Hoe kun je de grootste angst van Amerika - in het openbaar - nemen en het nog enger maken? Oh ik weet het! Door bijna geen tijd toe te voegen om voor te bereiden.
En wie zou zoiets doen? Oh, gewoon bazen, klanten, de echte spreker wiens vlucht vertraagd was. Met andere woorden, het gebeurt altijd, wanneer u het het minst verwacht.
Laten we aannemen dat het geen scène is in een film, waar de keynote-spreker een last-minute bewustzijnscrisis heeft over het onderwerp, en je moet meteen het podium op. Wat waarschijnlijker is, is dat iemand vraagt of u later die dag een presentatie kunt geven - en u stemt ermee in, ook al hebt u maar 30 minuten om eraan te werken.
Welnu, ik ben hier om te vertellen dat dat de hele tijd is die je nodig hebt om een toespraak van vijf minuten voor te bereiden die eenvoudig, gestroomlijnd en solide is. Ik zeg vijf minuten, want als het langer is, heb je realistisch gezien meer tijd nodig.
Minuten 1 tot en met 5: Zoek uit wie 'wie' is
Je houdt een toespraak voor een bepaald publiek en je wilt vijf minuten nadenken over wie ze zijn om ervoor te zorgen dat het relevant, gerelateerd en relatabel is. Begin dus met deze vragen:
- Hoe groot is de groep? U wilt weten of u presenteert aan vijf, 50 of 500 personen.
- Wat zijn de basisdemografie van deze doelgroep? Leeftijd, geslacht, regio en andere details in die zin hebben invloed op het soort voorbeelden dat u in uw toespraak kunt gebruiken.
- Wat weten ze al over dit onderwerp? Spreekt u met experts of wilt u tijd vrijmaken om basisvoorwaarden en -ideeën aan te raken?
- Wat houdt ze 's nachts wakker (gerelateerd aan het onderwerp)? U wilt ervoor zorgen dat uw inhoud betrekking heeft op waar ze zich zorgen over maken - en hoe u kunt helpen.
- Wat brengt hen 's morgens wakker (ook gerelateerd aan het onderwerp)? Je wilt er zeker van zijn dat je ze ook wat hoop geeft!
- Wat kan dit publiek met de informatie doen? U wilt altijd dat uw afhaalrestaurants praktisch zijn.
Als je op minuut vier bent en nog steeds stom bent, e-mail dan de persoon die dit aan je heeft toegewezen en vraag het.
Minuten 5 tot en met 7: zoek het medium uit
We gaan op die punten verder bouwen, maar je wilt op de pauzeknop drukken voor inhoud en nadenken over medium. Als je alleen maar aantekeningen in je telefoon of op een stuk papier bleef maken, zou je al je ideeën op een rijtje hebben, maar je zou geen tijd hebben om ze vervolgens over te zetten naar notitiekaarten of een kaal bot PowerPoint.
Neem dus deze twee minuten om te beslissen of u dia's, notecards of een teleprompter gaat gebruiken - en zorg ervoor dat u uw notities op de juiste plaats schrijft.
Minuten 7 tot en met 12: Zoek uit wat je '
De volgende stap is om te werken aan wat u wilt dat uw publiek voelt, doet en weet zodra ze uw toespraak hebben gehoord. Wil je dat ze zich geïnspireerd voelen? Zelfverzekerd? Klaar om actie te ondernemen? Welke woorden u hier ook kiest, dit zal u helpen. Wil je nu dat ze producten kopen, investeren, strategische introducties maken? Je zou je doel moeten kunnen beperken tot een korte zin of zin.
Werk vervolgens aan wat u wilt dat uw publiek weet. (Dit is waar die vragen die u in minuten één tot en met vijf hebt beantwoord, van belang zijn.) Denk na over wat uw publiek aanneemt en gebruik dat om niet meer dan drie onderwerpen te bedenken die ze zouden moeten begrijpen om het ding te doen dat u wilt ze te doen. Je zou de algemene boodschap kunnen verbreken in verleden, heden en toekomst; uw team, de business unit en het hele bedrijf; plannen op korte, middellange en lange termijn.
Als u bijvoorbeeld wilt dat het publiek het aantal personeelsleden van uw afdeling verhoogt, moeten ze weten: wat u hebt bereikt met uw huidige team, wat u zou kunnen bereiken als u meer mensen had en hoe uw personeelsbestand goed zou zijn voor het hele bedrijf.
Dus je hebt gekoppeld wat je wilt dat ze doen, met de drie dingen die je wilt dat ze weten, en wanneer je het algemene gevoel toevoegt - laten we zeggen gemotiveerd - weet je wat voor soort toon je wilt gebruiken als goed. Gefeliciteerd, u hebt nu het algemene beeld van uw toespraak.
Minuten 12 tot en met 24: Schrijf het op
Werk de drie belangrijkste punten (waar u zich al op heeft gevestigd) uit door ze een gezichtspunt te geven. Aan de hand van het bovenstaande voorbeeld wordt het eerste punt "Ons personeelsbestand" "Ons huidige personeelsbestand werkt, maar is niet geweldig." Hoofdpunt twee is niet "Meer personeelsbestand" maar "Een verhoogd personeelsbestand is van cruciaal belang om de verhoogde verantwoordelijkheden van onze afdeling strategisch te beheren . ”En voor punt drie wordt“ De zakelijke impact ”“ Ons toegenomen personeelsbestand zou ons bedrijf concurrerender maken in de industrie. ”
Nu u uw sleutelzin voor elk onderwerp hebt, bouwt u hierop verder met de PREP-formule (punt, reden, voorbeeld / bewijs / ervaring, punt):
- Punt: Onze huidige personeelsbezetting werkt omdat het moet, maar het is niet geweldig.
- Reden: de reden dat ik dat zeg is omdat we een slim, strategisch en betrokken, maar zeer slank team hebben.
- Voorbeeld / bewijs / ervaring: Een voorbeeld hiervan was dat we tijdens de feestdagen een spoedorder hadden voor Widget Y en ons team in staat was de productie te verhogen zonder in te boeten aan kwaliteit of kosten. Het heeft natuurlijk een tol geëist van ons team, omdat we met een minimum aan personeel werkten.
- Punt (samenvatting): En daarom zeg ik dat onze huidige personeelsbezetting werkt, maar dat deze kan worden verbeterd.
Tip van experts: schakel tussen voorbeeld, bewijs en een persoonlijke ervaring voor uw verschillende punten.
Het leuke van het laag voor laag opbouwen van je punten is dat je het meeste uit je tijd haalt. Eerst zorgde je ervoor dat je het algemene publiek en het idee had. Vervolgens heb je je onderwerp in drie stukken verdeeld. Als laatste heb je die drie delen getrokken en voorbeelden toegevoegd. Deze aanpak zorgt ervoor dat u geen tijd tekort komt en alleen het eerste derde deel van uw toespraak hebt gedaan: u hebt een volledige toespraak en dan tijd om het beter te maken.
Notulen 24 tot en met 29: oefenen
Onthoud indien mogelijk uw opening twee tot drie regels, zodat u weet dat deze scherp en vol vertrouwen naar buiten komen en u een succesvolle start geven. Probeer niets anders te onthouden, maar oefen een paar belangrijke regels.
Repeteer langzaam en duidelijk, en als u notities gebruikt, onderstreep dan woorden die de moeite waard zijn om te benadrukken. Als je het al eens eerder hebt gezegd, voel je je beter om het voor een publiek te zeggen.
Minuten 29 tot en met 30: Adem
Ernstig. Je sprintte net door je voorbereiding en je zult willen kalmeren voordat je het publiek toespreekt - op die manier kun je een samengestelde indruk afgeven.
Het advies van Franklin D. Roosevelt over spreken in het openbaar was: 'Wees oprecht; kort zijn; zitten. 'U hebt nu een plan om dat precies in 30 minuten te doen. En houd er rekening mee dat als je iets weglaat, een half ontworpen dia presenteert of vergeet om vragen te stellen - niemand het verschil zal weten. De leidinggevenden weten dat u beperkte tijd had om dit te doen, en de mensen in het publiek kwamen binnen met zeer weinig werkelijke verwachtingen van hoe de werkelijke presentatie eruit zou zien. Dus haal diep adem. Je hebt dit!
