Raad eens hoeveel e-mails de gemiddelde kantoormedewerker elke dag ontvangt? 121.
En dat aantal zal naar verwachting stijgen tot 140 tegen 2018.
Voel je je zenuwachtig en in paniek als je er gewoon aan denkt? Je bent niet alleen. Die stroom e-mail moedigt veel professionals aan om de hele dag door - bijna obsessief - te controleren op e-mails, of ze nu onderweg zijn naar hun werk, tijdens een vergadering of zelfs lunchen met een collega. Deze gewoonte om je inbox te controleren en opnieuw te controleren, kan als een verslaving zijn.
Wat dat erger maakt, is dat nieuw onderzoek dat de hartslag van e-mailgebruikers bewaakte, bewijst dat e-mail zeer stressvol is. Stress verhoogt cortisolspiegels, die onder andere de spijsvertering en het immuunsysteem van uw lichaam verstoren. Dat betekent dat wanneer je gestrest bent, je energie naar beneden zakt, je focus verstrooit en je productiviteit zakt.
Bottom line? Obsessief je e-mail checken is stressvol. Stress is slecht voor je gezondheid en je productiviteit. Het is een verontrustende cyclus. En het moet stoppen.
Maar hoe?
Begin met de basis
Hoewel het zeer verleidelijk is om je inbox nog een keer te vernieuwen (en dan nog een en nog een), is het belangrijk voor je productiviteit en focus om jezelf opnieuw te trainen om een gezondere relatie met e-mail te hebben. (Sommige psychologen noemen dit 'een verslaving breken'. In de meeste gevallen zou ik niet zo ver gaan, dus laten we het bij 'gewoonte veranderen' houden.)
Maak om te beginnen kleine aanpassingen in uw dagelijkse routine waarmee u die constante focus van uw e-mail kunt verwijderen:
- Verwijder de pushmeldingen van uw telefoon zodat u niet elke keer een melding ontvangt wanneer u een e-mail ontvangt
- Laat uw e-mail niet open wanneer u iets anders op uw computer doet. Het is zelfs nuttig om ernaar te streven slechts één tabblad open te houden.
- Maak een afspraak met jezelf om je inbox slechts een bepaald aantal keren per uur of per dag te controleren. Dit kan voor iedereen verschillen - voor sommigen kan dit betekenen dat u elke 15 minuten e-mail controleert; voor anderen kan dit betekenen dat u één, twee of vijf keer per dag moet controleren. Het gaat erom een dagelijkse e-mailroutine op te zetten die uw productiviteit en gevoel van voldoening verhoogt.
- Wanneer je echt moet focussen en niet gestoord wilt worden, probeer dan tijdelijk het blokkeren van nieuwe berichten in je inbox (Inbox Pause werkt voor mij!).
Het maken van dit soort logistieke aanpassingen kan echt op de korte termijn helpen - het zijn kleine stappen die u onmiddellijk kunt implementeren. Productiviteitshacks en apps zullen echter geen blijvende verandering veroorzaken totdat u ook de onderliggende emotionele factoren aanpakt die uw e-mail obsessie voeden.
Ga naar de kern van het probleem
Als je een negatieve gewoonte permanent wilt veranderen, is de eerste - en belangrijkste - stap om te erkennen waarom en hoe die gewoonte in de eerste plaats werd gevormd.
Stel jezelf de volgende vier vragen de volgende keer dat je de behoefte hebt om je e-mail te controleren:
- Wat voel ik nu?
- Waarom wil ik nu mijn e-mail controleren?
- Heb ik het gevoel dat ik nu mijn e-mail moet controleren?
- Moet ik nu echt mijn e-mail controleren?
Wat zijn op basis van uw antwoorden uw echte motivaties om te willen controleren, controleren en opnieuw controleren?
Veel voorkomende motivaties die mijn klanten vaak beschrijven zijn:
- Angst om te missen: "Ik moet de hele dag door mijn e-mail checken, anders reageer ik misschien niet op tijd - waardoor ik een kans misloop."
- Zich zorgen maken over wat anderen zullen denken: “Als ik niet meteen reageer, kan mijn baas denken dat ik niet nauwgezet ben, dat ik niet de baas ben over mijn werk, of dat ik de hele dag aan het rotzooien ben. ”
- Afleiding van verveling of stress willen: “Ik verveel me, ben overweldigd of verzadigd van wat ik doe. E-mail geeft me een time-out van wat ik zou moeten doen. "
- Een emotionele leegte willen opvullen of een menselijke connectie zoeken: “Ik voel me een beetje eenzaam. Het voelt goed om te weten dat iemand me een bericht heeft gestuurd. '
Zodra je de onderliggende motivatie ontdekt die je ertoe brengt obsessief je inbox te controleren, heb je krachtige informatie die je kan helpen je gewoontes te veranderen.
Begin met het maken van nieuwe keuzes
Met die info kun je beginnen met het maken van nieuwe keuzes en het vervullen van je emotionele behoeften op nieuwe manieren - zonder te vertrouwen op e-mail als een kruk.
Verlang je bijvoorbeeld naar die menselijke verbinding? Sta gewoon op tijdens uw lunchpauze, ga naar een vriendelijke medewerker en zeg: "Hallo, hoe gaat het met uw dag?"
Als je je gestrest voelt en een afleiding nodig hebt, neem dan een pauze van vijf minuten om een interessant artikel te lezen en ga dan weer aan het werk.
Bezorgd over het missen van? Herinner jezelf eraan: 'Ik ben gefocust op mijn werk. Als iets echt belangrijk is, zal het er nog steeds op me wachten, over een of twee uur vanaf nu. Ik hoef mijn huidige project nu niet te verstoren. "
Als je je zorgen maakt dat je baas denkt dat je verslapt bent als je niet meteen op e-mails reageert, stel jezelf dan gerust: 'Mijn baas weet dat ik nauwgezet en ijverig ben. Als ik niet meteen op een e-mail reageer, gaat mijn baas ervan uit dat ik bezig ben met ander belangrijk werk - en dat is een goede zaak. "
E-mail is niet per definitie goed of slecht; het is maar een hulpmiddel. Investeer wat tijd in zelfreflectie en zorg ervoor dat je dit hulpmiddel gebruikt op een manier die je gezondheid, productiviteit en carrière ondersteunt - in plaats van het te saboteren.
Of u uw inbox vandaag één, twee of 60 keer controleert, doe dit om de juiste redenen.
