Ik heb de afgelopen jaren geleerd dat als je een reputatie als behulpzaam ontwikkelt, er steeds meer aanvragen op je afkomen.
Voor mij zijn verzoeken om koffie om “mijn hersens te kiezen”, voor inleidingen in mijn netwerk, of voor mij om het verhaal van de oprichting van The Muse (dat online is als je Google het! Ik ben natuurlijk geen beroemdheid, maar ik heb de afgelopen maand alleen al 35 e-mailverzoeken om hulp, advies of tijd geteld, los van mijn dagelijkse bedrijfsactiviteiten of mentorprogramma's die ik al heb toegewijde tijd om.
Ik hou ervan behulpzaam te zijn wanneer ik kan, maar er is een inherent conflict tussen ja zeggen en nee zeggen. Ja zeggen neemt tijd weg van mijn groeiende team, dat mijn tijd, aanwezigheid en ondersteuning nodig heeft, evenals van mijn vrienden en familie. Als ik vorige maand ja had gezegd tegen alle verzoeken (ervan uitgaande dat elk 30 minuten duurt), had ik er meer dan 17 uur over gedaan. Dat is bijna een uur elke werkdag!
Nee zeggen is echter zowel een gemiste kans om iemand te helpen en een relatie op te bouwen als een risico om onbeleefd te worden, zelfs als uw redenen zuiver zijn. Oh en niet te vergeten, moeilijker te doen. Ik heb ervoor gekozen om de twee zoveel mogelijk in evenwicht te houden, maar het vinden van de beste manier om nee te zeggen heeft tijd gekost.
Of het nu die publicist is die steeds een pitch door jou probeert te runnen (nadat je vier keer nee hebt gezegd) of die jonge afgestudeerde die blijft vragen je te ontmoeten voor koffie, iedereen behandelt vragen van mensen die ze liever niet ja zeggen naar. Dus wat is een drukke professional om te doen wanneer een e-mail met vragen die u niet wilt beantwoorden binnenkomt?
Hier is hoe ik het heb behandeld.
Situatie 1: Je wordt gepitched
Laten we beginnen met de gemakkelijkste. Als je wordt gegooid door iemand die je niet interesseert of niet kunt helpen (of het nu een publicist of een dienstverlener is), doe dan het volgende:
- Controleer of er een afmeldlink onderaan de e-mail staat. Als dat het geval is, kunt u zich onmiddellijk afmelden.
- Zo niet, negeer en archiveer deze eerste e-mail, tenzij deze duidelijk persoonlijk voor u is geschreven. Ik heb gemerkt dat 99% hiervan in bulk wordt verzonden en dat niemand het persoonlijk opvat als u niet reageert.
- Als dezelfde persoon opvolgt (zelfs als het duidelijk door een robot is geschreven), stuur dan een snel bericht dat je niet geïnteresseerd bent. Ik beschouw dit als een kans om aardig te zijn en verkopers of publicisten de informatie te geven dat ik geen goede lead ben, zodat ze hun tijd elders kunnen doorbrengen (en ook kunnen stoppen met e-mailen). Dit is de e-mailsjabloon die ik gebruik:
Hoi,
Bedankt voor je email. We zijn momenteel niet op de markt, maar ik zal u laten weten of dat verandert. Wilt u in de tussentijd mijn e-mailadres van uw lijst verwijderen?
Bij voorbaat dank,
Wat er ook gebeurt, ga niet akkoord om een oproep te doen om 'alleen maar te leren wat we te bieden hebben', tenzij u daadwerkelijk geïnteresseerd bent. Dit zorgt er nooit voor dat iemand weggaat, en het leidt meestal tot een meer persistente follow-up, omdat je hebt bewezen dat je een warmere lead bent.
Situatie 2: Je krijgt een koude e-mail voor tijd of advies
Dus je hebt een e-mail ontvangen van een willekeurige persoon waarin je om tijd of advies wordt gevraagd. Je hebt je oordeel gebruikt en op basis van je capaciteiten en zijn of haar vragen lijkt het niet alsof je de vrije tijd hebt om te helpen. In die gevallen zijn er twee geweldige opties:
- Als je wilt helpen, maar geen tijd hebt, probeer dan wat ik de "punt-tactiek" noem. Stuur een korte "Bedankt voor het denken aan mij - ik ben volgeboekt deze maand, maar als je contact opneemt met, ik zou graag helpen hoe ik kan. ”Veel mensen zullen nooit iets opvolgen - hetzij omdat ze het vergeten zijn of omdat ze uw tijd en advies niet meer nodig hebben - dus u kunt er zeker van zijn dat de mensen die volgen die je hulp het meest nodig hebben.
- Als u denkt dat u niet kunt helpen, ongeacht de tijdlijn, is het de beste aanpak om te communiceren waarom u dat niet op een vriendelijke en duidelijke manier kunt doen en het bieden van een op een na beste alternatief. Weet je niet zeker hoe je dat moet zeggen? Probeer een aangepaste versie van de e-mailsjabloon van Alexandra Franzen om een goede vriend af te wijzen.
Situatie 3: U wordt gevraagd om een vriend van een vriend te helpen
Soms is er sprake van een speciale omstandigheid, bijvoorbeeld dat de jonge afgestudeerde om tijd vraagt, de broer is van een voormalige collega. Helaas heeft uw wederzijdse contactpersoon niet eerst contact met u opgenomen (zoals hij of zij zou moeten) voordat u uw contactgegevens invoert of verstrekt, dus u moet zelf beslissen of u deze persoon kunt weigeren en hoe u dit kunt doen zonder de relatie. Jouw opties:
- Als je het gevoel hebt dat je het moet doen, hoewel je geen idee hebt hoe het in je drukke schema moet worden ingepast, stel dan een gesprek van 15 minuten voor in plaats van persoonlijk te vergaderen. Van een koffie-uur een snel telefoontje maken is beter beheersbaar en dwingt de vragensteller om uw tijd verstandig door te brengen. U kunt ook aanbieden om een of twee dringende vragen via e-mail te beantwoorden. (Mensen begrijpen meestal als u de context toevoegt die u nu te veel hebt gepland, maar eerder in plaats van later wilt helpen.)
- Als je niet de juiste persoon bent om te helpen, maar je hebt het gevoel dat je iets moet doen, overweeg dan of iemand anders in je netwerk misschien bereid is om te helpen. Stuur het verzoek eerst door naar uw contactpersoon, die vraagt of hij of zij 15 minuten kan sparen voor een telefoontje om iemand te helpen, omdat u daarvoor niet de juiste ervaring hebt. Je kunt de vraagsteller dan laten weten dat je niet de juiste persoon bent om te helpen, maar dat je iemand anders hebt gevraagd of hij of zij zich op zijn gemak voelt als hij wordt geïntroduceerd en je volgt hem op als je iets terug hoort.
- Als de intro via een losse kennismaking plaatsvond en je het liever afwijst, probeer dan de punt-tactiek hierboven en geef de vragensteller wat tijd of advies via e-mail als hij of zij in de toekomst opvolgt.
Het is misschien niet eenvoudig, maar als je eenmaal een verzoek dat niet past, hebt afgewezen, ben je al een stap in de richting van je tijd besteden aan de dingen die voor jou het belangrijkst zijn. En dat is iets om te vieren.
