dat uw bedrijf transparant werkt en geen informatie vrijgeeft die de reputatie van uw merk negatief kan beïnvloeden.
Uitzoeken waar die lijn moet worden getrokken, wordt bepaald door verschillende dingen, waaronder de sterkte van uw relaties met de journalisten die uw bedrijf bestrijken, en hoe positief - of negatief - de informatie in kwestie is.
Dat gezegd hebbende, hier is hoe te navigeren door enkele van de meest voorkomende (en vaak moeilijkste) onderwerpen waar journalisten naar zullen vragen.
Financiële informatie
Als u een beursgenoteerd bedrijf bent, bent u wettelijk verplicht om financiële en operationele informatie bekend te maken. Als u vragen probeert te ontwijken met een 'geen commentaar', zult u heel wat problemen krijgen - en uw bedrijf er in het proces erg ondoorzichtig uit laten zien.
Als u een privébedrijf bent, hoeft u geen financiële en operationele informatie te verstrekken. En de meeste bedrijven houden die cijfers voor zichzelf. Als je het echter absoluut doodt en de pers wilt laten weten, maak dan een aantal geweldige statistieken die laten zien hoe geweldig je het doet zonder exacte cijfers te geven (zoals groei van jaar tot jaar). Dit zal je beschermen voor het geval je een vreselijk kwartaal hebt. In dat geval snuiven journalisten misschien op dat het slecht is, maar hebben ze geen exacte cijfers om te vergelijken of te exploiteren.
Personeel
Als het gaat om uw personeel, is uw eerste prioriteit niet transparantie - het is om hen te beschermen. Dus als een journalist rondneuzen vraagt om informatie over het persoonlijke leven van werknemers, moet u altijd een 'geen commentaar' geven. De enige uitzondering is als de persoon in kwestie deel uitmaakt van een intern of extern onderzoek dat openbaar is gemaakt. In dat geval wilt u de media vertellen dat u het onderzoek uitvoert of eraan meewerkt en dat daarbij laten.
Als een medewerker het bedrijf heeft verlaten of is ontslagen en een journalist vraagt naar zijn of haar status, kunt u zeggen dat hij of zij niet langer bij het bedrijf is. Maar u hoeft geen verdere details aan te bieden.
Het succes van een lancering of initiatief
Als PR-mensen houden we van de mogelijkheid om proactief de pers te bereiken met positief nieuws over ons bedrijf. Maar wat gebeurt er wanneer journalisten die een aankondiging hebben behandeld - zoals de lancering van een nieuw product - opvolgen en willen weten hoe het nieuwe product zes maanden later verkoopt, terwijl het eigenlijk niet zo goed gaat?
Moet u hun vragen beantwoorden? Nee. Maar lijkt het u niet erg transparant om dat niet te doen? Ja.
Mijn advies is om een uitspraak van één of twee zinnen te maken die de vraag van de journalist behandelt, zonder opnieuw in specifieke getallen te komen. In dit geval zou je zoiets kunnen zeggen als: "Hoewel het product maar een paar maanden op de markt is, hebben we bemoedigende feedback ontvangen van onze klanten." Je hebt gereageerd en vormde de boodschap in jouw voordeel en beschermde u tegen het geven van teveel informatie - voor het geval het product flopt.
In een crisis
Wanneer de reputatie van uw bedrijf in gevaar komt, moet u uiterst voorzichtig zijn met de informatie die u aan de media verstrekt. De beste manier om transparant te blijven en tegelijkertijd uw merk te beschermen, is door de pers regelmatig verklaringen af te geven om hen te laten weten wat er aan de hand is - u kijkt bijvoorbeeld naar het probleem, u hebt het probleem geïdentificeerd en ten slotte lost u het probleem op. het probleem - terwijl u uw berichten zo beperkt en hoog mogelijk houdt. Als de media vragen heeft die verder gaan dan die eenvoudige beweringen die u niet comfortabel kunt beantwoorden, kunt u ze 'niet becommentariëren' totdat u blauw in het gezicht bent.
Hoewel dit slechts een paar voorbeelden zijn van de soorten vragen die je van de pers krijgt, blijft de formule voor het volgen van die transparantielijn hetzelfde: beantwoord vragen zo transparant mogelijk, terwijl je uit het onkruid blijft met je antwoorden - of dat dat is betekent exclusief exacte cijfers of details over een situatie. En onthoud: als u een stukje informatie wilt delen maar niet wilt worden geciteerd, kunt u altijd vragen om op de achtergrond te spreken.
