Klantrelaties kunnen een bedrijf of een carrière maken of breken. Als u al met klanten werkt, weet u dat wederzijds respect en een goede werkrelatie uw eerste prioriteit moeten zijn. En als u net begint met klanten, leert u dit zeer snel.
De eerste ontmoeting met een nieuwe klant? Nou, dat is het eerste dat de relatie kan maken of verbreken.
Of u nu net bent toegewezen aan een bestaand project of met een nieuwe klant aan de slag gaat, het is belangrijk om vanaf de eerste dag indruk te maken. Na jaren in de PR-wereld zijn hier vijf dingen die ik altijd in gedachten houd.
1. Doe vooraf je onderzoek
Net zoals u zou gaan in een interview met een goed begrip van het bedrijf, zou u uw eerste klantbijeenkomst moeten beginnen met ten minste enige basiskennis over uw klant en zijn of haar bedrijf. Uiteraard kun je niet alles weten - en de klant moet begrijpen dat je er gewoon in springt - maar hoe meer je in staat bent om je kennis van de industrie en het bedrijfsleven te tonen, hoe beter.
Begin met te weten hoe u de bedrijfs- en klantnamen moet uitspreken, en zelfs de beste concurrenten voor het geval dat. Krijg inzicht in de houding van uw klant in de branche en eventuele successen en worstelingen waarmee het bedrijf wordt geconfronteerd. Je kunt dit vaak te weten komen door van tevoren online onderzoek te doen. Google uw klantcontact, het bedrijf en de industrie - en bekijk het nieuwsgedeelte voor trends. Artikelen kunnen zoveel over een bedrijf onthullen, inclusief zijn standpunt in een industrie.
Als deze klant eerder met anderen in uw bedrijf heeft gewerkt (of met andere mensen in uw netwerk heeft gewerkt), leer dan wat u van hen kunt. Is er iets bijzonders aan deze klant? Heeft hij of zij sympathieën of antipathieën die uw collega's hebben opgepikt? Tips om beter samen te werken? Deze nuances hoeven niet voor de hand te liggen; ze kunnen ook de kleinste, meest belachelijke dingen zijn. Een van mijn klanten houdt bijvoorbeeld niet van weeën (of moet ik zeggen, niet van weeën). Het is een piepklein huisdier, maar als ik dit weet, kan ik voorkomen dat ik iemand meteen erger.
Ten slotte is het de moeite waard om een beetje onderzoek te doen om schijnbaar onbelangrijke details te leren over de persoon met wie je zult ontmoeten. Ben je naar dezelfde universiteit gegaan? Heb vergelijkbare hobby's? Het is misschien helemaal niet gerelateerd aan je werk samen, maar deze weetjes in het eerste gesprek weven kan een goede verstandhouding opbouwen.
2. Wees vooraf over uw ervaring en mogelijkheden
De belangrijkste zorgen van een klant zullen uw vaardigheden en kennis zijn - bent u de juiste om te helpen met dit werk? Hoogstwaarschijnlijk krijg je de kans om jezelf voor te stellen en een beetje achtergrondinformatie te geven, en dit is een kans om deze ervaringen vooraf te bespreken. Onthoud: je bent om een reden gekozen om met deze klant te werken, dus wees niet bang om te laten zien wat je hebt.
Weet je niet zeker wat je moet zeggen tijdens je intro? Nadat je je naam hebt vermeld, is deze sjabloon een goede plek om te beginnen:
Dit hoeft niet langer te zijn dan een paar zinnen - je wilt niet lijken alsof je te veel probeert - en zorg ervoor dat je dit afrondt met een reden waarom je enthousiast bent om samen te werken.
3. Luister en pas je aan
Als je eenmaal de kans hebt gehad om jezelf voor te stellen, leun dan achterover en luister. Zelfs in het eerste gesprek moet je oppikken wat het belangrijkst is voor de klant en wat hij of zij wil dat jouw rol is. Moeten uw vergaderingen gericht zijn op werk en de taak die voor u ligt of meer om elkaar te leren kennen? Moet je vragen stellen om meer conversatie op te roepen of regeren in een gesprek dat de focus verliest? Moet u aanbevelingen tijdens de vergadering onderbreken of volledig luisteren voordat u terugkomt met uw gedachten?
Wees bereid om aan te passen, ongeacht wat de zaak is. Het weerspiegelen van het sentiment en de lichaamstaal van uw klant zal helpen bij uw eerste indruk, terwijl het opmerken en aanpassen hiervan u zal helpen bij al uw toekomstige interacties.
4. Stel vragen en maak aantekeningen
Iedereen houdt ervan zich een expert te voelen en gezocht te worden naar expertise. Stel op basis van uw eerdere onderzoek relevante vragen over de klant en zijn of haar bedrijf. Deze relatie is nieuw en dit is de beste tijd om zoveel mogelijk informatie te verzamelen. Uw vragen moeten niet zo eenvoudig zijn dat een beetje onderzoek ze al zou hebben beantwoord (bijvoorbeeld: "Wat is de belangrijkste service van uw bedrijf?") En zou meer moeten zijn gericht op overkoepelende trends, zoals de richting van het bedrijf of de industrie. Probeer vragen als: Wat zijn de grootste uitdagingen van uw bedrijf? Welke trends zien in deze industrie? En zorg er natuurlijk voor dat u grondige aantekeningen maakt.
Als uw klant op zoek is naar een meer persoonlijke relatie, kunt u ook vragen stellen over het gezinsleven of externe interesses. Maak opnieuw aantekeningen. Kennis van de aanstaande vakantieplannen van een klant, zijn gezin of zelfs de voorkeur voor thee en koffie kan in de toekomst nuttig zijn.
5. Volg snel op
Een snelle e-mail na uw introductie geeft de klant uw contactgegevens, geeft u de mogelijkheid om uw enthousiasme om samen te werken te versterken en stelt u in staat om alle actie-items die uit uw vergadering kwamen te herhalen. Dit kan een heel korte opmerking zijn.
Indien mogelijk, is dit een goed moment om uw rol duidelijk te maken aan de klant. Als je vanaf nu de puntpersoon bent, vermeld dat dan in je e-mail zodat er geen verwarring meer is.
Met een geweldige eerste indruk begint uw relatie met de klant snel. U kunt zich verheugen op het opbouwen van een goede werkrelatie en duiken in de goede dingen - het werk.
