Als we eerlijk zijn tegenover onszelf, hebben we waarschijnlijk allemaal iets op onze takenlijst dat niet wordt gedaan.
Het is niet omdat we lui, incompetent of onproductief zijn - als de werkdruk hoog is, moeten sommige dingen prioriteit hebben boven andere.
De realiteit hiervan trof me eigenlijk het hardst toen ik uit een managementrol stapte en terugging in wat HR een 'individuele medewerker' positie noemt. Plots had ik mijn eigen lijst met projecten die snel uit de hand liepen, in plaats van toe te zien op een team van mensen met lijsten met taken.
Het was toen dat mijn baas me een waardevolle vraag stelde - een vraag die ik nooit had gedacht om mijn directe rapporten te stellen: "Wat krijg je niet gedaan?"
Het kwam niet als beschuldigend over, maar eerder vanuit een plaats van oprechte bezorgdheid. Dus ik vertelde hem wat ik onderaan mijn lijst had gestoten en waarom. Vervolgens kon hij me helpen mijn prioriteiten opnieuw af te stemmen zodat deze beter overeenkwamen met wat hij het belangrijkst vond en de middelen kreeg die ik nodig had om verder te gaan met de vastgelopen taken.
Nu ben ik ervan overtuigd dat dit een van de belangrijkste vragen is die u als manager aan uw medewerkers kunt stellen. Dit is waarom.
U kunt knelpunten zien (en verhelpen)
Als u eenmaal inzicht hebt in wat er niet wordt gedaan, is de natuurlijke vervolgvraag: "Waarom?" U zult meteen kunnen begrijpen waar de knelpunten liggen.
Misschien heeft uw werknemer bijvoorbeeld op u gewacht voor input of advies, maar heeft hij u niet kunnen bereiken vanwege uw drukke schema. Of misschien heeft hij of zij een hulpmiddel van een andere afdeling nodig, maar niemand zal aan het verzoek voldoen. Wat de reden ook is, u kunt zelf bieden wat nodig is of uw managementinvloed gebruiken om de juiste middelen te vinden.
U krijgt de mogelijkheid om taken opnieuw te overwegen
Als manager weet (of onthoudt u) niet altijd alles wat op het bord van uw werknemers staat. En dat is meestal OK - tenzij aan uw medewerkers taken zijn toegewezen die elders moeten worden gedelegeerd of, nou ja, helemaal niet worden gedaan.
Door in te checken wat niet wordt gedaan, kunt u ook heroverwegen wat er op de takenlijsten van uw medewerkers staat. Misschien heeft een andere afdeling om een gedetailleerd rapport gevraagd van een teamlid, of heeft een andere manager op uw afdeling iemand die bezig is met taken die geen verband houden met uw belangrijkste focus - maar u was zich daar niet van bewust.
Als het ervoor zorgt dat ze andere prioriteiten tegenkomen in de lijst "Ik kom er later op", hebt u nu de mogelijkheid om het ergens anders te delegeren of volledig van de takenlijst van uw werknemer te verwijderen, zodat hij of zij zich kan concentreren op de projecten die er echt toe doen.
U kunt 'Big Picture'-advies geven
Door erachter te komen wat er niet wordt gedaan, kunt u uw werknemers helpen de algemene doelstellingen van het bedrijf beter te begrijpen. Natuurlijk, misschien heeft uw team het goed en geven ze de juiste prioriteit aan de belangrijkste projecten - maar zo niet, dan kunt u de gelegenheid aangrijpen om ervoor te zorgen dat uw werknemers begrijpen wat hun aandacht nodig heeft en wat kan wachten tot later.
Dit helpt hen om een beter beeld te krijgen van niet alleen wat ze moeten doen om als individuele werknemer te slagen, maar ook hoe hun rol past in het grote beeld van het bedrijf en zijn missie - wat een cruciaal element is bij het verhogen van de medewerkerstevredenheid.
Houd rekening met het volgende: om deze vraag te laten slagen, moet u uw medewerkers oprecht benaderen. Het gaat er niet om een machtsspel te spelen en ze te vangen met niet-voltooide opdrachten - als dat jouw invalshoek is, krijg je waarschijnlijk vage antwoorden als: "Oh, ik boek echt vooruitgang", of "Alles is goed".
Maar als uw werknemers u echt vertrouwen, weten dat u niet alleen op zoek bent naar straffen en beseffen dat u hen wilt helpen een oplossing te vinden, zullen ze waarschijnlijk eerlijk zijn over wat er aan de kant is gevallen. En u, als manager, krijgt een betere grip op de voortgang, het geluk en de productiviteit van uw team.
