Hoe vaak heeft iemand u verteld om te plannen voordat u actie ondernam?
Op school wordt ons verteld om vooruit te plannen bij het schrijven van scripties en het studeren voor examens. Op het werk worden we getraind om een plan te maken voordat we die nieuwe klant zoeken of dat nieuwe project starten. Over het algemeen wordt ons altijd verteld om te kijken voordat we springen, plannen maken voordat we handelen.
Aan de andere kant zijn we geconditioneerd om uitstelgedrag te voorkomen, omdat het ertoe leidt dat er geen actie wordt ondernomen. Maar wist u dat overplanning misschien net zo erg is?
Denk er op deze manier over na: wanneer u het werken aan een project uitstelt, doet u niets om dat project te bevorderen. Met andere woorden, de hoeveelheid tijd die u besteedt aan uw daadwerkelijke taak is nul. Evenzo is de hoeveelheid tijd die u besteedt aan het werken aan dat project ook nul wanneer u te veel plant.
In een recent artikel over Lifehacker wordt uitgelegd: “Het onderzoeken van je opties, het praten over ideeën met je partners en het opschrijven van dingen zijn allemaal geweldige manieren om vooruit te komen. Maar 'vooruitgaan' op een project dat nergens heen gaat, is niet productiever dan het kijken naar Netflix. ”
Bottom line: Uw plannen betekenen niet veel als ze uw voortgang blokkeren en u niet bewegen in de richting van daadwerkelijke actie.
Klinkt bekend? Zo ja, hier zijn een paar eenvoudige stappen die u kunt nemen om overplanning te voorkomen en zo snel mogelijk aan de slag te gaan.
1. Stel een doel in voor hoeveel tijd u aan planning besteedt
Zorg ervoor dat dit doel u een bepaalde hoeveelheid tijd geeft om u voor te bereiden en meer tijd krijgt voor daadwerkelijke actie. Als u bijvoorbeeld een complex rapport moet schrijven, besteedt u 10 minuten aan het beschrijven van het rapport en minstens 20-30 minuten aan het schrijven. Op die manier was je plan nuttig, maar het kostte je kostbare schrijftijd niet op.
2. Moedig anderen aan hetzelfde te doen
Als u op een kantoor bent dat veel te veel tijd besteedt aan het houden van vergaderingen en praten over planningsinspanningen, probeer dan uw team aan boord te krijgen met opzettelijke inspanningen om minder tijd te besteden aan denken en meer tijd aan doen.
Het is eenvoudige wiskunde: één persoon die geen tijd probeert te verspillen is niet zo effectief als 10 mensen die geen tijd proberen te verspillen.
3. Plan uw dag in één klap
Als je echt serieuze planningstijd nodig hebt, neem dan een uur uit het begin van je dag om te plannen hoe alles gaat verlopen in plaats van een taak te plannen, af te ronden en dan je planning te starten voor de volgende taak.
Zie het als de manier waarop chefs werken: ze halen meestal al hun ingrediënten van tevoren weg en bereiden ze voor ze beginnen te koken, zodat ze later niet door de keuken hoeven te rennen. Als ze moeten blijven pauzeren om te plannen, eindigen ze meestal met verbrande kip of gaar pasta (wat niet al te lekker is).
Over het algemeen is de eerste stap om ervoor te zorgen dat u doelgericht bent, zich bewust te zijn van hoeveel werkelijke tijd u aan een taak besteedt. De tweede keer dat u meer tijd besteedt aan het doen in plaats van na te denken, is de impact groter.
Nog een pluspunt: je hebt ook veel minder metaforische verbrande kip.
