Op zijn best is e-mail een van de meest efficiënte vormen van communicatie - het kan kort en krachtig zijn en onderweg worden verzonden om uw vragen te beantwoorden of uw boodschap over te brengen.
Dat gezegd hebbende, je inbox kan meer problemen veroorzaken dan het oplost wanneer je in plaats van een no-nonsense, verkorte reactie een antwoord van één zin ontvangt dat in wezen niets betekent. In tegenstelling tot een telefoongesprek - waarbij je eb en vloed kunt gebruiken om dezelfde vraag op nieuwe manieren te blijven stellen - kan het moeilijk zijn om via e-mail op nieuwe informatie te drukken.
Het goede nieuws is dat cryptische e-mails meestal in een van de twee categorieën vallen en er is een strategie om op elk type te reageren. Lees verder voor de veelvoorkomende overtreders en de beste aanpak voor elk.
1. De reactie 'Ik heb de e-mail niet gelezen'
Het eerste soort cryptische e-mail is het soort waarbij je je afvraagt waarom je überhaupt de moeite nam om te schrijven. U e-mailt uw baas dat uw vlucht is geaard en hij schrijft terug dat hij u 'over een paar uur' op kantoor ziet. Of u vraagt een groep kiezers om bijgewerkte adressen en de helft stuurt u alle hun informatie en de andere helft sturen u alleen hun telefoonnummers.
Ugh. Hoe moeilijk is het om een e-mail te lezen?
Eigenlijk is dat je uitgangspunt. Zoals ze zeggen, het is gemakkelijker om jezelf te veranderen dan om anderen te veranderen. Het eerste wat u moet doen, is uw e-mails objectief beoordelen. Traint u mensen om ze niet te lezen door de vraag in een e-mail van vijf alinea's te begraven? Als je aan het bovenstaande voorbeeld denkt, heb je je vertraagde vlucht vermeld aan het einde van de samenvatting van twee pagina's van je zakenreis (die je baas waarschijnlijk later zou overwegen)? Probeer onze richtlijnen om ervoor te zorgen dat uw e-mails worden gelezen en beantwoord.
Maar hoewel het schrijven van duidelijkere e-mails goed en goed is voor de volgende keer, hoe moet je nu reageren op je niet-lezer? De beste aanpak is om het belangrijkste stuk informatie te presenteren als "nieuwe informatie" (wat verklaart waarom u terug schrijft).
In het geval van de bovenstaande voorbeelden kunt u proberen: “Nieuwe informatie van de luchtvaartmaatschappij: de vlucht zal waarschijnlijk pas morgen beginnen. Het lijkt erop dat ik de avond in Chicago zal doorbrengen, 'of' Bedankt voor het verzenden van je telefoonnummer; kun je ook een bijgewerkt adres sturen als je de kans krijgt? ”Houd het zo kort mogelijk (een of twee regels, zodat er niets kan worden gemist), terwijl je beleefd herhaalt wat je nodig hebt.
2. De reactie “Dit is geen prioriteit voor mij”
Je legt een situatie uit waarin je een senior collega vraagt of je aanpak A of B moet nemen, en zijn antwoord is: "Veel succes." Of je vraagt een nieuw contact wanneer het een goed moment is om contact te maken en zij zegt dat ze graag zou willen tot - maar veronachtzaamt dat het werkelijke tijden opneemt.
Klinkt bekend? Ik heb slecht nieuws: de persoon met wie je correspondeert, wil je nu niet beantwoorden.
Natuurlijk is er een verschil tussen een e-mail waarin je volledig wordt afgewezen, en een e-mail die een moment geeft waarop je contact mogelijk meer beschikbaar is, bijvoorbeeld: 'Ik zou graag afspreken voor koffie, maar ik word overspoeld door de einde van de maand 'leent zich voor een natuurlijke opvolging van het terugcirculeren in een paar weken.
Maar het afwijzende antwoord zonder aanvullende informatie, bijvoorbeeld 'Wanneer kan ik sommige cijfers zien?'; "Zeker." - suggereert dat het krijgen van de informatie die u nodig heeft geen prioriteit is voor uw lezer.
Als het absoluut een prioriteit voor u is, is het tijd om zijn aandacht te trekken. Probeer te reageren met deze formule:
- De informatie die u nodig heeft
- Een vaste deadline
- Een vraag bevestigen.
Bijvoorbeeld: "Ik weet dat je dit weekend een paar evenementen hebt, maar ik heb de herziene cateringraming nodig voor woensdag - kun je het dan tegen die tijd geven?" Of: "Mijn klantvergadering is gepland om 10.00 uur vrijdagochtend; is het haalbaar om voor die tijd korte aantekeningen over mijn presentatie te geven? inclusief een specifieke datum ("aanstaande dinsdag" in tegenstelling tot "in de komende weken") zal u op de prioriteitenlijst plaatsen; en eindigen met een vraag betekent dat de ontvanger je terug moet schrijven.
Het kan frustrerend zijn als iemand de tijd neemt om te reageren, maar niet de moeite neemt om je de informatie te geven die je nodig hebt. Gebruik de bovenstaande tips om het probleem te achterhalen en te reageren op een manier die u helpt de klus te klaren.
