U verzendt veel e-mail op het werk. Je hoeft me dat niet te vertellen. En ik denk dat je doel is om mensen zover te krijgen dat ze ze lezen. Dat is schattig. Maar het is geen uitdaging. En zonder uitdaging kun je niet uitgroeien tot de collega die je bedoeld bent te zijn.
Dus vandaag daag ik je uit om iets dat zelfs nog brutaler is dan goed geschreven berichten naar je collega's te sturen - hun inbox te verstoppen met dingen die mensen doen zeggen: "Ik weet dat Jenni e-mail had moeten gebruiken voordat ze hier werkte, maar alles wat ze doet leidt me te geloven dat ze een tijdreiziger uit de 17e eeuw is die probeert in te passen in de moderne tijd. '
Om je op dat punt te helpen, heb ik 15 bewezen tips verzameld.
- CC iedereen die je ooit hebt ontmoet.
- Behalve Carla, de marketingmedewerker die je onlangs in de badkamer hebt ontmoet. BCC haar en vertel haar niet waarom. Blijf gissen.
- Open altijd met "Slecht nieuws …" of "Dit is enger dan het klinkt, maar …"
- Sluit altijd af met "Ik ga dit nodig hebben van EOD". Je wint als het onduidelijk is wat je precies nodig hebt. Ook als je tot vandaag nooit iets van deze persoon nodig hebt gehad.
- Houd het vaag. Wat is "het?" Alles. Als iemand uw e-mail ontvangt en weet waarom u het hebt verzonden, doet u het verkeerd. Als je moeite hebt om dit aan te pakken, begin dan met het maken van je onderwerpregel zoiets als "notities" of "update" of "geen onderwerp".
- Of, aan de andere kant, kunt u het hele bericht in de onderwerpregel plaatsen. Schrijf dan in het lichaam zoiets als "FYI".
- Push jezelf om 1000 woorden per e-mail te raken. Voelt te gemakkelijk? Ga nog een stap verder door tijdens het schrijven niet één keer op Enter te drukken. Dat klopt - we hebben het over één solide paragraaf. Niet vetgedrukt. Geen cursief. Geen onderstreping. Met één uitzondering! Helemaal aan het einde ga je 'gedachten?' Schrijven
- Stel al uw berichten tijdens de werkdag op. Maar draai! Blijf ze versturen tot 02.00 uur. Dan snel vuur !
- Bevestig het hulpstuk nooit. Verontschuldig je nooit.
- Allen beantwoorden. Altijd.
- Stuur een heel lange draad door. Ik praat zo lang dat het ongeveer zes jaar geleden begon en dat de meerderheid van de mensen oorspronkelijk niet langer bij het bedrijf werkte. Typ "zie hieronder". Druk op verzenden.
- Combineer super chill lingo en onprofessionele afkortingen met echt serieuze onderwerpen. Probeer 'Sup, check gewoon in op dat prestatieplan waar we mee bezig zijn. LMK als je denkt dat je dat doel deze maand gaat halen. En ook happy hour vanavond? '
- Noteer wat u bezighoudt. Negeer traditionalisten die zeggen: "Je moet volledige zinnen gebruiken" en "Grammatica bestaat om een reden" en typ gewoon weg. Sluit het af met: "Ik hoop dat dit logisch is en je hebt nu wat je nodig hebt voor die grote presentatie die zal bepalen of je dit jaar een loonsverhoging krijgt."
- Onthoud deze mantra: "Het leven is te kort voor spellingcontrole."
- Schrijf een e-mail van hoge kwaliteit die kort en krachtig is en de volgende stappen bevat die kunnen worden gebruikt. Sluit vervolgens af met iets dat mensen echt kunnen over-analyseren, zoals "Veel geluk" of "De jouwe in moeilijke tijden" of "Van."
Lees dit en voel je niet overtuigd dat dit de route is die je moet nemen?
Goed gedaan! U bent geslaagd voor de test waarvoor u zich niet heeft aangemeld.
E-mail verzenden is een onderdeel van het leven in 2017. En dat betekent dat u net zo goed kunt werken om uw manier van doen te verbeteren. En het goede nieuws is dat het niet eens zo moeilijk is - van 10 seconden nadenken in je onderwerpregel tot het gebruik van sjablonen om deze 4 veel voorkomende fouten te voorkomen, je kunt vrij gemakkelijk verbeteren.
Dus waar wacht je op? Begin de inboxen van mensen te vullen met dingen die ze willen lezen en waarop ze willen reageren.
(En laat me ook op Twitter weten als ik iets op deze lijst heb gemist.)
