Het is 8 uur 's ochtends en ik zit in een vliegtuig - en hoewel ik de komende uren graag zou willen gebruiken om mijn slaap in te halen, zodra we 10.000 voet bereiken, start ik mijn computer opnieuw op en duik ik in het dagelijkse werk. Ik kan het me niet veroorloven om tijd te verspillen wanneer mijn team van thuiswerkers, wegstrijders en externe kantoorbewoners geografisch verspreid is over 100 markten en twee landen. Met mijn virtuele team dat op mij vertrouwt voor goedkeuringen, input en begeleiding, maakt het niet uit dat we duizenden kilometers van elkaar verwijderd zijn - ik heb geleerd mijn managementstijl aan te passen om ervoor te zorgen dat onze doelen worden bereikt.
Nee, het is niet eenvoudig om een zo verspreid team te leiden, maar na verloop van tijd heb ik een paar oplossingen gevonden die werken. En als u zelf een virtueel personeelsbestand beheert, zijn hier enkele praktische tips om er een succes van te maken.
1. Promoot persoonlijke verbindingen
Wanneer je een leiderschapspositie accepteert, neem je ook de rol van motivator en verbinder op je. Dus zelfs wanneer uw personeel geografisch verspreid is, is het belangrijk om een teamomgeving te cultiveren waarin uw medewerkers zich verbonden voelen met u - en met elkaar. Een cultuur van teamwerk bevordert verantwoordelijkheid, verantwoordelijkheid en een gevoel van steun, in plaats van een onsamenhangende houding van "ieder voor zichzelf".
Om dit gevoel van teamwerk te bevorderen, begin ik door mijn medewerkers aan te moedigen met elkaar te communiceren via sociale media. Ik stel bijvoorbeeld voor dat ze een artikel tweeten waarin een collega is geciteerd, een vakantiegroet op de Facebook-pagina van een collega posten of verbinding maken op LinkedIn. Ik moedig mensen aan om als team permanente educatie te volgen. En om het af te maken, mis ik absoluut nooit een verjaardag.
2. Communiceer constant
Omdat je niet zomaar langs het bureau van je medewerker kunt komen om te praten over een aankomend project, is het belangrijk om alle andere communicatielijnen open te houden. Het onderhouden van een constante dialoog via telefoon, IM, e-mail en andere technologieën helpt miscommunicatie te minimaliseren - wat vaak kan leiden tot onvervulde verwachtingen en het niet leveren van kwaliteitsresultaten.
Voor belangrijke gesprekken over strategie of specifieke projecten kies ik altijd voor telefoontjes. Ik heb zelfs wekelijkse gesprekken met elk van mijn directe rapporten om eventuele problemen te bespreken die hij of zij mogelijk heeft. Voor teamvergaderingen vertrouw ik op videovergaderingen (we hebben zowel wekelijkse als driemaandelijkse Skype-vergaderingen), zodat mijn team face-time met elkaar krijgt.
Het coördineren van vergaderingen en conferentiegesprekken introduceert natuurlijk nog een andere uitdaging: tijdzones. Kies één universele tijdzone om verwarring te minimaliseren. We gebruiken de centrale tijdzone van ons hoofdkantoor in Dallas, zodat wanneer er naar een tijdsbestek wordt verwezen, niemand zich afvraagt: "Is dat zestien uur jouw tijd of mijn tijd?"
3. Geef feedback en erkenning
Wanneer een groot deel van uw communicatie via e-mail wordt gedaan, is het gemakkelijk om berichten in uw inbox te laten zitten, onder het mom dat u er 'later bij komt'. Dit kan frustrerend zijn voor werknemers, omdat ze tegen de tijd dat ze terug horen van jou hebben ze misschien al een antwoord ontvangen of zijn ze doorgeschakeld naar het volgende deel van hun project. Dus om deze back-up te voorkomen, streef ik ernaar om onmiddellijk feedback te geven als het werk is geleverd.
Op dezelfde manier zorg ik ervoor dat ik altijd goed werk erken en constructieve kritiek geef in realtime, niet dagen of maanden later. Wanneer je niet regelmatig face-to-face bent, kan het gemakkelijk zijn om dingen te laten glijden, maar om positieve vooruitgang te garanderen, moet je deze consistente communicatie bieden.
En deze erkenning zou niet bij jou moeten eindigen. Om ervoor te zorgen dat het goede werk van mijn team helemaal in de leiderschapsketen wordt herkend, heb ik een "highlights callout" op mijn agenda waar ik recente prestaties aan ons executive team presenteer. Hoewel mijn werknemers niet op kantoor aanwezig zijn, zorgt dit ervoor dat hun werk nog steeds zichtbaar is.
4. Omarm creativiteit en flexibiliteit
Omdat er overdag geen teamgenoten zijn om mee te chatten, voelen externe medewerkers zich vaak geïsoleerd. En het blijkt dat die “waterkoeler” -discussies met collega's eigenlijk best nuttig zijn - ze fungeren ook als spontane brainstormsessies die vaak resulteren in waardevolle en innovatieve ideeën voor het bedrijf. En wanneer u vanuit huis werkt, kunnen afleidingen - zoals de blaffende hond naast de deur of het geluid van de vaatwasser - het vermogen van een werknemer om kwaliteitswerk te produceren ernstig belemmeren.
Overweeg dus om uw werknemers een alternatieve kantooroplossing te bieden, zoals een ruimte voor samenwerking of een Regus Business Center om efficiëntie en creatieve ideeën aan te moedigen. Dit geeft hen toegang tot een professionele werkomgeving en een plek voor spontane netwerken - beide kunnen een enorm verschil maken in productiviteit.
Dit type werkruimte is vooral handig voor werknemers die veel van hun tijd op de weg doorbrengen. Als u deze 'road warriors' gebruikt, is het belangrijk om toegang te bieden tot professionele services zoals privévergaderruimte, betrouwbare wifi, printers en koffie, zodat ze alle tools hebben die ze nodig hebben om het werk te doen, ongeacht de stad of het land waar ze zijn ' opnieuw bezoeken.
En dring er absoluut bij uw werknemers op aan om samen te werken en te netwerken met anderen terwijl u vanuit deze alternatieve kantoorruimtes werkt. Ze zullen zich meer als onderdeel van een team voelen, ze kunnen ideeën van anderen laten stuiteren, en ze kunnen zelfs leren over nieuwe zakelijke kansen.
De sleutel tot het beheren van het moderne, mobiele personeel is zich te concentreren op het cultiveren van teamwerk, creativiteit en, uiteindelijk, productiviteit. Met constante (en zinvolle) communicatie en de juiste middelen kunt u uw virtuele team succesvol naar succes leiden. En laten we eerlijk zijn - dit soort mobiel leiderschap is iets dat meer van ons zal moeten omarmen, sneller dan je zou denken.
