"Schrijf dit op - het gaat op het eindexamen zijn", zei geen enkele baas ooit.
Het maken van notities is een onbezongen uitdaging om van school naar de werkplek te gaan - we bevinden ons in een volledig nieuwe omgeving, met totaal verschillende redenen voor het maken van notities en verschillende behoeften voor hoe we onze notities later zullen gebruiken, maar de meesten van ons vertrouwen op de methoden die we in onze geschiedenisles op de middelbare school hebben gebruikt.
En hoewel het zeldzaam is dat iemand een baan verliest omdat hij ergens geen aantekeningen over maakt, kan het kleine, doorlopende effect van slechte aantekeningen (of het volledig overslaan van aantekeningen) je carrière echt schaden. Hoe vaak heb je je baas, een collega of een klant een e-mail moeten stellen over iets waar ze het laatst over had in een vergadering omdat je het vergeten was? Dat doet die relatie pijn - om nog maar te zwijgen over ieders productiviteit. (Kanttekening: hier zijn nog een paar dingen die bazen echt niet leuk vinden.)
Aan de andere kant is het maken van aantekeningen een ongelooflijke manier om respect te tonen aan mensen. Het laat zien dat je luistert en dat je denkt dat wat ze zeggen belangrijk is. Je aantekeningen dienen ook als gids om je werk beter te doen; u kunt gemakkelijk de belangrijke informatie raadplegen die u nodig hebt om te slagen wanneer u het nodig hebt, zonder vertraging.
En een geheime bonus, het maken van aantekeningen maakt je eigenlijk slimmer. Wanneer je een verzameling grondige, doordachte aantekeningen allemaal op één plek hebt (die je van tijd tot tijd opnieuw bezoekt), begin je verbanden te zien tussen dingen die je anders niet zou hebben gezien en heb je informatie die andere mensen niet bewaren. Dit is hoe je geweldige ideeën krijgt, nieuwe verbindingen legt en het soort innovator en leider wordt die dingen echt in je team laat gebeuren.
Al met al is het maken van notities een heel subtiele, maar krachtige manier om jezelf succesvoller te maken, maar slechts weinigen van ons krijgen advies over hoe we onze notitiestijl kunnen omzetten naar werk op het werk. Daarom wil ik vandaag met je een snelstartgids delen voor het maken van geweldige aantekeningen in je professionele leven.
1. Weet wanneer u aantekeningen moet maken op het werk
Niet elke situatie op het werk vraagt om notities, maar er zijn zeker momenten waarop ik je ten zeerste zou aanraden je pen en papier eruit te halen. Over het algemeen is mijn advies om altijd aan de kant te gaan met het maken van notities en later te beslissen of je ze al dan niet wilt bewaren, maar hier zijn enkele belangrijke momenten waarop je een aantal dingen wilt noteren:
Eén op één vergaderingen
Of u nu de baas of de werknemer bent, uit aantekeningen blijkt dat u de tijd serieus neemt. Het is ook een goed moment om persoonlijke gegevens te noteren, zoals de naam van de partner van uw manager, wat goed is om te onthouden om u te helpen een meer betekenisvolle relatie met mensen op het werk te vormen.
Grote gesprekken
Het is gemakkelijk om je zo te verdiepen in wat er gaande is tijdens een grote brainstorm of probleemoplossende sessie dat je eigenlijk niets vasthoudt als je de kamer uitloopt. Maak een punt om aantekeningen te maken, zelfs als u veel deelneemt, om ervoor te zorgen dat u kritieke informatie vasthoudt.
Klantbijeenkomsten
Een notebook meenemen is altijd een goed idee, zodat u elk detail kunt vastleggen dat een klant of klant nodig heeft. Het is beter om te veel informatie te hebben en dit later op te zeggen dan iets heel belangrijks te missen.
Vergaderingen met uw mentoren of contacten
Zelfs een eenvoudige koffiebijeenkomst moet worden opgenomen. Laat de persoon die u waardeert zijn of haar tijd en expertise waarderen door het op te schrijven; plus, als dit een zeldzame vergadering is, wil je ervoor zorgen dat je alles onthoudt, omdat je misschien niet snel weer tijd krijgt met deze persoon. U kunt uw aantekeningen ook gebruiken om op een zinvollere manier op te volgen, zoals het verzenden van een waardevolle link of artikel met betrekking tot iets dat u tijdens uw vergadering hebt besproken.
2. Zoek een notitiestijl waar je van houdt
Er zijn geen regels voor hoe u uw aantekeningen maakt. Er is geen bewijs dat een stijl beter werkt dan een andere stijl - de beste notities zijn degene die later voor u zinvol zullen zijn, hoe ze er ook uitzien.
Hier zijn enkele van de meest populaire notitiestijlen die je kunt uitproberen om te vinden wat voor jou werkt.
lijsten
Dit is het meest traditionele soort notities maken. Je begint bovenaan de pagina met het hoofdonderwerponderwerp en vervolgt je lijst vervolgens met subkoppen wanneer andere onderwerpen aan bod komen.
Laat onderweg ruimte tussen de subkoppen, omdat de vergadering terug kan keren naar een onderwerp (of u heeft misschien vragen of nieuwe ideeën die u wilt opnemen), en u wilt ruimte hebben om informatie toe te voegen zonder uw lijst slordig te maken of verwarrend.
Je kunt ook koppen maken voor dingen als actie-items, taken, beslissingen en belangrijke bronnen of hulpmiddelen die je moet vasthouden, zodat je later een lijst hebt waarop je echt kunt handelen.
Mind maps
Als je een visuele denker bent, probeer dan een mindmap. Begin met het schrijven van het onderwerp van de vergadering in het midden van de pagina. Trek vanaf daar vertakkingen naar elk besproken hoofdonderwerp.
U kunt bijvoorbeeld 'Kickstarter lancering' in het midden van uw pagina schrijven en vervolgens takken tekenen voor onderwerpen als 'pers outreach' en 'tijdlijn lanceren'. Ga door met het tekenen van takken voor subonderwerpen (steeds gedetailleerder), en op aan het einde krijgt u een visuele weergave van de belangrijkste punten van de vergadering.
Een spoor van broodkruimels
Dit is de meest intensieve vorm van notities, maar het is ongelooflijk effectief. Wanneer u deze strategie gebruikt, maak dan notities alsof u ze aan iemand gaat geven die er niet was in de vergadering.
Noteer elk onderwerp zodra het ter sprake komt en noteer vervolgens elk aan de orde gesteld punt met betrekking tot dat onderwerp. U hoeft niet elk woord te schrijven dat wordt gezegd; gebruik korte zinnen en besteed speciale aandacht aan zaken als specifieke tools of bronnen.
Dit is een geweldige strategie voor mensen die angstig worden tijdens vergaderingen, omdat het je handen bezig houdt. Zolang je van tijd tot tijd oogcontact maakt, zal niemand het erg vinden om zulke grondige aantekeningen te maken.
3. Organiseer uw notities zodat u ze later opnieuw kunt bezoeken (en geweldig kunt worden)
Een van de grootste problemen die mensen hebben met het maken van notities, is hun notities zo organiseren dat ze later op een waardevolle manier terug kunnen komen. Het maken van aantekeningen op zichzelf is niet voldoende om het bewaren of het begrip te verbeteren - u moet uw aantekeningen opnieuw bezoeken en de informatie in uw hoofd vastleggen om het waardevol te maken.
Dit betekent dat als uw aantekeningen overal zijn geplaatst of volledig ongeorganiseerd zijn, u ze net zo goed helemaal niet kunt meenemen. Hier zijn enkele van de beste manieren om uw notities georganiseerd te houden en de tijd die u met ze doorbrengt, echt waardevol te maken om uw carrière vooruit te helpen.
Bewaar uw aantekeningen altijd op dezelfde plaats
De eenvoudigste manier om uw notities georganiseerd te houden, is door ze op één plaats te bewaren. Nooit meer dingen in een Google-document typen en een willekeurige stapel plaknotities op uw bureau bewaren. Hoewel er veel opties hiervoor zijn, is papier ideaal, zodat u geen scherm tussen u en de persoon met wie u een ontmoeting houdt. Plus, het daadwerkelijk uitschrijven van dingen met je hand helpt bij het vasthouden.
Investeer dus in een notebook - een die je leuk vindt, die je overal mee naartoe neemt, en die de veelzijdigheid heeft die je nodig hebt voor de vele situaties waarin je notities moet maken.
Houd hetzelfde formaat
Hierboven hebben we drie van de beste notitiestijlen besproken die goed werken voor professionele instellingen. Vind de stijl die voor u werkt en houd u eraan; hierdoor wordt je notities later veel gemakkelijker doorlopen.
Welke stijl u ook kiest, schrijf kritieke informatie bovenaan elke pagina - de datum, de deelnemers aan de vergadering en het onderwerp van de vergadering op elke pagina met notities die betrekking hebben op die vergadering - zodat het gemakkelijk te volgen is.
Maak een wekelijkse afspraak om uw aantekeningen door te nemen
Het is moeilijk om tijd te vinden om je notities opnieuw te bezoeken, zelfs als je wilt, met de constante stroom van dingen die je aandacht vragen en elke week een hogere prioriteit hebben. Stel dus een terugkerende vergadering in uw agenda in om uw notities eenmaal per week te bespreken. Zelfs 15 minuten is voldoende tijd om te kijken naar wat u hebt opgenomen.
Wanneer u uw aantekeningen doorneemt, noteert u eventuele vragen of openstaande problemen die nog moeten worden opgelost. Dit is ook een goed moment om u voor te bereiden op komende vergaderingen die u hebt. Noteer vragen waarvan u zeker wilt zijn dat ze beantwoord worden of belangrijke informatie waarvan u denkt dat u ze bij de hand moet hebben.
Hoeveel meer zou u kunnen bereiken als u altijd het juiste antwoord binnen handbereik had? Consistentie is de sleutel tot succes; hoe meer kleine, goede gewoonten (zoals geweldige notities) die je kunt ontwikkelen, hoe meer je elke dag kunt groeien. Probeer deze week notities te maken in elke vergadering en kijk of het het gemakkelijker maakt om goede ideeën snel te hebben of om meer gedaan te krijgen.
