U moet dus een klantbijeenkomst annuleren - misschien omdat uw werklast gewoon te zwaar is om een andere vergadering af te handelen, of omdat er iets anders aan de hand was. Of misschien heb je ze al verschillende keren eerder ontmoet en zijn je interacties dus repetitief, zo niet onproductief geworden.
Het is lastig - vooral omdat het belangrijkste deel van je taak is om met klanten om te gaan, dus als je ze annuleert, zie je er niet bepaald geweldig uit.
Het eerste waar u rekening mee moet houden als u ooit een klant wilt terugtrekken, is de relatie van uw bedrijf met hen. Alle klanten zijn belangrijk, maar sommige wegen meer dan andere in uw prioriteitenlijst. Dus vraag jezelf af, waar vallen ze in de hiërarchie? Dragen ze veel zaken bij aan de bedrijfsresultaten van uw bedrijf? Als dat zo is, is er waarschijnlijk geen geweldig excuus om ze niet te ontmoeten (tenzij je zegt, verschrikkelijk ziek of een noodgeval hebt). Overweeg ook uw excuus - heeft u gewoon een hekel aan vergaderingen of moet u om een geldige reden een nieuwe afspraak maken?
In elk geval moet u soms tijd vrijmaken om alle relaties op uw lijst te beheren. Dus ik stel het volgende voor:
1. Verander de vergadering in een telefoongesprek
Zouden ze bereid zijn om aan de telefoon te springen in plaats van elkaar persoonlijk te ontmoeten? Dit bespaart u misschien niet altijd , maar het bespaart u wel een reis van en naar hun kantoor - en toont nog steeds dat u bereid bent om verbinding te maken.
2. Verander de vergadering in een kortere vergadering
Ze willen een 90 minuten durende chat maken over de prestaties van hun account, maar je weet dat je alles binnen 30 minuten kunt behandelen. Houd het gesprek kort (en verplaats het mogelijk naar e-mail of telefoon) met deze sjabloon:
3. Verander de vergadering in een e-mail (voorlopig)
Als ze superflexibel zijn en je alles gemakkelijk schriftelijk kunt overbrengen, probeer dan een e-mail van 10 minuten om te zetten in een e-mail van een uur. Natuurlijk moet u begrijpen dat als het een belangrijke of serieuze zaak is om te bespreken, u misschien later nog moet bellen.
4. Buig uit de vergadering Uw collega sleepte u naar toe
Stel dat u een ontwerper bent die aan een project voor een klant werkt. U bent niet het directe contact - uw collega, de accountmanager, is dat wel. Dus, terwijl u bent uitgenodigd voor de vergadering, is uw aanwezigheid niet verplicht zolang de accountmanager namens u kan spreken.
Als je wilt dat je collega het veld zonder jou afhandelt, is het van cruciaal belang om ze uit te rusten met alles wat ze nodig hebben om erover te praten en de vragen van de klant te beantwoorden. Deze sjabloon zou moeten helpen:
De realiteit van het werken met klanten is dat u te maken hebt met vergaderingen. Het is echter mogelijk dat ze al je agenda op willen eten als je andere dingen hebt die je moet doen. Dus, in plaats van ze volledig te annuleren (en het risico te lopen je relatie te schaden), probeer je te beperken hoeveel van je tijd ze in beslag nemen - het kan slechts tijdelijk zijn, maar het geeft je in ieder geval wat ademruimte om alles voor elkaar te krijgen.
