Als het gaat om vervolg-e-mails, denk ik dat ze in een van de twee verschillende groepen vallen: Inchecken omdat je wanhopig op een antwoord hoopt of terugkeert omdat je een antwoord hard nodig hebt .
Als je ooit op een baan hebt gejaagd, ben je waarschijnlijk bekend met dat eerste scenario. Je bent waarschijnlijk een paar keer onschuldig teruggekomen in de inbox van de wervingsmanager met de vage hoop dat je eindelijk iets terug zult horen over de volgende stappen in het wervingsproces. Ja, die radiostilte kan ontmoedigend zijn.
Maar, eerlijk gezegd, het is de tweede groep follow-ups - degenen waar je absoluut, gek, zonder twijfel een reactie nodig hebt - die ronduit irritant kan zijn.
Of je nu wacht op een vervallen stuk van een project van een collega of je blijft je ogen open houden voor dat noodzakelijke antwoord van je baas, niet krijgen wat je nodig hebt wanneer je het nodig hebt kan op zijn best frustrerend zijn . En meestal vereist dit een ander soort aanpak dan die vriendelijke “Just check-in!” -Berichten die u gewend bent aan potentiële werkgevers of potentiële klanten.
Dus, hier zijn vier belangrijke tips om u te helpen effectief op te volgen als u niet alleen een reactie wilt, maar er absoluut een nodig hebt .
1. Weersta de drang om je te verontschuldigen
Klinkt bekend? Het zijn waarschijnlijk alle regels die je hebt gebruikt om een vervolgbericht te starten. En wanneer u een beleefde e-mail naar iemand als een personeelsmanager stuurt, kunnen deze een enigszins effectieve manier zijn om in uw verzoek op te nemen.
Maar, wanneer je reikhalzend uit naar een antwoord wacht dat iemand je rechtmatig schuldig is? Nou, daar is echt geen reden voor om je te verontschuldigen. Je verdient een antwoord om verder te gaan met je eigen werk - en dat is niet iets waar je spijt van moet hebben. Je hebt niets verkeerd gedaan.
Dus verzet je tegen de overweldigende drang om je e-mail te beginnen met een hoop halfslachtige excuses en aardigheden. Ze zijn echt niet nodig.
2. Maak het gemakkelijk
Als je opvolgt, heb je deze persoon waarschijnlijk al minstens één (oké, enkele ) gerelateerde e-mails voor deze verstuurd. En de kans is groot dat je eerste berichten veel achtergrondinformatie bevatten: wat je nodig hebt, waarom je het nodig hebt, voor wie je het nodig hebt, enzovoort.
Natuurlijk is het belangrijk om een beetje context te bieden - de ontvanger moet de basis kunnen leren van slechts één e-mail (zonder dat hij door die schijnbaar eindeloze draad hoeft te scrollen). Onthoud echter dat het sleutelwoord de basis is .
Als je een reactie nodig hebt, is je beste weddenschap om het zo gemakkelijk mogelijk te maken voor die persoon om daadwerkelijk contact met je op te nemen - wat betekent dat je de pluisjes moet overslaan en meteen door moet gaan.
Vertrouw niet op dat standaardonderwerp 'Opvolgen' en bewerk in plaats daarvan de onderwerpregel om duidelijk te beschrijven wat nodig is. Gebruik korte zinnen en alinea's, en gebruik zelfs opsommingstekens als het uw bericht gemakkelijker maakt om door te lezen.
Wil je bonuspunten? Neem een deadline op voor wanneer u een reactie nodig hebt - vetgedrukt als u zich bijzonder dapper voelt. Hoe eenvoudiger uw bericht is om te lezen en te beantwoorden, hoe groter de kans dat u daadwerkelijk krijgt wat u nodig hebt.
Hier is een voorbeeld van hoe dit soort e-mail eruit zou kunnen zien:
- Klant groeimeter
- Client Industries Grafiek
3. Probeer andere methoden
We zijn allemaal sterk gaan vertrouwen op e-mail - en niet zonder reden. Het is een handige en gemakkelijke manier om te communiceren.
Gezien het feit dat we allemaal voortdurend in onze inboxen verdrinken, kunnen die berichten gemakkelijk volledig verloren gaan in de shuffle. Mensen lezen je e-mail en beloven er later op te reageren, alleen om het steeds verder te laten begraven - wat betekent dat 'later' nooit komt.
In een situatie waarin je alleen maar een antwoord hoopt te ontvangen, zou ik deze aanpak meestal niet aanbevelen (eerlijk gezegd vinden managers inhuren het niet leuk om gestalkt te worden). Maar als u stilstaat en wacht op de informatie die u nodig hebt, is het misschien tijd om achter uw computerscherm te gaan om dat antwoord te krijgen.
Pak de telefoon, kom langs bij het bureau van die persoon of vertel het haar terwijl je 's ochtends rond de koffiepot zit. Ja, dit kan je over de streep duwen van hardnekkig naar ongedierte. Maar soms vragen wanhopige tijden om wanhopige maatregelen.
4. Beschrijf de volgende stappen
Wanneer al het andere faalt, is het tijd om te beschrijven hoe je verder gaat als je gewoon nooit het antwoord krijgt dat je nodig hebt. Het maakt niet uit hoeveel verschillende tips en tactieken je probeert, er zijn mensen die gewoon niet bij je terug zullen komen. En helaas betekent dit niet dat je gewoon je handen van het hele ding kunt vegen. Je moet je aanpassen en verder gaan.
Meestal weet u wanneer u uw laatste follow-upbericht verzendt - uw laatste poging om die persoon eindelijk zover te krijgen dat hij op die knop "Beantwoorden" drukt. Dus, wanneer u deze laatste waarschuwing verzendt, beëindig uw bericht door te detailleren wat er zal gebeuren als u niet krijgt wat u nodig hebt.
Ik weet het - dat klinkt waarschijnlijk een beetje bedreigend. Maar het is belangrijk dat u dit duidelijk maakt aan uw ontvanger. Met behulp van ons voorbeeld van eerder, kunt u een regel als deze onderaan die e-mail toevoegen:
Een beetje harder dan je gewend bent? Ja. Effectief? Definitief.
Het is altijd frustrerend om krekels te horen als reactie op je e-mails, maar het wordt vooral irritant als je echt een antwoord nodig hebt . En dat scenario vereist vaak een andere aanpak dan de beleefde die je gewend bent.
Implementeer deze tips en je vergroot je kansen om eindelijk het antwoord te krijgen waarop je hebt gewacht. Als niet? Welnu, je weet tenminste dat je alles hebt geprobeerd - behalve het sturen van een postduif (wat ik voor de goede orde niet zou aanbevelen).
