Veel te veel klanten komen naar me toe in een "ik kan het niet meer aan" -fase van hun carrière.
Neem bijvoorbeeld Tricia, die ontmoedigd naar me toe kwam met haar werk en haar onvermogen om het te beheren. Ze werkte lange uren - de meesten brachten vergaderingen door en behandelden honderden e-mails - en haastte zich op het laatste moment om marketingcampagnes af te ronden, die altijd in brandoefeningen leken te veranderen.
De 'altijd aan'-mentaliteit raakte haar. En ze was klaar om te stoppen.
Ik zag meteen dat Tricia de meest essentiële werkvaardigheden miste die ik geloof dat elke werknemer moet hebben: het stellen van prioriteiten en management. Dat wil zeggen, het vermogen om duidelijk de belangrijkste prioriteiten te identificeren en het overgrote deel van je energie en tijd op die dingen te concentreren.
Helaas, hoewel we het vaak hebben over tijdbeheer en productiviteit op kantoor, gaat de kunst van prioritering vaak verloren. Als gevolg hiervan eindigen veel mensen zoals Tricia: uitgeput, gefrustreerd en uitgebrand.
Als je je overweldigd voelt door buitensporige uren en constant van taken verandert, zijn hier een paar signalen dat je misschien je prioriteiten beter moet beheren - en enkele eenvoudige manieren om weer op het goede spoor te komen.
Teken # 1: Je gelooft dat alles belangrijk is
Als je naar je takenlijst kijkt en alles als even belangrijk beschouwt, is het gemakkelijk om overweldigd te raken door je takenvolume, in plaats van de kwaliteit van je werk. Maar denk eens na: het Pareto-principe suggereert dat 20% van uw taken 80% van uw resultaten oplevert - en dat betekent dat een klein deel van uw dagelijkse werk het grootste deel van uw aandacht verdient.
In het geval van Tricia accepteerde ze elke uitnodiging voor een vergadering die ze ontving. Maar dat betekende niet dat de vergaderingen haar tijd waard waren of haar hielpen een van haar primaire doelen te bereiken.
Oplossing: krijg inzicht in uw doelen en doelstellingen
Werk samen met uw manager om een glashelder idee te krijgen van hoe uw prestaties precies worden beoordeeld (wordt u bijvoorbeeld beoordeeld op basis van het bedrag dat u heeft binnengebracht of het tevredenheidsniveau van uw klanten?). Als u uw prestaties beter onder de knie hebt, kunt u ze onderverdelen in wekelijkse doelen.
Als uw uiteindelijke doel bijvoorbeeld is om nieuwe inkomsten te genereren, moet uw primaire focus liggen op het opvolgen van leads die u op een beurs hebt gekregen en het opbouwen van relaties met potentiële klanten - niet elke week uren besteden aan het plannen van de volgende beurs.
Terwijl je elke dag beslissingen neemt over werk, vraag jezelf dan af: "Hoe kom ik hier dichter bij mijn doelen?" Leg het neer en ga verder.
Teken # 2: Je wordt verbruikt door activiteit in plaats van prestaties
Ben je ooit begonnen met een lijst aan het begin van de dag, voelde je je de hele dag druk, maar voelde je je alsof je niets gedaan had? Frustrerend toch? Tricia was zeker druk, maar ze was niet veel te bereiken.
In werkelijkheid heb je waarschijnlijk veel dingen met lage prioriteit gedaan - zoals door onbelangrijke e-mails klikken, inefficiënte vergaderingen doornemen of kleine taken uitvoeren die je belangrijke werk niet vooruit helpen. Misschien heb je de dag besteed aan projecten om je baas of collega's te helpen, maar je hebt je eigen werk niet gedaan.
Oplossing: maak een dagelijks plan en houd u eraan
Maak een dagplan dat begint met het plannen van uw belangrijkste werk. Die prioritaire activiteiten worden eerst in je agenda gekraakt, voordat je zelfs maar aan iets anders denkt.
Het is zeer waarschijnlijk dat u bepaalde taken uitvoert wanneer u een specifieke datum en tijd vastlegt. Als e-mail een constante afleiding is, schakelt u deze uit en controleert u deze alleen op twee of drie specifieke tijden per dag. (Wanneer je je volledig inleeft en wordt afgeleid door een e-mail te lezen, duurt het 64 seconden voordat je focus is hersteld. Denk daar eens over na: je verliest meer dan een minuut kostbare tijd voor elke e-mail die je leest terwijl je in temidden van belangrijk werk!)
Teken # 3: Wanneer je bij het belangrijke werk komt, raak je afgeleid
Je hoort het voortdurende "geding" van inkomende e-mails, sms-berichten en instant-berichten en voelt je gedwongen om te gluren. Je wordt constant afgeleid door de sirene-oproep van sociale media. Uitstel zorgt ervoor dat je niet begint en perfectionisme voorkomt dat je eindigt. En je denkt ten onrechte dat door multi-tasking je meer gedaan krijgt in dezelfde hoeveelheid tijd. Klinkt bekend?
Tot op zekere hoogte is multitasking onvermijdelijk, maar onthoud: zelfs als u uw werk kunt beperken tot de belangrijkste taken, kunt u geen vooruitgang boeken als u zich niet lang genoeg kunt concentreren om ze te voltooien.
Oplossing: ontwikkel uw concentratievermogen
Zodra u duidelijk bent over het prioritaire werk dat moet worden gedaan, leert u hoe u zich op die taken kunt concentreren - en blijven -. Probeer deze go-to strategieën:
1. Deel je werk: gebruik de Pomodoro-techniek om tijdvakken van 25 minuten in te plannen om aan prioritaire taken te werken. Kijk niet op tot de tijd voorbij is en neem dan een korte pauze. Herhaal dit vier keer en neem dan een langere pauze.
2. Batch je werk: groepeer vergelijkbare taken in blokken van tijd in je agenda, zodat je je op één ding kunt concentreren en het voor elkaar kunt krijgen. Activiteiten zoals het verwerken van e-mail, terugbellen of het beoordelen van documenten kunnen worden gegroepeerd en in batches worden uitgevoerd.
3. Stop met multi-tasking: uiteindelijk zal elke taak langer duren - en je zult afbreuk doen aan de kwaliteit van je werk om op te starten.
Voer tijdens de dag regelmatig controles uit op de realiteit: stop elk uur en vraag jezelf snel af: heeft het afgelopen uur bijgedragen aan mijn belangrijkste doelen? Zo niet, beloof dan de volgende 60 minuten beter te maken en begin opnieuw. Als je elk uur een reality check uitvoert, laat je nooit een hele dag van je los.
Volg ten slotte uw succes. Sluit elke dag af met een overzicht van wat u hebt bereikt en hoe dit u heeft verplaatst naar uw meest essentiële producten. Dit maakt het gemakkelijker om de andere - niet-essentiële - dingen los te laten.
Wanneer u klaar bent om de controle over uw werk terug te nemen, onthoud dan dat het niet om tijdmanagement of productiviteit gaat. Het gaat er niet om alles voor elkaar te krijgen, maar om het belangrijkste werk gedaan te krijgen. Ik hou van het advies van Brian Tracy: "Het is niet de tijd die u in het algemeen besteedt, maar de hoeveelheid tijd die u besteedt aan taken met hoge prioriteit."
