Toen een collega mijn aandacht vestigde op een ouder artikel over e-mailproductiviteit van George Kao dat opnieuw de ronde deed, realiseerde ik me dat de inbox-strijd echt is. Ik ben net terug van een huwelijksreis van drie weken in Japan, dus ik weet uit eerste hand hoe waar dit is. Het beheren van je inbox is heel handig, en als het niet precies een kunst is, dan een opleiding. Tijdens onze reis zou mijn man, die eigenlijk altijd naar nul van de inbox streeft, naar mijn telefoon kijken, het e-mailpictogram en het nummer ergens rond 400 zien rondhangen en ontzet zijn.
"Dat maakt me gestrest, " zei hij, en ik kon praktisch het zweet op zijn voorhoofd zien stromen. Maar ik was op vakantie! En ik had een afwezigheidsmedewerker aan - voor mijn werkaccount en mijn persoonlijke adres! Niemand verwachtte iets van mij en ik voelde me op mijn gemak bij het terugkomen van dat steeds groter wordende aantal.
Natuurlijk zijn inbox-details, hoewel soms vervelend, ook veeleisend. Het maakt niet uit of je je berichten op maandagochtend controleert nadat je het hele weekend hebt losgekoppeld of op een willekeurige donderdag halverwege de middag. Als u niet binnen enkele seconden weet of het bericht een reactie vereist, laat staan dat het verdient, verspilt u waarschijnlijk kostbare werkminuten om het uit te zoeken.
De ondertiteling van Kao's stuk, "Hoe regelmatig naar Inbox Zero te komen" herinnerde me aan het belang van simpelweg weten waarop en wanneer te reageren. Dit bewustzijn kan het verschil betekenen tussen een overvolle inbox en een nette en opgeruimde. Hier zijn snelle tips om u te helpen beslissen.
1. Zoek naar aanwijzingen
Soms zijn ze duidelijk. Een van mijn collega's stuurde nogal wat e-mails door met betrekking tot evenementen, onderzoeken en rapporten, maar ze merkt altijd op: "Voel je vrij om te archiveren." Eerst had ik het gevoel dat ik misschien onbeleefd was door niet op zijn minst te reageren plichtmatig van antwoorden ("Bedankt!"), maar ik realiseerde me al snel dat haar flagrante opmerking over archiveren betekende dat ze geen antwoord wilde of nodig had.
Als je niet zo'n directe aanwijzing hebt, lees het dan opnieuw en denk er echt over na hoe je antwoord de notitie zou beïnvloeden. Als dit niet het geval is, bijvoorbeeld, deelt een persoon op uw afdeling eenvoudig een project waaraan hij werkt en u hebt momenteel niets waardevols toe te voegen, klik niet op antwoord alleen al om de ontvangst te bevestigen.
2. Snuif een vraag uit
Net als bij bovenstaande, is dit vaak eenvoudig. Als er een duidelijke vraag is die u wilt beantwoorden, dan is uiteraard een antwoord vereist, en misschien een snelle, of binnen 24 uur. Aangezien niet iedereen contact met u opneemt, wordt gegarandeerd de meest welsprekende of to-the-point e-mails geschreven, dus u moet misschien door paragrafen bladeren om te zien of er iets is dat u kunt beantwoorden.
Als je hebt vastgesteld dat er geen vraag is, maar je hebt je eigen vragen, reageer dan op alle duidelijkheid. Het is de moeite waard om op te volgen en aan iemands inbox toe te voegen als het potentieel heeft om toekomstige misverstanden op te slaan.
3. Spreek - als u gehoord wilt worden
Dit is de lastigste van het stel, maar als je het eenmaal onder de knie hebt, wordt het een tweede natuur. Vaak ontvangt u e-mails die duidelijk niets van u vragen. U kunt een reactie ontvangen op iets dat u hebt ingediend, feedback over een voltooid project, advies voor het omgaan met een situatie, informatie over een afdelingsspecifiek doel. Als je niets nieuws aan het gesprek toe te voegen hebt of als je het commentaar netjes kunt opnemen en door kunt gaan met je werk, kun je je gerust voelen dat je niet reageert.
Maar als u zich daarentegen gedwongen voelt om uzelf te uiten - om uzelf te verduidelijken of een beslissing uit te werken of nieuw inzicht te verschaffen - moet u natuurlijk op de antwoordknop drukken. Dit kan met name het geval zijn als uw werkomgeving er een is die onafhankelijk denken aanmoedigt en bijdraagt aan onderwerpen die worden besproken.
Het hoeft geen betoog dat nieuwsbrieven, massale e-mails of iets dat voelt als optioneel lezen geen reactie vereisen. Als u het nuttig vindt, kunt u mappen maken volgens de suggesties van Kao en het organiseren en onderhouden van uw inbox voelt vrijwel automatisch aan.
Een ander ding om te overwegen is dit: plaats jezelf in de plaats van de afzender. Als u degene was die dat bericht stuurde, zou u op zoek zijn naar een antwoord? Hoewel er zeker momenten zijn om dank te betuigen, als je regelmatig met iemand correspondeert of veel heen en weer hebt - waarvan sommige een meer doordacht antwoord vereisen - kun je waarschijnlijk de e-mail veilig met rust laten en ervoor zorgen dat je geen e-mail verzendt onnodig antwoord van twee woorden op iemand die, net als jij, hoogstwaarschijnlijk probeert een inbox nul te bereiken.
