Heb een baan? Eentje met een computer, een internetverbinding en een bureau?
Dan ga je dit jaar waarschijnlijk de roman e-mail schrijven - terwijl je ongeveer 100 e-mails per dag afhandelt.
Ik denk dat we het allemaal eens kunnen worden: e-mailoverbelasting bereikt een koortsveld. (En geen goede koorts, zoals disco of koebel. Een slechte koorts. Zoals tyfus.)
Zoals de meeste mensen, heb ik veel tijd besteed aan het nadenken over het organiseren van e-mails, het prioriteren van e-mails en het sneller reageren op e-mails. Maar de laatste tijd heb ik een interessantere vraag overwogen: Hoe kan ik mensen (natuurlijk zachtjes en liefdevol) 'trainen' om me in de eerste plaats minder e-mails te sturen?
Hier zijn drie van mijn favoriete technieken.
Zijn het revolutionaire concepten? Niet echt. Zijn het verstandige, verstandige herinneringen? Ik denk het. En als je akkoord gaat, hoop ik dat je me een e-mail stuurt en me er alles over vertelt. (Ik maak maar een grapje. Helemaal.)
1. Beantwoord niet elke e-mail meteen (of helemaal niet)
Dit klinkt misschien tegen je intuïtie, maar als je je er echt in verdiept, lossen veel "dringende e-mails" zichzelf op zonder jouw hulp.
Een voorbeeld: ongeveer één keer per dag ontvang ik een hectische e-mail van een mooie klant, collega of klant die zoiets zegt als:
“Alex! Helpen! Ik probeer _________ te doen, maar ik kan me niet herinneren wat je me hebt gezegd over _________. Kun je me er nog eens aan herinneren? '
Ongeveer 90% van de tijd, als ik een uur of twee wacht en helemaal niets doe, schrijft diezelfde persoon terug en zegt:
“Alex! Hoera! Ik heb het uitgezocht. Mijn fout. Laat maar!"
Door te kiezen om niet onmiddellijk te reageren, 'train' je mensen om zelfredzamer te worden - terwijl je gezonde, realistische verwachtingen creëert over hoe snel je kunt antwoorden.
Gebruik hier natuurlijk uw gezond verstand. Als u in een klantenservice-functie werkt - en een belangrijk element van uw taak is om snel te reageren op mensen die uw hulp nodig hebben - dan zal uw definitie van "wie heeft mijn hulp nodig" duidelijk anders zijn dan die van iemand anders.
Maar wat voor werk je ook hebt, je kunt deze volgende stap proberen.
2. Maak een auto-responder met handige antwoorden op veelgestelde vragen
Maak een lijst met veelgestelde vragen die mensen je elke dag e-mailen. Plop vervolgens uw antwoorden in een auto-responder die mensen precies geeft wat ze nodig hebben.
Het is zeer efficiënt en nogmaals, het verzendt een subtiele boodschap dat je mensen waardeert die bereid zijn zichzelf te helpen.
Hier is een eenvoudig voorbeeld:
Hallo daar!
Hartelijk dank voor het schrijven.
Als je deze woorden leest, betekent dit dat ik tot diep in mijn knie zit in een groot, opwindend project - en ik zal mijn e-mail een aantal uren niet controleren.
Maar dankzij de magie van e-mail kan ik je nu nog steeds helpen!
Als u e-mailt om een vergadering in te stellen:
Gebruik hier mijn online planningstool. Het is de beste manier om de tijd vast te leggen.
Als u e-mailt om een statusupdate te krijgen voor Project XYZ:
Bekijk hier de actuele tijdlijn.
Als u een extreem tijdgevoelige vraag hebt:
Bel mijn cel op ### - ### - ####. Of loop naar mijn bureau op de derde verdieping. Ik zal er zijn.
3. Reageren met verklaringen, niet meer vragen
Als u uw e-mails afsluit met open vragen zoals deze:
"Hoe laat denk je dat we moeten lunchen?"
"Weet je nog hoe je de website moet bijwerken of heb je hulp nodig?"
"Hoe denk je dat we vanaf hier verder moeten gaan?"
Uw vragen zullen alleen meer e-mails genereren, met nog meer vragen, die uw voortdurende gedachte en aandacht vereisen.
Dus in plaats van een open vraag, probeer je e-mails te eindigen met een duidelijke verklaring, zoals:
“Laten we lunchen om 12.30 uur. Tot ziens in Café Luna. ”
“Als je klaar bent om de website bij te werken, is hier een WordPress-zelfstudie en een link naar onze richtlijnen voor bedrijfsbranding. Ik ben hier als je meer hulp nodig hebt. '
“Laten we binnen een week opnieuw verbinding maken. Ik bel je volgende week maandag om 10.00 uur. '
Als wat u voorstelt niet werkt voor uw ontvangers, laten ze u dat weten! Maar meestal zullen ze dankbaar zijn voor je precisie. Je elimineert mentaal beenwerk voor hen - om nog maar te zwijgen van een lange reeks onnodige achterstand.
Samengevat?
Als u mensen wilt trainen om u minder (en betere) e-mails te sturen: modelleer het gedrag dat u in de wereld wilt zien.
Als u er een gewoonte van maakt om vrienden en collega's te e-mailen om advies te vragen over dingen die u waarschijnlijk alleen maar Google zou kunnen doen, dan zullen anderen u waarschijnlijk hetzelfde aandoen.
Als je lange, kruipende, legpuzzelachtige e-mails schrijft, krijg je antwoorden die even mysterieus zijn.
Maar als je attent en beknopt bent, leg je de lat voor iedereen in je kring hoger en leer je anderen precies hoe je behandeld wilt worden.
Dus wees een duidelijke en consistente leraar. Je inbox (en psyche) zullen je bedanken.
